1. Inleiding

Bescherming van privacy en persoonsgegevens is voor ons belangrijk. Dat betekent dat we gegevens met betrekking tot geÔdentificeerde of identificeerbare personen, zogeheten persoonsgegevens, zorgvuldig en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving verwerken. 

​Klik hier voor meer informatie over onze aanpak voor naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Deze privacyverklaring beschrijft hoe wij, dat wil zeggen Basware Corporation ondersteund door haar wereldwijde zusterondernemingen, de persoonsgegevens verwerken die we verzamelen over personen in verband met hun gebruik van onze websites, bestellingen en gebruik van onze diensten en deelname aan onze evenementen (gezamenlijk te noemen onze ìDienstenî). In juridische termen zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke (data controller), aangezien wij de middelen en/of het doel van de verwerking bepalen.

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op persoonsgegevens die zijn opgenomen in zakelijke documenten die onze klanten naar onze systemen verzenden bij gebruik van onze Diensten. In juridische termen zijn wij de verwerker (data processor) van dergelijke persoonsgegevens en onze klanten zijn de verwerkingsverantwoordelijke. Onze Personal Data Processing-Notice beschrijft de maatregelen die wij treffen om onze klanten te helpen om aan de op hen van toepassing zijnde privacywetgeving te voldoen. Deze is te vinden op onze business data webpagina.

Sommige van onze diensten zijn mogelijk onderhevig aan een afzonderlijke privacyverklaring, zoals gepubliceerd op de relevante website of in verband met de dienst in kwestie.

Deze privacyverklaring heeft slechts betrekking op de gegevensverwerking die wordt uitgevoerd door Basware. De privacyverklaring ziet niet op, en wij zijn niet verantwoordelijk voor, de privacy praktijken van derden, ook niet wanneer Diensten hyperlinks naar websites van derden bevatten, of wanneer cookies door derden worden geplaatst.

2. Persoonsgegevens

De persoonsgegevens die we verzamelen van personen die gebruik maken van onze Diensten ("Gebruikers") bestaan doorgaans uit gebruikersgegevens, zoals naam, functietitel, geslacht, zakelijk adres, telefoonnummer, e-mailadres en andere persoonsgegevens die Gebruikers ons verstrekken. Het betreft doorgaans informatie met betrekking tot de functie van een persoon bij zijn/ haar bedrijf en heeft geen betrekking op hem/haar als privÈpersoon of als individuele consument/klant. De bedrijven waar individuen voor werken, zijn doorgaans onze prospects, klanten, leveranciers of partners. Welke gebruikersgegevens specifiek worden verzameld, is afhankelijk van de gebruikte Diensten.

Daarnaast kunnen we technische gegevens verzamelen met betrekking tot Gebruikers, zoals IP-adres, browsertype en -versie, voorkeurstaal, geografische locatie, besturingssysteem en computerplatform, de volledige URL-clickstream naar, via en van onze Diensten, inclusief datum en tijd, websites die direct voor en na het bezoeken van onze websites worden geopend, diensten die gebruikers hebben bekeken of bezocht tijdens het gebruik van onze Diensten en delen van onze Diensten die gebruikers hebben bezocht. Hoewel we doorgaans geen technische gegevens gebruiken om individuen te identificeren, is het soms toch mogelijk dat individuen aan de hand daarvan kunnen worden herkend, hetzij alleen of in combinatie met gebruikersgegevens. Het is in dergelijke situaties mogelijk dat technische gegevens ook worden aangemerkt als persoonsgegevens als bedoeld in het toepasselijke recht en wij behandelen de gecombineerde gegevens dan ook als persoonsgegevens.

We gebruiken verschillende technologieÎn om technische gegevens te verzamelen en te verwerken met betrekking tot Gebruikers, waaronder cookies. Cookies zijn kleine tekstfiles die door de internetbrowser worden opgeslagen op de computer van de Gebruikers. Cookies stellen ons in staat om het geaggregeerde aantal mensen dat onze Diensten gebruikt te berekenen en het gebruik van onze Diensten te volgen. Dit helpt ons om onze Diensten te verbeteren en onze Gebruikers beter van dienst te kunnen zijn.Daarnaast kunnen we cookies inzetten die het gebruik van de Diensten gemakkelijker maken, bijvoorbeeld door het onthouden van gebruikersnamen, wachtwoorden en voorkeuren. We kunnen tracking- en analysecookies gebruiken om te zien hoe goed onze Diensten door onze Gebruikers worden ontvangen. Sommige cookies stellen onze Diensten in staat te functioneren en informeren ons of onze Diensten naar behoren werken. Onze reclamecookies stellen ons in staat om gerichte advertenties te tonen aan mensen die onze websites bezoeken (online behavioural advertising, ofwel OBA). Gebruikers kunnen ervoor kiezen hun webbrowser in te stellen om cookies te weigeren of om te waarschuwen wanneer cookies worden verzonden. Doorgaans kan dit worden gedaan in de instellingen van de internetbrowser. Informatie over het omgaan met cookies kan online worden gevonden. Sommige onderdelen van onze Diensten werken mogelijk niet goed als Gebruikers ervoor kiezen het gebruik van cookies niet te accepteren. Onze Cookie Verklaring bevat meer informatie over cookies in verband met onze Diensten.

3. Doelstellingen

Wij verwerken persoonsgegevens met de volgende doelstellingen:

  • om ons in staat te stellen ons bedrijf te voeren, in stand te houden en te ontwikkelen,
  • om ons in staat te stellen onze Diensten aan te bieden en te leveren,
  • om ons in staat te stellen om informatie- en promotiecampagnes (inclusief direct marketing) te voeren met betrekking tot onze Diensten (waaronder per telefoon, per e-mail en e-mail), waarmee we Gebruikers op de hoogte te houden van onze Diensten en speciale aanbiedingen die hen waarschijnlijk interesseren,
  • om ons in staat te stellen de overeenkomst die we zijn aangegaan met onze klanten, leveranciers of partners uit te voeren,
  • om ons in staat te stellen customer service management uit te voeren, bijv. wanneer Gebruikers contact opnemen met onze servicedesk,
  • om ons in staat te stellen tot contract management, bijv. om rekeningen naar onze klanten te kunnen sturen,
  • om ons in staat te stellen onze Diensten en het gebruik ervan te verbeteren,
  • om ons in staat te stellen onderzoek en analyses uit te voeren m.b.t. onze Diensten,
  • om ons in staat te stellen staat het gebruik van onze Diensten te tracken,
  • om ons in staat te stellen marktonderzoek te doen, en/of,
  • om fraude vast te stellen, bijv. schending van eigendomsrechten.
Met het oog op de verzameling en verwerking voor de hierboven vermelde doeleinden, wordt Basware Corporation ondersteund door aan haar geaffilieerde bedrijven die optreden als verwerkers (data processors) namens en onder de verantwoordelijkheid van Basware Corporation.

In het geval dat de persoonsgegevens van de Gebruiker aan ons worden verstrekt via onze prospect, klant, leverancier of partner, gaan wij ervan uit dat onze prospect, klant, leverancier of partner de Gebruiker op de hoogte heeft gesteld van deze privacyverklaring.

4. Bewaarperiode

We bewaren de persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en dan noodzakelijk is in verband met de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt. De bewaartermijn is afhankelijk van het type persoonsgegevens, de doeleinden en de toepasselijke wetgeving en varieert daarom per gebruik.

Doorgaans bewaren we de persoonsgegevens van de Gebruiker zolang de Gebruiker onze diensten gebruikt of zolang als we een ander doel hebben om dit te doen, en daarna niet langer dan wettelijk vereist of toegestaan of noodzakelijk is voor interne rapportage en reconciliatiedoeleinden.

We verwijderen persoonsgegevens na de hierboven beschreven bewaartermijn of wanneer de Gebruiker ons vraagt om zijn/ haar persoonsgegevens te wissen.

5. Grondslagen voor verwerking

We verwerken persoonsgegevens ten behoeve van ons gerechtvaardigd belang om ons bedrijf te voeren, in stand te houden en te ontwikkelen. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Bij sommige onderdelen van onze Diensten kunnen wij de Gebruikers om toestemming vragen voor de verwerking van hun persoonsgegevens voor specifieke doeleinden. In dat geval kunnen Gebruikers hun toestemming op enig moment intrekken.

6. Rechten van Gebruikers

Recht van inzage. Elke Gebruiker kan contact met ons opnemen om een bevestiging te krijgen dat we al dan niet de persoonsgegevens van de Gebruiker verwerken. Indien we de persoonsgegevens van de Gebruiker verwerken, zullen we de Gebruiker informeren over welke categorieÎn persoonsgegevens we met betrekking tot hem/ haar verwerken, de verwerkingsdoeleinden, de categorieÎn ontvangers aan wie persoonsgegevens zijn of zullen worden bekendgemaakt en de beoogde bewaartermijn of criteria om die termijn te bepalen.

Recht om toestemming in te trekken. Indien onze verwerking is gebaseerd op toestemming van de Gebruiker, kan de Gebruiker de toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen of door gebruik te maken van de functionaliteiten van onze Diensten. Het intrekken van een toestemming kan leiden tot minder mogelijkheden om onze Diensten te gebruiken.

Recht op rectificatie. Iedere Gebruiker heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die we opslaan over de Gebruiker, te corrigeren of aan te vullen.

Recht op bezwaar. Indien onze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om ons bedrijf te voeren, in stand te houden en te ontwikkelen, heeft iedere Gebruiker het recht om op enig moment bezwaar te maken tegen onze verwerking. In dat geval zullen wij de persoonsgegevens van de Gebruiker niet langer verwerken, behoudens voor het leveren van onze Diensten, als we andere dwingende gerechtvaardigde gronden voor onze verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de Gebruiker, of voor rechtsvorderingen. Niettegenstaande enige vooraf verleende toestemming voor directmarketingdoeleinden, heeft elke Gebruiker het recht om ons te verbieden zijn persoonsgegevens te gebruiken voor directmarketingdoeleinden door contact met ons op te nemen of door gebruik te maken van de functionaliteiten van de Diensten of afmeldopties in verband met onze directmarketingberichten.

Recht op beperking van verwerking. Elke Gebruiker heeft het recht om van ons de beperking van de verwerking van de persoonsgegevens van de Gebruiker te verkrijgen, zoals voorzien in de toepasselijke privacywetgeving, bijvoorbeeld om ons in staat te stellen om de juistheid van de persoonsgegevens te verifiÎren, indien de Gebruiker de juistheid heeft betwist, om te voorkomen dat wij persoonsgegevens wissen, wanneer de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden, maar nog wel nodig zijn met het oog op rechtsvorderingen van de Gebruiker, of wanneer onze verwerking onrechtmatig is. Beperking van de verwerking kan leiden tot minder mogelijkheden m.b.t. het gebruik van onze Diensten.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit). Iedere Gebruiker heeft het recht om zijn/haar persoonsgegevens van ons te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gangbaar en digitaal leesbaar format, en om deze gegevens onafhankelijk aan een derde partij door te geven, in het geval onze verwerking op toestemming van de Gebruiker is gebaseerd en op geautomatiseerde wijze is uitgevoerd.

Recht op verwijdering. Iedere Gebruiker heeft het recht om persoonsgegevens die we over hem/haar verwerken te laten verwijderen uit onze systemen als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt, als we de persoonsgegevens onrechtmatig hebben verwerkt, of als de Gebruiker bezwaar maakt tegen verwerking voor direct marketing. Elke Gebruiker heeft bovendien het recht op verwijdering als de Gebruiker zijn/haar toestemming intrekt of bezwaar maakt tegen onze verwerking zoals hierboven bedoeld, tenzij we een gerechtvaardigde grond hebben om de gegevens niet te wissen. Het kan voorkomen dat wij niet in staat zijn om direct alle resterende kopieÎn van onze servers en back-upsystemen te wissen, nadat de actieve gegevens zijn gewist. Dergelijke kopieÎn zullen zo snel als redelijkerwijs mogelijk worden gewist.

Hoe gebruik te maken van deze rechten. Om bovengenoemde rechten uit te oefenen, dient de Gebruiker primair gebruik te maken van de door onze Diensten geboden functionaliteiten. Indien dergelijke functionaliteiten echter niet toereikend zijn om dergelijke rechten uit te oefenen, dient de Gebruiker ons een brief of e-mail te sturen naar het adres vermeld onder Contact beneden, inclusief de volgende informatie: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en een kopie van een geldig identiteitsbewijs. Mogelijk zullen we om aanvullende informatie vragen indien dat noodzakelijk is om de identiteit van de Gebruiker te bevestigen. Wij kunnen verzoeken die onredelijk repetitief, excessief of duidelijk ongegrond zijn, afwijzen.

7. Beveiliging

We implementeren redelijke en passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken, te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking, verlies of vernietiging, en houden deze maatregelen in stand. Onze beveiligingsmaatregelen staan samengevat op onze business data webpage.

We controleren regelmatig de toepassing van onze beveiligingsmaatregelen en we vragen externe experts onze beveiligingsmaatregelen te toetsen aan internationale standaarden. Deze audits helpen ons om onze beveiliging naar een nog hoger niveau te tillen.

Mocht ondanks onze veiligheidsmaatregelen toch een inbreuk op de beveiliging plaatsvinden die mogelijk tot een risico voor de privacy en bescherming van persoonsgegevens van Gebruikers leidt, dan zullen we de relevante Gebruikers en andere betrokken partijen alsmede de relevante autoriteiten, wanneer dit op grond van toepasselijke privacywetgeving vereist is, zo snel als redelijkerwijs mogelijk informeren over de inbreuk.

8. Ontvangers

We delen alleen persoonsgegevens binnen onze organisatie, indien en voor zover noodzakelijk voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden gespecificeerd. Onze werknemers die persoonsgegevens verwerken, zijn tot geheimhouding verplicht.

We delen geen persoonsgegevens met derden buiten onze organisatie, tenzij een van de volgende omstandigheden van toepassing is.

Noodzakelijk voor de doelstellingen. Het is ons toegestaan de persoonsgegevens met derden te delen voor zover onze Diensten in een dergelijke openbaarmaking voorzien en Gebruikers hun persoonsgegevens voor dat doel hebben gegeven, bijvoorbeeld via een adresboek om verbindingen tot stand te brengen en onze Diensten te vergemakkelijken. We mogen daarenboven persoonsgegevens delen met onze zusterbedrijven en andere serviceproviders die ons ondersteunen bij het realiseren van de doelen die worden gespecificeerd in deze privacyverklaring, zoals door het uitvoeren van data hosting, direct marketing en customer service. Onze overeenkomsten met deze serviceproviders voorzien in privacy- en beveiligingsverplichtingen voor deze serviceproviders die niet minder bescherming bieden dan onze eigen toezeggingen zoals beschreven in deze privacyverklaring. Als onze Gebruikers persoonsgegevens rechtstreeks aan derden verstrekken, bijvoorbeeld via een link op onze website, is de verwerking doorgaans gebaseerd op de verklaring van een deze derde partij.

Om wettelijke redenen. We kunnen persoonsgegevens met derden delen als we te goeder trouw menen dat hun toegang tot en gebruik van de persoonsgegevens noodzakelijk zijn (i) om te voldoen aan toepasselijke wetgeving en/ of rechterlijke beschikkingen, (ii) om fraude, beveiligings- of technische problemen op te sporen, te voorkomen of anderszins aan te pakken, en/ of (iii) om de belangen, eigendommen of veiligheid van onszelf, onze Gebruikers of het publiek te beschermen, in overeenstemming met de wet. Voor zover redelijkerwijs mogelijk zullen we Gebruikers informeren over dergelijke openbaarmaking.

In verband met een reorganisatie. Als we bezig zijn met een fusie, acquisitie of verkoop van activa, dragen wij mogelijk persoonsgegevens over aan de betrokken derde partij. We blijven de vertrouwelijkheid van alle persoonsgegevens waarborgen.

Met toestemming van de Gebruiker. Het is mogelijk dat wij persoonsgegevens delen met derden om andere redenen dan de hierboven genoemde, mits we de uitdrukkelijke toestemming van de Gebruiker hebben verkregen om dit te doen. De Gebruiker heeft het recht op elk moment zijn/haar toestemming in te trekken.

9. Locatie en overdracht

Wij en onze serviceproviders zijn actief op verschillende locaties in de wereld. Als gevolg daarvan is het mogelijk dat wij en onze serviceproviders persoonsgegevens doorgeven naar of toegang hebben tot landen buiten het thuisland van de Gebruiker.

We nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens van Gebruikers adequaat worden beschermd in de landen waarin we deze verwerken.

Indien onze verwerking onderhevig is aan EU-privacywetgeving en de persoonsgegevens van Gebruikers vanuit de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven aan een dienstverlener met het oog op de verwerking in enig land buiten de Europese Economische Ruimte dat door de Europese Commissie niet is erkend als een land met een toereikend beschermingsniveau voor persoonsgegevens, bieden we passende waarborgen in de vorm van de modelcontractbepalingen opgesteld door de Europese Commissie of door enige andere passende beschermingsmaatregel zoals voorzien in de toepasselijke privacywetgeving.

Voor meer informatie over de internationale overdracht van persoonlijke gegevens kunt u contact met ons opnemen.

10. Klacht indienen

Indien een Gebruiker van mening is dat onze verwerking van zijn/ haar persoonsgegevens niet in overeenstemming is met de toepasselijke privacywetgeving, kan hij/zij een klacht indienen bij de lokale toezichthoudende autoriteit voor bescherming van persoonsgegevens.

11. Aanpassingen

Deze privacyverklaring is opgesteld op 1 maart 2018 en is in lijn met de AVG. We kunnen deze privacyverklaring op elk moment bijwerken, indien nodig om aan te sluiten bij wijzigingen van ons gegevensverwerkingsbeleid, wijzigingen in privacywetgeving of anderszins. In het geval van substantiÎle wijzingen van deze Privacyverklaring, zullen wij ons redelijke inspanningen getroosten om hiervan mededeling te doen. De huidige versie kan worden gevonden op onze website.

De Engelse versie van deze privacyverklaring is van toepassing in geval van strijdigheid met of substantiÎle wijzingen die het gevolg zijn van vertaling in een niet-Engelse taal.

12. Contactgegevens

Elke Gebruiker die een vraag of verzoek heeft over deze privacyverklaring of ons privacybeleid, kan contact met ons opnemen,

Basware Corporation
Data Protection Team
Linnoitustie 2, Cello
PL 97
02601 Espoo
Finland