Nous utilisons des cookies pour que notre site web soit le plus sécurisé et efficace possible pour nos visiteurs. En restant ici, vous acceptez notre utilisation des cookies.

Les 10 conseils de Fluxym pour réussir un projet P2P

lundi 3 février 2020

5 minutes de lecture

Les 10 conseils de Fluxym pour réussir un projet P2P

Réussir l’implémentation d’une solution Procure-to-Pay (P2P) est un défi de taille pour les entreprises car celle-ci va transformer leur organisation de manière globale. Comme pour tout déploiement à grande échelle, la mise en œuvre peut être délicate. Mais les avantages l’emportent toujours sur les coûts, à condition que la mise en œuvre soit réalisée en prenant certaines précautions. 

1. Choisir la bonne solution

Un grand nombre d’acteurs intervient sur le marché du P2P mais seulement quelques-uns proposent des solutions globales et puissantes. Mon conseil est donc de ne pas perdre de temps à consulter un trop grand nombre d’éditeurs et de vous concentrer sur les solutions leaders.

Pour cela, la lecture de Gartner 2019 Magic Quadrant for Procure-to-Pay Suites report et Forrester vous seront utiles. Ces classements mettent en évidence la position de leader de Basware qui repose sur 3 arguments clés : la capacité d'intégration à plus de 250 ERP, la facilité d’utilisation de la solution et le déploiement de projets internationaux.

2. Choisir le bon partenaire

Choisir le meilleur partenaire pour votre entreprise est un point essentiel. Celui-ci doit avoir à la fois une parfaite compréhension des besoins de votre organisation et une connaissance approfondie des fonctionnalités de la solution pressentie.

Mon conseil est de choisir un prestataire qui puisse prendre en charge les aspects purement techniques, comme le paramétrage et les interfaces, mais également le consulting métier. En d’autres termes qu’il soit capable de définir un besoin, le traduire en spécifications puis en configuration dans la solution.

Au-delà de l’intégration technique, la conduite du changement, le déploiement de la stratégie et la formation font partie des compétences essentielles pour choisir le partenaire qui fera de votre projet un vrai succès.

3. Avoir des objectifs clairs

Définir des objectifs et des KPIs pour mesurer le retour sur investissement de votre projet est indispensable. Tout le monde s’accorde sur ce point.

Pourtant, l’un des principaux écueils que l’on constate lors de la préparation des projets P2P est de vouloir reproduire les processus papier dans la future solution. La plupart du temps cela conduit à une certaine déception par rapport au ROI attendu.

Même si vous n’avez pas encore fait votre choix, définir vos processus cibles en amont du projet vous aidera à identifier les solutions et les partenaires qui vous permettront de les atteindre. Si nécessaire, vous pourrez les modifier pour les adapter aux fonctionnalités de la solution.

4. Créer votre équipe

Bien choisir les membres de l’équipe projet est clé. Pour cela, la bonne méthode est d’intégrer un représentant de chaque partie prenante lors de la phase de conception, sans oublier​ le service IT pour la phase d’intégration.

5. Elaborer un plan de déploiement et le suivre

Le sujet du plan de déploiement doit être abordé dès la phase de préparation. C’est un des facteurs de réussite de la mise en œuvre.

Déployer un pilote est la méthode qui fonctionne le mieux car elle permet de démarrer petit et d’obtenir des gains rapides. N'essayez pas de couvrir tous vos processus en même temps et ne perdez pas de vue que les équipes doivent gérer le projet en plus de leur travail quotidien.

Quelle que soit la méthode que vous choisirez, il est toujours utile de vous appuyer sur des utilisateurs « champions » qui témoigneront du succès de votre projet et favoriseront l’adhésion des utilisateurs les plus réticents.

6. Prévoir l’enrôlement des fournisseurs

L’intégration des fournisseurs est un aspect sous-estimé de la gestion du changement. Pourtant ils représentent en réalité le plus grand nombre d’utilisateurs de la solution.

Pensez à communiquer sur la solution et ses avantages pour favoriser l’enrôlement et l’adoption des fournisseurs.

7. Nettoyer les données fournisseurs

Autre point critique : la qualité des données fournisseurs. Ne commencez jamais la mise en œuvre d’une solution Procure-to-Pay sans avoir préalablement nettoyé vos données. Cette mise à niveau prend beaucoup de temps, mais cela en vaut vraiment la peine !

8. Eviter de personnaliser votre application

La plupart du temps, la personnalisation de l’application n’est pas recommandée. En effet, nous avons observé que lorsqu’un client souhaite adapter le paramétrage de la solution, il le fait en général pour compenser les lacunes de ses processus.

De plus, le recours à des développements spécifiques ralentit généralement la mise en œuvre et rend la maintenance de la solution plus risquée.

9. Ne pas oublier l’accompagnement du changement

Même si votre partenaire peut vous assister avec ses outils et ses bonnes pratiques, la conduite du changement doit forcément être gérée en interne car elle suppose une connaissance approfondie de l’histoire de l’entreprise, de sa culture et de ses équipes.

La bonne nouvelle est que la mise en place des systèmes informatiques est de plus en plus facile aujourd’hui car les utilisateurs, et notamment les millennials, sont demandeurs de nouvelles technologies​.

10. Obtenir le soutien de votre Direction

La gouvernance du projet et le sponsor de la direction générale sont aussi des points essentiels. Le comité de pilotage qui gère au quotidien les grandes étapes du projet doit pouvoir s’appuyer sur le comité de direction pour toutes les décisions importantes.

En savoir plus sur l’expertise de Fluxym.