Buffalo Grill réduit par deux le temps de traitement de ses factures fournisseurs

vendredi 26 juillet 2019

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Buffalo Grill réduit par deux le temps de traitement de ses factures fournisseurs

Julien Foucault,
Responsable comptabilité fournisseurs de Buffalo Grill

La chaine de restaurants a dématérialisé les processus de réception et de traitement de 300 000 factures fournisseurs par an. Depuis la mise en œuvre de la plateforme Basware, le délai de traitement des factures est passé, en moyenne, de 15 à 7 jours.

 

Simplifier et fiabiliser les processus de traitement des factures fournisseurs

Créée en 1980, Buffalo Grill est aujourd’hui le leader en France de la restauration assise à thème, avec 360 restaurants (dont une centaine en franchise), près de 7 800 collaborateurs et 31 millions de repas servis par an. L’enseigne dispose de sa propre centrale d’achats et est présente dans trois pays : en France, en Espagne et en Suisse.

Jusqu’en 2015, les factures des quelques 4 000 fournisseurs de Buffalo Grill étaient adressées aux directeurs des restaurants ou directement au siège, au format papier. Les factures reçues sur les sites étaient envoyées par navette interne au siège qui se chargeait de leur traitement. Un processus complexe et long qui engendrait un surcroit de travail administratif pour les directeurs des restaurants, des erreurs ainsi que des délais de traitement d’en moyenne 15 jours. Fin 2015, la direction comptable et financière de l’enseigne décide de dématérialiser le processus de traitement des factures fournisseurs, de centraliser leur envoi dans un Centre de Services Partagés (CSP) et de rationaliser les circuits de validation. Buffalo Grill s’adjoint alors les services d’un cabinet de consultants pour l’aider à rédiger son cahier des charges, choisir et déployer une solution du marché. A l’issue de la consultation, c’est la solution de Basware qui est retenue.

Proposer des modes d’envoi de factures diversifiés

Le projet est lancé début 2016. La première phase du projet a été essentielle : elle a consisté à définir les besoins fonctionnels (volumétrie, nature des dépenses, définition des processus et des circuits de validation…) et à vérifier les informations relatives aux fournisseurs (adresse, téléphone…). Après avoir effectué les paramétrages, l’interfaçage avec l’ERP, l’activation des différents canaux d’envoi et les tests (techniques et fonctionnels), la solution est déployée en novembre 2016. Sur les 300 000 factures reçues chaque année, 90 000 factures intra-groupe (notamment avec la centrale d’achat interne au groupe) et celles émises par quelques grands fournisseurs s’appuient aujourd’hui sur un flux EDI, un tiers des factures sont adressées au format papier et font l’objet d’une numérisation avec reconnaissance des données (Scan & Capture), tandis que le dernier tiers est envoyé en PDF normé sur une adresse email spécifique. « Compte tenu de la diversité de nos fournisseurs – autoentrepreneurs, artisans, PME, ETI ou grands groupes –, nous ne pouvions pas imposer un processus totalement dématérialisé. Nous avons donc fait le choix de proposer des modes d’envoi de factures diversifiés pour nous adapter aux capacités de nos fournisseurs », explique Julien Foucault, responsable comptabilité fournisseurs de Buffalo Grill.

Des délais de traitement des factures fournisseurs divisés par deux

Suite à la mise en place de la plateforme Basware, le délai de traitement des factures fournisseurs est passé de 15 jours à 7 jours en moyenne. « La dématérialisation des factures fournisseurs et l’automatisation de leur traitement comptable ont fortement accéléré le processus jusqu’à permettre des validations en temps réel, y compris en situation de mobilité. Outre les délais de traitement, la relation fournisseur a également été améliorée avec une réduction des erreurs et des pertes de documents. L'équipe comptable peut désormais se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée », indique Julien Foucault. Du côté des directeurs de restaurant, les gains sont également au rendez-vous : ils ont désormais une visibilité à 360° des factures émises par leurs fournisseurs et peuvent réagir plus rapidement en cas d’erreur d’imputation. Enfin, l’ensemble des parties prenantes (équipes comptables, directeurs de restaurant) accède aujourd’hui facilement aux factures pour les contrôler ou les visualiser a posteriori.

Près de trois ans après le déploiement de la solution, Julien Foucault fait le constat suivant : « trois éléments sont clés dans un projet de dématérialisation des factures fournisseurs : l’implication des équipes internes dès la phase de définition des besoins fonctionnels, la communication auprès des fournisseurs et en interne ainsi que la prise en compte des spécificités des fournisseurs afin de leur proposer le processus d’envoi des factures le plus adapté ».

Pour en savoir plus sur les solutions de dématérialisation et d’automatisation de la comptabilité fournisseurs, n’hésitez pas à contacter Basware.