Transport & Logistique : comment relever les défis de la facturation électronique ?

Le 8 octobre 2021, Basware a organisé un webinaire sur la thématique de la facturation électronique dans le secteur des transports et de la logistique. Nous vous en proposons un compte-rendu détaillé.

Transports de marchandises ou de personnes, par la route, le rail, l’air ou la mer… Toutes les entreprises du secteur de la logistique et du transport ont en commun des marges faibles, une concurrence forte, un paysage réglementaire fluctuant et complexe (notamment dans un environnement international), et des flux documentaires importants en matière de facturation.

Dans ce contexte, la mise en œuvre d’une solution purchase-to-pay (P2P) permet aux professionnels du secteur de réduire les temps de traitement, de gagner en compétitivité et de répondre aux futurs enjeux de la facturation électronique obligatoire entre assujettis à la TVA.

Les 10 clients Basware du secteur du transport et de la logistique les plus engagés dans la démarche de dématérialisation des factures fournisseurs atteignent un taux de factures au format électronique de 85 %, 100 % d’auto-matching et 89 % de dépenses sous contrôle.

Sondage auprès des participants

Votre entreprise a-t-elle généralisé l’usage de la facturation électronique fournisseurs (EDI, portail, PDF structuré) ?

• Moins de 10 % : 56 %
• Entre 10 et 50 % : 28 %
• Entre 50 et 80 % : 12 %
• Plus de 80 % : 4 %

Transport et logistique : un environnement IT complexe

En raison de croissances externes régulières et, souvent, de liens capitalistiques avec d’autres entreprises du secteur, en particulier à l’étranger, les environnements IT des entreprises du transport et de la logistique sont généralement très complexes :

• Multiples ERP, environnements hétérogènes : Infor, SAP, JDE, Sage, etc.

• Le recours à des centres de services partagés permet de trouver des synergies et de rationaliser les services comptables, mais la multiplicité des systèmes demeure.

Disposer d’une solution P2P capable de s’interfacer avec l’ensemble de ces systèmes et de récupérer l’ensemble des données transactionnelles permet de simplifier le travail des équipes comptables et des utilisateurs métiers qui n’ont plus qu’un seul point d’entrée pour les factures fournisseurs, et ainsi gommer la complexité des systèmes sous-jacents.

Facturation fournisseurs : un triple objectif

Outre l’obligation réglementaire de facturation électronique à venir, traiter les factures fournisseurs de manière dématérialisée permet de :

• Disposer de données fiables, et ainsi améliorer en continu le processus P2P ;

• Renforcer le taux d’automatisation de traitement des factures, y compris sans bon de commande ;

• Gagner en visibilité sur les fournisseurs et les dépenses.

En parallèle, une solution de dématérialisation des factures fournisseurs permet de réduire le coût du traitement qui est en moyenne, selon EY, de 17,60€ par facture papier, contre 6,40€ lorsque la facture bénéficie d’un traitement automatisé, ainsi que le temps de traitement, qui passe 15 à 3 jours.

1. Digitalisation de l’acquisition des factures entrantes

Dans un souci d’équité pour tous les fournisseurs, y compris les plus petits ou ceux qui envoient peu de factures, un éventail complet de transmission des factures électroniques doit être prévu :

• Transmission EDI : Basware prend en charge plus de 70 formats existants.

• Transmission point à point ou via le réseau d’interopérabilité : Basware s’appuie sur le Basware Connect, un réseau d’interopérabilité ouvert, permettant d’étendre la possibilité de récupérer les factures de n’importe quel fournisseur, ou en provenance d’autres réseaux de facturation (compatibilité native avec 220 réseaux d’interopérabilité à travers le monde).

• Portail fournisseurs : les fournisseurs entrent eux-mêmes les données sur le portail. En complément, comme c’est le cas du portail Basware, le portail fournisseurs peut proposer un certain nombre d’informations de suivi (état d’avancement du processus de paiement), ce qui limite les requêtes fournisseurs auprès des donneurs d’ordre ou de la comptabilité.

• Factures PDF par mail : avec smartpdf, la réception et l’extraction des données de factures reçues par e-mail, permet d’obtenir une qualité de données similaire à l’EDI.

2. Automatisation des contrôles et rejets de factures

Très chronophage, cette phase peut être entièrement prise en charge automatiquement par la solution Basware, avant intégration des données dans les systèmes de l’entreprise :

• Contrôle de la présence des informations réglementaires (numéro TVA, SIRET, type d’entité légale, etc.)

• Contrôle de la validité de la facture : cohérence des montants, doublon, etc.

• Contrôles additionnels liés à l’activité : code site, code agence, imputation comptable, etc.

Selon les cas, le système peut simplement rejeter la facture auprès du fournisseur ou ajouter lui-même les informations manquantes à partir de tables de correspondance. Dans tous les cas, l’objectif est de s’assurer que l’intégralité des données qui entrent dans les systèmes de l’entreprise (ERP, comptabilité) sont vérifiées, « propres » et prêtes à être utilisées sans correction manuelle.

En moyenne, l’ensemble des entreprises de transport et logistique clientes de Basware atteignent un taux d’e-invoicing de 61 %. Les 25 % les plus avancées obtiennent un score de 81 %, et même 85 % pour le dixième le plus engagé dans la démarche. Des taux records qui leur permettent de réduire le papier, les exceptions, et améliorer l’efficacité du traitement et la conformité globale du traitement de leur facturation fournisseurs.

Comment réduire le temps de traitement des factures grâce à l’automatisation ?

Selon Levvel research, la saisie manuelle et le routage des factures sont les deux principaux défis des services de comptabilité fournisseurs. En effet, un tiers des équipes comptables passent entre 4 et 8 heures quotidiennes sur la gestion des exceptions, tandis que la gestion des litiges accroît les coûts et rallonge les délais de traitement. Un temps trop long passé sur l’opérationnel, au détriment du pilotage porteur de valeur : analyses, performance de paiement, fiabilisation des données, etc.

Sondage auprès des participants

Quel est votre taux de rapprochement automatique commande-facture fournisseurs ?

• Moins de 10 % : 64 %
• Entre 10 et 50 % : 12 %
• Entre 50 et 80 % : 12 %
• Plus de 80 % : 12 %

Selon Hackett Group, les bénéfices de l’automatisation sont nombreux :

• Coûts de traitement des factures réduits de 31 %

• 24 % de temps en moins consacré aux demandes de renseignements auprès des fournisseurs

• Taux de rapprochement amélioré de 37 %

• 32 % d’amélioration de la ponctualité des paiements

3. Amélioration du pilotage de la comptabilité-fournisseurs

C’est le troisième niveau après la dématérialisation des factures en entrée et l’automatisation : mieux piloter l’activité, gagner en visibilité et amélioration du processus. Et notamment faire baisser le taux d’achats non conformes, augmenter le taux de pénétration de commandes, identifier les goulots d’étranglement, renforcer l’amélioration continue et fluidifier le processus P2P.

C’est le rôle de Basware Analytics et de ses indicateurs : taux de facture électronique, dépenses sous contrôles, taux de rapprochement, délais de paiement respectés, etc. En complément, Basware Analytics propose ces indicateurs en lecture directe, sans export ni import nécessaire, et dans une granularité adaptable : par période, par BU / département, etc. Plus récemment, un indicateur d’impact environnemental du processus de traitement des factures fournisseurs est également apparu.

À l’aide de ces indicateurs, il devient alors possible d’identifier les services ou donneurs d’ordre qui ne valident pas dans les temps, ou encore les fournisseurs qui envoient systématiquement les factures sans les bonnes informations, ou en doublon, ou avec des écarts de prix, etc. Et ainsi mettre en place des actions spécifiques ou conjointes pour améliorer le processus achats. Plus globalement, l’entreprise gagne en visibilité sur les dépenses, sur les typologies d’achats, et analyser par centres de coûts, par compte comptable, etc.

Résultat : en moyenne, les entreprises du secteur clientes de Basware se prévalent en moyenne de 57 % de dépenses sous contrôle (64 % pour le top 25 et jusqu’à 89 % pour le top 10).

Focus sur les factures sortantes (la facturation des clients)

Au même titre que la facturation fournisseurs, dématérialiser les flux de factures sortants sera non seulement obligatoire d’ici quelques années, mais surtout apporte aussi une véritable valeur ajoutée à l’entreprise. Notamment en termes de visibilité interne : administration des ventes, comptabilité clients, suivi de la trésorerie au travers du statut des factures dans le portail Basware, etc.

Sondage auprès des participants

Quel est le taux de facture électronique envoyé à vos clients au format EDI, portail ou PDF structuré dans votre entreprise ?

• Moins de 10 % : 25 %
• Entre 10 et 50 %46 % :
• Entre 50 et 80 % :7 %
• Plus de 80 % : 21 %

Une démarche simple et rapide à mettre en place via le Basware Network qui, connecté aux ERP, est en mesure d’effectuer les contrôles réglementaires avant envoi, d’enrichir les données que les ERP ne géreraient pas, et les envoyer aux clients selon leurs préférences de réception (mail, déposé sur un portail, partenaires de facturation ou dans les ERP). En attendant l’obligation de facturation électronique, une génération de facture papier est même possible depuis le portail Basware.

Le retour d’expérience de DHL

DHL Express a déployé Basware P2P dans plus de 100 pays afin de réduire la charge de travail de ses équipes et de gagner en visibilité sur l’ensemble de ses dépenses. Lire le cas client.