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Rapprochement à la ligne ou à l’en-tête des factures fournisseurs : faire les bons choix

mercredi 29 septembre 2021

4 minutes de lecture

Rapprochement à la ligne ou à l’en-tête des factures fournisseurs : faire les bons choix

Les services comptables sont encore nombreux à penser que le rapprochement à la ligne de facture est plus fiable que celui à l’en-tête. Pourtant, c’est loin d’être le cas, notamment avec les nouveaux outils d’automatisation du rapprochement commandes-factures embarquant de l’intelligence artificielle. En pratique, il faut trouver le bon équilibre entre rapprochement à l’en-tête et à la ligne, afin de gagner en productivité tout en ne dérogeant pas à la fiabilité du contrôle.

 

Le rapprochement à la ligne n’est pas « comptablement » plus efficace

Les outils de gestion des factures fournisseurs proposent tous par défaut le rapprochement à la ligne. Mais ce n’est pas l’unique solution. Au-delà des aspects techniques et des capacités des solutions, c’est avant tout la question de la pertinence qu’il s’agit de poser : quand et pourquoi opérer un rapprochement à la ligne ? Une question d’autant plus importante que le rapprochement à la ligne implique des données 100 % fiables, et donc des factures électroniques, excluant de fait les factures papier océrisées.

Le rapprochement à la ligne est recommandé pour la majorité des achats directs (également appelés stratégiques ou de production), notamment stockés. En ligne à ligne, tout est vérifié. Il n’est pertinent que quand les données de la commande et de la facture sont identiques, ont la même structure et les mêmes informations au niveau des lignes : codes produits, références des articles, numéro de bon de livraison, etc. Au-delà des achats directs, le rapprochement à la ligne est préconisé pour les fournisseurs pratiquant la facture consolidée, c’est-à-dire une facture regroupant plusieurs commandes.

En revanche, dès lors que des différences apparaissent (informations manquantes dans la facture, produit remplacé par un autre, codification de produit différente…), le rapprochement automatisé à la ligne devient impossible et le comptable doit procéder à une réconciliation manuelle. Dans ce cas, il va même à l’encontre d’une démarche d’efficacité dans la gestion des factures fournisseurs.

Le rapprochement à l’en-tête intelligent

S’appuyant sur des éléments spécifiques d’une facture sans entrer dans le détail (code fournisseurs, n° de bon de commande, montant HT, etc.), le rapprochement à l’en-tête est de son côté tout à fait adapté à la majorité des factures d’achats indirects (hors production).

Pour gérer les anomalies et les exceptions tout en maintenant un bon niveau d’automatisation, des outils d’intelligence artificielle tels que le « Best Fit Matching » de Basware, peuvent « recréer la structure de la facture » à partir des données de la commande et du bon de réception. Ils permettent également de rendre les factures partielles éligibles au rapprochement à l’entête, contrairement à une idée reçue bien ancrée au sein des services comptables.

Les outils d’intelligence artificielle permettent ainsi de soulager les comptables, en augmentant le nombre de factures traitées automatiquement, ou autrement dit « touchless », un KPI de plus en plus suivi par les entreprises. Avec comme corollaire, une réduction des risques de règlement hors délai des fournisseurs.

Comment maximiser le taux de rapprochement automatique ?

L’une des forces des technologies embarquées dans la solution de gestion des factures fournisseurs de Basware est d’enclencher automatiquement le rapprochement à l’en-tête si le rapprochement à la ligne ne donne pas satisfaction (cascade matching). L’inverse n’est en revanche pas possible. Ce qui implique donc de trouver le bon équilibre pour maximiser le taux de rapprochement automatique et faire en sorte que les comptables n’aient qu’à gérer les exceptions.

Un certain nombre de bonnes pratiques permettent de trouver cet équilibre lors de la mise en œuvre de notre solution de gestion des factures fournisseurs.

  1. Configurer le rapprochement en fonction de la typologie d’achats et des fournisseurs

De façon générale, un rapprochement à la ligne sera préféré pour les achats directs, et à l’en-tête pour les achats indirects. Toutefois, une réflexion est à mener en fonction des fournisseurs pour s’assurer de la pertinence de chaque choix.

  1. Paramétrer les seuils de tolérance

Par défaut, une facture dont le montant ne correspond pas précisément à celui du bon de commande passe en exception. Laquelle exception doit être visée par un comptable avant d’être vérifiée auprès du donneur d’ordre en interne, pour comprendre l’écart. Ce qui entraine des pertes de temps et parfois des retards de paiement pour le fournisseur, que certaines tolérances peuvent éviter.

Selon le montant de la facture, il peut être pertinent de permettre le paiement d’une facture malgré un écart de 5 % avec le bon de commande, pour éviter de bloquer le processus. Par exemple, valider automatiquement une facture de 105 euros versus un bon de commande de 100 euros. Cette tolérance ne peut évidemment pas être la même sur des montants de plusieurs milliers d’euros (ou beaucoup plus).

Dans tous les cas, la configuration et le paramétrage ne sauraient être universels : chaque entreprise, du fait de son secteur d’activité, de son organisation et/ou du degré de criticité de ses fournisseurs, fera des choix différents. Des choix qui peuvent ensuite être affinés pour augmenter au fur et à mesure le nombre de factures traitées automatiquement.