La facturation électronique entre entreprises est désormais obligatoire en Italie

lundi 21 janvier 2019

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La facturation électronique entre entreprises est désormais obligatoire en Italie

L’Italie est l’un des premiers pays à avoir adopté la facturation électronique, la rendant obligatoire pour toutes les factures transmises aux organismes publics et anticipant ainsi l’échéance fixée par la directive de l’UE. Dans le secteur public, les factures papier font donc partie du passé depuis le 31 mars 2015. L’obligation de transmettre des factures au format électronique s’étend désormais aux échanges commerciaux entre entreprises privées.
 

Depuis le 1er janvier 2017, les sociétés privées italiennes ont la possibilité de  transmettre des factures sous forme dématérialisée via le système d’échange officiel nommé Sistema di Interscambio (SdI). Cependant, ce système reposant sur le volontariat, son adoption est restée faible en dépit des avantages fiscaux proposés. Le gouvernement italien a donc décidé de rendre la facturation électronique obligatoire dans le secteur privé.

Quand cette règlementation est-elle entrée en vigueur et qui est concerné ?

  • À compter du 1er janvier 2019, toutes les factures entre entreprises doivent être transmises sous forme dématérialisée via SdI.

  • Dans le secteur pétrolier et gazier, la règlementation est entrée en vigueur depuis le 1er juillet 2018.

  • Tous les fournisseurs et prestataires de services enregistrés en Italie qui transmettent des factures à des clients italiens doivent respecter cette règlementation. 

Quels sont les critères à respecter pour la transmission de factures électroniques aux entreprises italiennes ?

En termes de format et de processus de transmission, les spécifications sont sensiblement les mêmes que celles développées pour la facturation électronique dans les échanges avec les entités publiques : les factures sont émises au format XML défini par l’administration fiscale italienne. Cette norme est appelée FatturaPA. Les syntaxes officielles de l’UE sont également autorisées. La facture est assortie d’une signature qualifiée avant d’être transmise via le système d’échange Sdl. Le Sistema di Interscambio envoie également à l’expéditeur des notifications sur l’état de la facture, conformément aux exigences de la législation.
Les petites entreprises ayant un faible volume de factures peuvent saisir et récupérer leurs données et leurs documents sans frais via une interface web. Les entreprises de plus grande envergure peuvent connecter leurs systèmes ERP directement sur SdI pour traiter automatiquement les factures et les notifications.

En Italie, les factures électroniques doivent aussi faire l’objet d’un archivage numérique. Les obligations relatives à cette règlementation sont très précises. Les factures doivent être conservées pendant dix ans et ne subir aucune modification au cours de cette période. Pour s’en assurer, les factures archivées doivent être regroupées et assorties d’une signature électronique qualifiée et d’un horodatage. Ce processus doit être effectué au plus tard trois mois après la date limite de transmission de la déclaration fiscale annuelle.
Pour certifier la conformité de leur solution d'archivage auprès de la législation italienne, les entreprises peuvent recourir à la certification AgID. Celle-ci est délivrée aux fournisseurs qui remplissent toutes les conditions techniques, organisationnelles, financières et officielles relatives à l’archivage électronique de la loi italienne. En Italie, Basware travaille déjà avec des partenaires locaux ayant obtenu la certification AgID requise pour l’archivage des factures.

Quelles sont les répercussions de cette obligation de facturation électronique pour les entreprises locales comme internationales ?

Les fournisseurs internationaux disposant de filiales implantées en Italie doivent respecter cette règlementation. Ils profitent en contrepartie de cycles de paiement accélérés en raison d’un traitement digitalisé et automatisé des factures, ainsi que d’une diminution des risques. Cette obligation devrait aussi entraîner une hausse du taux de facturation électronique des entreprises internationales qui saisiront l’opportunité d’opter pour la dématérialisation, comme ce fut le cas pour Toshiba.

Outre le gain de temps et la diminution des coûts, la facturation électronique B2B présente l’avantage d’éliminer un monstre bureaucratique : le Spesometro. Ce rapport sur les transactions commerciales transmis par voie électronique à of Revenue en Italie avait pour objectif de réduire l’évasion fiscale. Il n’a aujourd’hui plus lieu d’être puisque la facturation électronique offre une transparence totale. 

Cette nouvelle obligation permet aux entreprises de transmettre toutes leurs factures dans un format unique (le format de transmission des factures par défaut exigé par l’administration fiscale italienne) via un seul système (le Sistema di Interscambio). La facturation électronique étant obligatoire depuis plusieurs années dans le secteur B2G, les entreprises italiennes sont déjà nombreuses à utiliser ce système et ce format pour accroître leur efficacité.

Pourquoi choisir Basware ?

Les entreprises utilisent les solutions Basware pour transmettre des factures aux organismes publics via SdI depuis 2014. Nous avons étendu cette fonctionnalité aux factures B2B en 2017. Nous travaillons par ailleurs en étroite collaboration avec des partenaires italiens et internationaux pour adapter nos solutions aux évolutions de la règlementation italienne et garantir à nos clients qu’ils sont en totale conformité avec les exigences de facturation électronique en Italie.

Si vous exercez des activités commerciales en Italie et que vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous, nous serons ravis de vous aider.