Esa Tihilä
CEO, Basware Corporation

Ondanks de laatste recessie die nu achter ons ligt, is productiviteit in veel prominente landen aan de lage kant. In de VS ziet het ernaar uit dat de  productieniveaus voor het eerst in 30 jaar omlaag gaan met een BNP per uur met 0,2 procent daalt en het productiviteitsgat – in vergelijking met andere landen – is het grootste ooit met een verschil van 18 procent. De verwachtingen voor opkomende markten en de rest van de wereld is niet veel beter.

Om dit issue te tackelen, heeft de Britse regering het UK Productivity Plan in 2015 geïmplemtneerd. Deze opzet bevordert de adoptie van digitale technologieën die de bureaucratie van tien miljard pond moet terugbrengen. Met deze maatregelen hoopt de regering het productiniveau van de VS te evenaren hetgeen het Britse BNP met 31 procent kan doen toenemen. Een jaar na introductie van het UK Productivity Plan is het nog wachten op de impact van de maatregelen op de Britse economie.

Er is geen ‘one size fits all’ oplossing voor het verbeteren van de weredlwijde productiviteit, maar er zijn maatregelen die overheden en bedrijven zelf kunnen nemen om hun output en efficiency te verbeteren.

Automatisering

Een manier om de productiviteit te maximaliseren, is door het automatiseren van administratie-instensieve taken. Door het aanreiken van tools aan medewerkers om sneller en slimmer te werken is een voor de hand liggende manier om de productiviteit te verhogen. Door het vinden van taken die effectief uitgevoerd kunnen worden met een minimale interactie van personen kun je je medewerkers effectiever inzetten op die taken waarbij expertise beter tot zijn recht komt. Dit verhoogt niet alleen de capaciteit van de workforce maar verhoogt ook de waarde van de output van de medewerker.

Digitalisering

Digitalisering is zeer belangrijk binnen een organisatie. Het versnelt processen die leunen op het ‘verschuiven van papier’ (intern oof via de post), breekt trage interne processen en moedigt samenwerking aan. Wanneer medewekers onderdeel uitmaken van een samenwerkende en dynamische omgeving kunnen ze veel meer bereiken. Dynamische en gedeelde informatie betekent dat betere beslissingen sneller worden genomen en taken sneller worden uitgevoerd. Niet alleen intern, maar ook met partners, afenemers en leveranciers.

Voorbeeld: veel bedrijven stappen over op e-factureren en automatiseren processen om de productiviteit te vergroten. E-invoicing versnelt de betalingscyclus en verbetert de voorspelbaarheid en de cashflow in de supply chain. Het is een voorbeeld van hoe een ooit tijdverslindende taak zoals het opsporen van facturen makkelijk kan worden gautomatiseerd. Door automatische factuurverwerking gaat geld sneller van A naar B, maar gaat ook de productiviteit van het financiële team gaat omhoog. Met e-factureren hebben bedrijven meer ‘peace of mind’ omdat facturen op tijd worden betaald en medewerkers met hun werk verder kunnen gaan.

Output

Veel discussies rondom productiviteit richten zich op (industriële) output. De prodcutiviteit van niet-productieprocessen zijn ook belangrijk, omdat zij de efficiency verbeteren en onnodige kosten reduceren. Dit kan een positief effect op de output hebben.

Een fabrikant die sneller facturen kan verwerken en betalingen kan innen, heeft een sterkere cashflowpostitie waardoor hij in processen, middelen en materie kan investeren die de overall output verhogen. Niet alleen draagt dit bij tot de BNP-cijfers maar het draagt ook bij tot winst van deze organiaties.

E-invoicing versnelt ook de circulatie van cash wat op zijn beurt weer complicaties en problemen in de economie oplost. Een vrije geldstroom helpt bij het bevorderen van de handel, in het bijzonder voor kleine ondernemingen, voor wie een gezonde cashflow belangrijk is en financiële stabiliteit biedt. Hierdoor wordt het MKB effectiever in hoe zij met hun financiën moeten omgaan en bevordert de bedrijfsgroei. 

Ondanks de steun van de overheid begint het stimuleren van de prodcutiviteit voor veel bedrijven thuis. Als vuistregel zal de productiviteit alleen omhoog gaan als medewerkers de juiste tools hebben om hun werk effectiever uit te voeren. World Productivity Day biedt bedrijven een geschikte mogelijkheid om hun huidige bedrijfsprocessen in kaart te brengen en zwakheden aan te pakken om zo de productiviteit een boost te geven.