1. Innledning

For oss er personvern viktig. Dette betyr at vi behandler data om identifiserte eller identifiserbare fysiske personer, som kalles personopplysninger, med på en forsvarlig måte og i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Hvis du ønsker å vite mer om vår overholdelse av EUs personvernforordning, klikker du her.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi behandler personopplysninger innsamlet om enkeltpersoner I forbindelse med deres bruk av vår hjemmeside, bestilling og bruk av våre tjenester og deltakelse på våre arrangementer (samlet våre "Tjenester"). Erklæringen gjelder for oss, Basware Corporation, og vårt verdensomspennende nettverk av tilknyttede selskaper. Juridisk er vi behandlingsansvarlig da vi bestemmer midlene og/eller formålene med behandlingen.

Denne personvernerklæringen gjelder ikke personopplysninger nevnt i forretningsdokumenter kunder har sendt inn til systemene våre i forbindelse med bruk av våre Tjenester. Juridisk er vi databehandler av slike personopplysninger og kundene er behandlingsansvarlig. Vår erklæring om behandling av personopplysninger som databehandler beskriver tiltakene vi har iverksatt for å hjelpe våre kunder med å overholde gjeldende personvernlovgivning. Erklæringen er publisert på vår hjemmeside.

Noen av våre tjenester kan være underlagt en egen personvernerklæring, publisert på den relevante nettsiden eller i tilknytning til den relaterte tjenesten.

Denne personvernerklæringen dekker kun behandling av personopplysninger utført av Baseware. Personvernerklæringen gjelder ikke, og vi har ikke noe ansvar for, personvernpraksis hos tredjeparter, altså i tilfeller der Tjenestene inneholder hyperkoblinger til tredjeparters nettsider eller når informasjonskapsler (cookies) er brukt av tredjeparter.

2. Personopplysninger

Personopplysningene vi innhenter fra enkeltpersoner som bruker våre Tjenester ("Brukerne"), består hovedsakelig av brukerinformasjon som navn, stilling, kjønn, forretningsadresse, telefonnummer, e-postadresse og andre personopplysninger Brukerne gir oss. Dette dreier seg for det meste om informasjon i forbindelse med enkeltpersonens rolle i selskapet han/hun jobber for og som ikke angår ham/henne som privatperson eller som forbruker. Selskapene som enkeltpersonene jobber for, er for det meste våre potensielle kunder, kunder, leverandører eller partnere. Type personopplysning som innhentes vil være avhengig av Tjenestene som benyttes.

Vi kan også innhente tekniske opplysninger relatert til Brukerne som f.eks. IP-adresse, type nettleser og versjon, foretrukket språk, geografisk lokasjon, operativsystem og dataplatform, hele URL-navigasjons- og klikkloggen til, i og fra våre Tjenester, herunder dato og tid, besøkte nettsider umiddelbart før og etter besøk av våre nettsider, tjenester Brukerne har sett på eller søkt etter samtidig med bruk av våre Tjenester, og deler av våre Tjenester som Brukerne har vært inne på. Selv om vi vanligvis ikke benytter tekniske opplysninger til å identifisere enkeltpersoner, kan enkeltpersoner noen ganger bli gjenkjent med disse opplysningene, enten for seg eller kombinert eller koblet med personopplysninger. I slike situasjoner kan teknisk informasjon anses som personopplysninger i henhold til gjeldende lov, og vi vil behandle de kombinerte opplysningene som personopplysninger.

Vi bruker forskjellig teknologi til å innhente og behandle tekniske opplysninger knyttet til Brukerne, herunder informasjonskapsler. Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på Brukernes datamaskiner ved nedlasting fra en nettside. Informasjonskapslene gir oss mulighet til å se hvor mange personer som bruker våre Tjenester samt til å overvåke bruken av våre Tjenester. På den måten kan vi forbedre våre Tjenester og yte bedre service til våre Brukere. Vi kan også bruke informasjonskapsler til å gjøre bruken av våre Tjenester enklere, f.eks. ved å huske brukernavn, passord og preferanser. Vi kan benytte informasjonskapsler for sporing og analyse for å se hvordan våre Tjenester mottas av våre Brukere. Enkelte informasjonskapsler gjør at våre Tjenester kan fungere, og gir oss informasjon om våre Tjenester fungerer som de skal. Våre informasjonskapsler til annonsering gir oss mulighet til å levere målrettet annonsering til personer som besøker vår nettside (online behavioural advertising OBA – online brukertilpasset annonsering). Brukerne kan velge å stille inn nettleseren sin slik at informasjonskapsler ikke aksepteres, eller til å varsle når informasjonskapsler sendes. Vanligvis kan dette gjøres i innstillinger på nettleseren. Informasjon om hvordan man kan administrere informasjonskapsler finner man på nett. Dersom Brukerne velger ikke å godkjenne informasjonskapsler, kan det medføre at enkelte deler av våre Tjenester ikke fungerer fullt ut. Vår informasjonskapslerklæring informasjonskapslerklæring gir ytterligere informasjon om informasjonskapsler i forbindelse med våre Tjenester.

3. Formål

Vi behandler personopplysninger til følgende formål:

  • for å drive, opprettholde og utvikle vår virksomhet,
  • for å kunne tilby og yte våre tjenester,
  • for å kunne gjennomføre informasjons- og promoteringskampanjer (herunder direkte markedsføring) knyttet til våre Tjenester (herunder pr. telefon, post og e-post), holde Brukerne informert om våre Tjenester og spesialtilbud som sannsynligvis vil være av interesse for dem,
  • for å kunne utføre kontrakten vi har inngått med våre kunder, leverandører og partnere,
  • for å kunne håndtere kundeservice, f.eks. når Brukerne kontakter vår service desk,
  • for å kunne administere kontrakter, f.eks. for å adressere fakturaer til våre kunder,
  • for å kunne forbedre våre Tjenester og bruken av dem,
  • for å kunne gjennomføre undersøkelser og analyser knyttet til våre Tjenester,
  • for å kunne spore bruken av våre Tjenester,
  • for å gjennomføre markedsundersøkelser og/eller
  • for å kunne oppdage svindel, f.eks. brudd på immaterielle rettigheter.

Med tanke på innhentingen og behandlingen til formålene nevnt ovenfor, støttes Baseware Corporation av sine datterselskaper som opptrer som databehandlere på vegne av og under ansvar av Baseware Corporation.

Dersom personopplysninger vedrørende Brukerne blir gitt til oss via våre potensielle kunder, kunder, leverandører eller partnere, antar vi at våre potensielle kunder, kunder, leverandører eller partnere har informert Brukeren om denne Personvernerklæringen.

4. Oppbevaringstid

Vi oppbevarer ikke personopplysninger lenger enn det som følger av lov og er nødvendig for tilknyttede behandlingsformål. Oppbevaringsperioden avhenger av type personopplysning, formålet og gjeldende lovgivning, og varierer derfor for etter bruk.

Eksempelvis oppbevarer vi Brukerens personopplysninger så lenge Brukeren benytter seg av våre Tjenester og så lenge vi har andre formal for oppbevaringen. Deretter oppbevarer vi ikke personopplysningene lenger enn påkrevd eller tillatt ved lov eller det er nødvendig for internrapportering og avstemmingsformål.

Vi sletter personopplysninger etter endt oppbevaringsperiode nevnt ovenfor eller når Brukeren ber oss om å slette hans/hennes personopplysninger.

5. Lovlig behandlingsgrunnlag

Vi behandler personopplysninger for å kunne ivareta vår legitime interesse til å drive, opprettholde og utvikle vår virksomhet. Videre behandler vi personopplysninger for å overholde våre juridiske forpliktelser.

For enkelte deler av våre Tjenester, kan vi be om Brukerens samtykke til behandling av deres personopplysninger for bestemte formål. I så fall kan Brukerne når som helst trekke samtykket tilbake.

6. Brukerrettigheter

Rett til innsyn. Enhver Bruker kan kontakte oss og få vite om vi behandler Brukerens personopplysninger eller ikke. Der vi behandler Brukerens personopplysninger, informerer vi Brukeren om hvilke kategorier av personopplysninger vedrørende ham/henne som behandles, formålene med behandlingen, hvilke kategorier av mottakere personopplysningene er gjort eller vil bli tilgjengelig for og antatt oppbevaringsperiode eller kriteriene for å fastsette den perioden.

Rett til å trekke tilbake samtykke. Der vår behandling er basert på samtykke fra Brukeren, kan Brukeren når som helst trekke samtykket tilbake ved å kontakte oss eller ved å bruke funksjonaliteter i Tjenestene våre. Tilbaketrekking av et samtykke kan føre til færre muligheter for bruk av Tjenestene våre.

Rett til retting. Enhver Bruker har rett til å be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger vi lagrer om Brukeren blir rettet eller komplettert.

Rett til å motsette seg behandling. Der vår behandling er basert på vår legitime interesse til å drive, opprettholde og utvikle vår virksomhet, kan enhver Bruker når som helst motsette seg vår behandling av personopplysningene. Da skal vi ikke lenger behandle Brukerens personopplysninger, med mindre det gjelder levering av våre Tjenester eller hvis vi påviser andre nødvendige legitime grunner for behandlingen vår, som tilsidesetter Brukerens interesser, rettigheter og friheter eller for rettslige krav.

Rett til begrenset behandling. Enhver Bruker har rett til å motta fra oss begrensninger i behandlingen av Brukerens personopplysninger i henhold til gjeldende personvernlovgivning, f.eks. for at vi kan bekrefte nøyaktighet av personopplysningene etter at Brukeren har bestridt nøyaktigheten, eller for å hindre oss i å slette personopplysninger som ikke lenger en nødvendige for formålene, men fremdeles er nødvendige for Brukerens rettslige krav, eller når vår behandling er lovstridig. Begrensning av behandling av personopplysninger kan medføre færre muligheter til å bruke av Tjenestene våre.

Rett til dataportabilitet. Enhver Bruker har rett til å motta personopplysninger om seg selv fra oss i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinleselig format, og til selv å overføre disse opplysningene til en tredjepart der vår behandling er basert på Brukerens samtykke og det utføres automatisert behandling.

Rett til sletting. Enhver Bruker har rett til å få sine personopplysninger som behandles av oss, slettet fra våre systemer dersom personopplysningene ikke lenger er nødvendige for de relevante formålene, dersom vi behandler opplysningene ulovlig eller dersom Brukeren trekker sitt samtykke eller protesterer mot vår behandling, som nevnt ovenfor, med mindre vi har rettslig grunnlag til ikke å slette opplysningene. Vi vil ikke være i stand til å slette alle resterende kopier umiddelbart fra våre servere og backup-systemer etter at de aktive opplysningene har blitt slettet. Slike kopier skal slettes så snart som mulig.

Hvordan benytte disse rettighetene. For å utøve de ovennevnte rettighetene, bør Brukeren primært bruke funksjonaliteten i Tjenestene våre. Dersom disse funksjonene ikke er tilstrekkelig for å kunne utøve disse rettighetene, skal Kunden sende oss et brev eller e-post til adressen oppgitt nedenfor under Kontakt, med følgende opplysninger: navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og kopi av gyldig legitimasjon. Vi kan etterspørre ytterligere nødvendig informasjon for å bekrefte Brukerens identitet. Vi kan avvise forespørsler som er urimelig repeterende, overdrevne eller åpenbart ubegrunnede.

7. Sikkerhet

Vi implementerer og opprettholder fornuftige og hensiktsmessige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysningene vi behandler fra uautorisert tilgang, endring, fremlegging, tap eller ødeleggelse. Våre sikkerhetstiltak er oppsummert på vår virksomhets nettside.

Vi reviderer jevnlig bruken av våre sikkerhetstiltak, og vi ber tredjepartseksperter om å vurdere våre sikkerhetskontroller opp mot internasjonale standarder. Disse gjennomgangene hjelper oss med å forbedre sikkerhetsnivået vårt ytterligere.

Dersom det på tross av våre sikkerhetstiltak skulle oppstå et brudd på sikkerheten som det er sannsynlig vil føre til en risiko for Brukernes personvern, vil vi informere de relevante Brukerne og andre berørte parter samt de relevante myndigheter om sikkerhetsbruddet så snart som det med rimelighet lar seg gjøre, nå dette kreves i henhold til gjeldende personvernlov.

8. Mottakere

Vi deler kun personopplysninger innen organisasjonen vår dersom og så langt det er nødvendig for de formålene som er angitt i denne Personvernerklæringen. Våre medarbeidere som behandler personopplysninger er underlagt taushetsplikt.

Vi deler ikke personopplysninger med tredjepart utenfor organisasjonen med mindre en av de følgende situasjoner oppstår:

Nødvendig for formålene. Vi kan dele personopplysninger med tredjepart i den utstrekning våre Tjenester forutsetter slik deling, og Brukerne sender sine personopplysninger i forbindelse med dette formålet, for eksempel gjennom en adressebok for å opprette forbindelse med og tilrettelegge tjenestene våre. Vi kan videre dele personopplysninger med våre tilknyttede selskaper og andre tjenesteleverandører som hjelper oss med å gjennomføre formålene som er spesifisert i denne Personvernerklæringen, for eksempel ved nettleie, direkte markedsføring og kundeservice. Våre avtaler med disse tjenesteleverandørene forutsetter personvern- og sikkerhetsforpliktelser fra disse tjenesteleverandørene som ikke er mindre beskyttende enn våre egne forpliktelser som er beskrevet i denne Personvernerklæringen. Hvis våre Brukere oppgir personopplysninger direkte til en tredjepart, for eksempel via en lenke på vår nettside, er behandlingen vanligvis basert på tredjeparts varsel.

Rettslige grunner. Vi kan dele personopplysninger med tredjeparter dersom vi i god tro mener at deres tilgang til og bruk av personopplysningene er nødvendig (i) for å overholde gjeldende lov og/eller rettsordre, (ii) for å oppdage, forhindre eller på annen måte adressere svindel, sikkerhets- eller tekniske problemer, og/eller (iii) for å beskytte våre, eller Brukernes eller det offentliges interesser, egenskaper og sikkerhet i henhold til loven. Vi vil varsle Brukerne om slik fremleggelse så langt det er mulig.

Ved omstrukturering av bedriften. Dersom vi er i en prosess vedrørende fusjon, kjøp eller salg av eiendeler, kan vi overføre personopplysninger til den involverte tredjeparten. Vi fortsetter å sørge for konfidensialiteten til alle personopplysningene.

Etter Brukerens samtykke. Vi kan dele personopplysninger med tredjeparter av andre grunner enn de som er nevnt ovenfor dersom vi har innhentet Brukerens uttrykkelige samtykke til å gjøre dette. Brukeren har rett til å når som helst trekke tilbake sitt samtykke.

9. Plassering og overføring

Vi og våre tjenesteleverandører har virksomheter flere steder i verden. Som følge av dette kan vi og våre tjenesteleverandører overføre personopplysninger til, eller få tilgang fra, land utenfor Brukerens hjemland.

Vi tar forholdsregler for å sikre at Brukeres personopplysninger har et tilstrekkelig beskyttelsesnivå i de landene vi behandler personopplysningene.

Dersom vår behandling er underlagt EUs personvernlover og Brukeres personopplysninger blir overført fra EØS til en tjenesteleverandør for behandling i et land utenfor EØS som ikke er anerkjent av EU Kommisjonen for å gi et tilstrekkelig nivå av beskyttelse for personopplysninger sørger vi for hensiktsmessige beskyttelsestiltak i henhold til EU Kommisjonens standard kontraktsbestemmelser eller ved andre hensiktsmessige beskyttelsestiltak som forutsatt i gjeldene personvernlov.

Ytterligere informasjon om internasjonal overføring av personopplysninger kan fås ved å kontakte oss.

10. Inngi en klage

Dersom en Bruker mener at vår behandling av hans/hennes personopplysninger ikke er i samsvar med gjeldende personvernlov kan klage inngis hos den lokale personvernmyndigheten.

11. Endringer

Denne Personvernerklæringen er datert 1. mars 2018 og oppfyller kravene i EUs personvernforordning. Vi kan til enhver tid oppdatere Personvernerklæringen dersom dette er nødvendig for å gjenspeile endringer i vår behandlingspraksis, i personvernlovgivningen eller annet. Ved betydelige endringer i Personvernerklæringen vil vi bestrebe å varsle om dette. Gjeldende versjon finnes på vår nettside.

Den engelske versjonen av denne Personvernerklæringen skal gjelde ved eventuelle konflikter eller ved betydelige endringer ved oversettelse til et ikke-engelsk språk.

12. Kontakt

Enhver Bruker som har spørsmål eller forespørsler vedrørende denne Personvernerklæringen eller om våre retningslinjer for personvern kan kontakte oss

Basware Corporation
Data Protection Team
Linnoitustie 2, Cello
PL 97
02601 Espoo
Finland