Bonnes pratiques pour réussir votre projet d'automatisation du traitement des factures fournisseurs
Un projet d’automatisation de la comptabilité fournisseurs répond à de multiples objectifs tant organisationnels, économiques que réglementaires. Il génère des gains directs et indirects dont bénéficient également les fournisseurs.
Ce guide a pour objectif d’apporter un éclairage sur :
- les défis à relever lors d’un projet de dématérialisation du traitement des factures fournisseurs ;
- les bonnes pratiques pour réussir le déploiement d’une solution d’AP Automation et accompagner le changement, tant en interne qu’auprès des fournisseurs.
Les avantages du traitement automatisé des factures fournisseurs
La mise en place d’une solution d’automatisation du traitement des factures fournisseurs apporte de nombreux gains, notamment :
- Diminution des délais de traitement et d’approbation des factures
- Réduction des coûts de traitement des factures et des paiements
- Réduction des risques d'erreur humaine
- Pilotage en temps réel et contrôle renforcé
- Transparence et visibilité à 100% sur les dépenses
- Amélioration des relations avec les fournisseurs
- Conformité, à l’échelle mondiale, avec les règlementations relatives à la facture électronique
- Économies grâce aux remises pour paiement anticipé
Défis liés à la mise en œuvre d’une solution d’AP Automation
L'automatisation du traitement des factures fournisseurs offre de nombreux avantages. Cependant, c’est un projet structurant et d’envergure pour une entreprise, étant donné sa transversalité, sa criticité métier et le changement qu’il induit. La mise en œuvre d’une solution d’AP Automation suppose des relever les défis suivants :
Adoption par les fournisseurs
Un projet de digitalisation de la comptabilité fournisseurs modifie la façon de collaborer avec les fournisseurs, qui peuvent être amenés à modifier le format de leurs factures ou la manière dont ils les émettent. Ce qui peut entraîner une certaine résistance.
Cependant, il existe des solutions qui permettent à chaque fournisseur, quels que soient sa taille, son origine géographique, ses capacités internes et ses propres processus comptables, de s’insérer facilement dans le processus digitalisé de comptabilité fournisseurs. Et, notamment, qui laissent le choix aux fournisseurs du canal d’envoi des factures : EDI, PDF e-mail, portail…
Pour garantir l’adoption des nouveaux processus, il est indispensable d’élaborer une stratégie d’onboarding spécifique à chaque type de fournisseurs, selon leur maturité, leur organisation et la volumétrie de factures : programme d’accompagnement, outils de communication…
Gestion du changement en interne
Un projet de digitalisation de la comptabilité fournisseurs implique des changements en interne dans de nombreux départements : comptabilité, DAF, DSI, achats, utilisateurs métiers, etc.
Ce qui nécessite, au-delà des aspects techniques et fonctionnels qui sont au cœur du projet, la mise en œuvre d’un plan d’actions pour lever les potentiels freins, expliquer le changement et organiser l’accompagnement, dans un climat de confiance et sur toute la durée du projet.
L’accompagnement du changement est un véritable prérequis au succès de tels projets. Il doit être anticipé, budgétisé et organisé.
Intégration avec les ERP et autres applications existantes
Une solution d’automatisation du traitement des factures fournisseurs doit nécessairement pouvoir s’intégrer facilement à votre système d’information, et particulièrement avec votre ERP.
Il est indispensable de s’assurer des capacités d’intégration de la solution, avec votre ou vos ERP, des plus connus aux plus exotiques.
Meilleures pratiques
Obtenir l'adhésion des employés
La gestion du changement un élément clé de réussite dans ce type de projet. Veillez à identifier un sponsor en interne et à impliquer dès le début du projet les acteurs clés (key users), qui seront les moteurs du changement.
Obtenir l’adhésion des fournisseurs
Pour garantir l’adoption des nouveaux processus, et, in fine, maximiser le retour sur investissement, l’onboarding des fournisseurs doit être géré comme un projet à part entière. Il doit tenir compte des spécificités de chaque typologie de fournisseurs, notamment quant au canal d’envoi des factures : EDI, portail, envoi de PDF par mail…
Définir les règles du flux de travail
En amont du projet, il est impératif de définir des workflow et des cas d’usage qui soient compatibles avec l’organisation existante ou à venir, et avec la culture de l’entreprise : circuits et délais d'approbation, traitement des exceptions, etc.
Tenir à jour les informations sur les fournisseurs
Il est essentiel de vérifier que les informations relatives aux fournisseurs sont à jour, en amont du déploiement mais également suite à la mise en œuvre de la solution d’AP Automation, pour éviter les erreurs de paiement ou les fraudes potentielles.
Mettre en place des KPI
Pour améliorer en continu la solution, un certain nombre de KPI sont à mettre en place et à surveiller tels que le nombre de factures reçues sous différents formats, le temps et le coût moyen de traitement par facture, le délai moyen de règlement des factures…
Sauvegarder les données
Un processus totalement dématérialisé implique de faire des sauvegardes régulières des données. La quasi-totalité des fournisseurs proposent des solutions en cloud pour sécuriser et automatiser la sauvegarde des données.
En Résumé
La dématérialisation du traitement des factures fournisseurs est un projet structurant, qui nécessite une préparation et une méthodologie de déploiement rigoureuses. Pour en savoir plus, veuillez nous contacter.