Tiedotusvälineille 22.8.2017

Arkistointiratkaisun myötä Baswaren virtaviivaistama prosessi kattaa koko laskun elinkaaren

Basware Vault – pilvessä toimiva tehokas, suojattu ja tietojen säännöstenmukaisuuden varmistava verkkolaskujen arkistointipalvelu – on nyt yleisesti saatavilla. Basware Networkin asiakkaat pystyvät arkistoimaan laskunsa yhden keskitetysti hallinnoidun ratkaisun kautta ja varmistamaan, että tiedot ovat myös myöhemmin helposti löydettävissä ja noudettavissa esimerkiksi verotarkastustarpeisiin. Yritysten ei tarvitse enää rakentaa fyysisistä arkistointitiloista ja kolmannen osapuolen tietojensäilytyspalveluista koostuvaa arkistointiratkaisua tai käyttää valtavasti aikaa paperilaskujen mapittamiseen.

Vanhentuneet laskujen arkistointimenetelmät (arkistointi paperimuodossa tai tallentaminen tiedostopalvelimiin tai sisällönhallintajärjestelmiin) ovat hiertäneet toimijoilla kivenä kengässä jo pitkään, ja verolainsäädännön muutokset tuovat jatkuvasti lisäpaineita vaatimustenmukaisen toiminnan varmistamisessa. Tilanne monimutkaistuu entisestään, jos vaatimustenmukaisuus on pystyttävä varmistamaan yhtä aikaa eri maissa ja eri järjestelmissä. Basware Vaultia käytettäessä laskut ja muut kriittiset dokumentit pystytään tallentamaan vaatimusten mukaisessa muodossa. Jos lainsäädäntö tai vaatimukset muuttuvat eri maissa, laskut arkistoituvat haluttuun sijaintiin automaattisesti, turvallisesti ja paikallisten säännösten mukaisesti. Basware Vault on myös joustava ratkaisu, jota voidaan skaalata yrityksen tarpeiden mukaan.

”Jos yrityksessä lähetetään ja vastaanotetaan suuria määriä verkkolaskuja, säännöstenmukaisuuden kirjo voi olla melkoinen”, toteaa Mikko Pilkama, Baswaren Network & Financing Services -liiketoiminta-alueen johtaja. ”Jos arkistoidun tiedon käytettävyyttä halutaan tehostaa ja manuaalisen työn määrää vähentää, tämä on erinomainen tapa tuoda organisaatiolle kustannussäästöjä.”

Automaattisessa arkistointiprosessissa Basware säilyttää tiedostoja ennalta määritetyn ajan, enintään 15 vuotta. Arkistoituja laskuja säilytetään lakisääteinen säilytysaika, minkä jälkeen järjestelmä poistaa laskut automaattisesti. Kunkin arkistopaketin aitous ja eheys varmistetaan digitaalisella allekirjoituksella ja aikaleimalla, ja pakettia säilytetään suojatusti sijainnissa, joka on kätevästi käytettävissä. Verkkotyökalujen avulla käyttäjät voivat tehdä hakuja asiakirjan tyypin, lähettäjän/vastaanottajan nimen, tunnisteen tai laskun numeron mukaan. Tietoja voi rajata myös päivämäärän tai summan perusteella.

Ensimmäiset asiakkaat ovat jo päässeet hyödyntämään palvelun etuja. Asiakkaat ovat olleet monikansallisia yrityksiä, jotka ovat valinneet Basware Vaultin tehostaakseen laskujensa arkistointiprosessia ja varmistaakseen arkistoidun aineiston suojauksen ja säännöstenmukaisuuden. Koska yrityksillä on toimintaa eri maissa, erityisen tärkeää on ollut se, että arkistointiratkaisu on varmistanut lakisääteisen ja verotuksellisen säännöstenmukaisuuden kaikkien maiden osalta.

Lisätietoja:

Lisätietoja Basware Vaultista on osoitteessa www.basware.com/fi-fi/ratkaisut/verkosto/myyntilaskujen-lahetys/arkistointi

Yhteystiedot

press@basware.com

Basware

Basware (Nasdaq: BAS1V) on maailman johtava verkottuneiden hankinnasta maksuun- ja verkkolaskuratkaisujen sekä innovatiivisten rahoituspalvelujen tarjoaja. Autamme kaikenkokoisia organisaatioita tehostamaan talousohjaustaan. Baswaren kaupankäynti- ja rahoitusverkosto yhdistää yrityksiä yli 100 maassa eri puolilla maailmaa. Basware on maailman suurin avoin yritysverkosto, joka tarjoaa skaalautuvuutta liiketoiminnan kasvattamiseen sekä ratkaisut talousprosessien yksinkertaistamiseen ja virtaviivaistamiseen. Pienet ja suuret yritykset ympäri maailman saavuttavat merkittäviä kustannussäästöjä, entistä joustavammat maksuehdot, tehokkuutta ja tiiviimmät liiketoimintasuhteet toimittajiensa kanssa. Lue lisää: www.basware.fi/sijoittajat.

Seuraa Baswarea Twitterissä @BaswareFinland ja osallistu keskusteluun LinkedInissä, Facebookissa ja blogissa.