Matkakustannukset heti muistiin

Baswaren matka- ja kululaskujen hallinta helpottaa seurantaa ja nopeuttaa korvausprosessia.

Varaa esittely

Matkahallinta

Optimoi kulujen raportointi (ja pidä käyttäjät ja esimiehet tyytyväisinä)

Matkakulujen seuranta on yrityksissä usein hankalaa. Loogisen ratkaisun avulla niiden kirjaaminen ja niistä raportointi on kuitenkin helppoa – ja se onnistuu jo ennen kulujen toteutumista.

Puutteellinen käsitys matkakuluista

Matkakulut ovat yritysten menoissa usein epäselvää aluetta. Kulut eivät usein ole sovittujen käytäntöjen mukaisia, ja ne lähtevät helposti hallinnasta. Matkakustannusten läpinäkyvyys on todennäköisesti heikko, jos

  • matkakulujen ja vastaavien kustannusten ennakointi on vaikeaa
  • budjetit ylittyvät kuluraporttien myötä
  • työntekijät eivät varaa matkojaan tiettyjen järjestelmien kautta tai tiettyjen käytäntöjen mukaisesti.

Vaatimustenmukaisuusongelmat

Poikkeavin tavoin varatut matkat ja viivästyneet kuluraportit voivat aiheuttaa ennakointiongelmia ja yllätyksiä tilikauden lopulla. Joskus työntekijät eivät ole tietoisia asianmukaisista käytännöistä; joskus he taas varaavat matkansa nopeinta ja helpointa kautta. Jos matkojen hyväksyttäminen ennen varauksen tekoa ja kuluraporttien toimittaminen ajallaan on vaikeaa, seurauksena on usein

  • epäselviä kuluja, epätarkkoja budjetteja ja odottamattomia matkakorvauspyyntöjä
  • hyväksyntäprosessien pullonkauloja
  • kulujen selvittelyä, johon tuhlautuu aikaa.

Pitkät korvausajat

Työntekijät maksavat yöpymiset, ateriat ja jopa lennot usein omasta pussistaan. Jos matkakorvausten käsittely kestää liian kauan

  • tyytymättömät työntekijät joutuvat maksamaan yrityksen kuluja itse
  • täsmäytys on hidasta
  • matkojen vaikutuksista budjettiin ei saa selkeää kokonaiskuvaa.

Pidä yrityksen matkakustannukset hallinnassa

Baswaren matka- ja kululaskujen hallinta helpottaa kuluraportointia.

Varaa esittely
Pidä yrityksen matkakustannukset hallinnassa

"Ratkaisu on loistava. Nyt työntekijät raportoivat kuluistaan nopeasti. Jos he hakevat korvausta kuun loppuun mennessä, he saavat maksun ennen luottokorttilaskun saapumista. Lisäksi yrityksen ei enää tarvitse kerätä tositteita. Kaikki toimii kuin rasvattu"

Rune Pind Nielsen, Atean ostoreskontran päällikkö

Näin hyödyt Baswaren matka- ja kululaskujen hallinnasta

Työntekijät haluavat hyväksyttää matkasuunnitelmansa ja toimittaa kuluraporttinsa helposti, ja esimiehet tahtovat niiden hyväksymisen olevan yksinkertaista. Baswaren matka- ja kululaskujen hallinta täyttää molemmat toiveet.

Kulut paremmin hallintaan

Baswaren helposti integroitava matka- ja kululaskujen hallinta helpottaa organisaation menojen valvontaa. Täydellinen läpinäkyvyys on helpointa saavuttaa, kun kaikkia matkasuunnitelmat laaditaan ja hyväksytään saman järjestelmän kautta. Suunnitelmat voidaan hyväksyttää esimiehellä jo ennen varausten tekemistä. Tällöin korvaushakemus hyväksytään automaattisesti, jos lopulliset kustannukset eivät ole hyväksyttyjä kustannuksia suuremmat. Rahat varataan, kun hakemus on tehty. Näin kaikki matkatiedot pysyvät tallessa ja järjestyksessä, ja ne ovat helposti saatavilla. Samalla budjetit pysyvät hallinnassa.

Virheiden ja vilpin ehkäiseminen

Baswaren matka- ja kululaskujen hallinta integroidaan matkanvaraus-, luottokortti-, toiminnanohjaus- ja maksujärjestelmiin. Niinpä se löytää korvaushakemukseen liittyvät majoitukset, autonvuokraukset ja luottokorttiostot saumattomasti. Koska työntekijöiden ei tarvitse käydä kuitteja läpi, syöttää tietoja ja tehdä korvaushakemuksia manuaalisesti, inhimillisten virheiden riski on pienempi. Lisäksi raportoinnin automaatio jättää vähemmän mahdollisuuksia vilpille.

Raportit ja korvaukset nopeammin

Mobiilikuittien lähetys helpottaa raportointia huomattavasti. Työntekijät voivat ilmoittaa kulunsa heti, jolloin korvauksetkin tulevat nopeammin. Vaivalloisten paperitöiden määrä vähenee, ja kulujen raportointiprosessista tulee yksinkertaisempi.

Basware nimettiin kolmatta kertaa peräjälkeen johtavaksi toimijaksi Gartnerin vuoden 2018 Magic Quadrant for Procure-to-Pay Suites -raportissa

Basware nimettiin kolmatta kertaa peräjälkeen johtavaksi toimijaksi Gartnerin vuoden 2018 Magic Quadrant for Procure-to-Pay Suites -raportissa

Basware nimettiin johtavaksi B2B-sovellusalustaksi vuoden 2017 Forrester Vendor Landscape: B2B Business Networks -raportissa

Basware nimettiin johtavaksi B2B-sovellusalustaksi vuoden 2017 Forrester Vendor Landscape: B2B Business Networks -raportissa

Basware nimettiin johtavaksi toimijaksi vuoden 2018 IDC MarketScape: Worldwide SaaS and Cloud-Enabled Procure-to-Pay Applications -raportissa

Basware nimettiin johtavaksi toimijaksi vuoden 2018 IDC MarketScape: Worldwide SaaS and Cloud-Enabled Procure-to-Pay Applications -raportissa

Ota kaikki irti ominaisuuksista

Helppo käyttää mobiilisti

Matkakulujen loogiseen ja yksinkertaiseen tallentamiseen on olemassa sovellus. Työntekijät voivat ottaa kuvan kustakin kuitista matkapuhelimellaan, ladata sen ja määrittää sitten kululuokan, summan ja muut korvaushakemukseen tarvittavat tiedot. Kuvat voidaan lisätä sovellukseen reaaliaikaisesti, tai niitä voidaan ladata kirjastosta myöhemmin. Kun työntekijä sitten on valmis lähettämään korvaushakemuksen – joko toimistolle palatessaan tai jo matkalla – kulutiedot ovat valmiina. Esimiehet puolestaan voivat hyväksyä raportteja missä ja milloin vain.

Matkakulutapahtumien tuominen

Luottokortti-integraation ansiosta myyjien nimet, lentojen hintatiedot, hotelli- ja autonvuokraustiedot ym. eivät pääse unohtumaan. Kaikkien kulujen seuraaminen on helppoa, eikä puuttuvien tietojen etsimiseen tuhlaannu aikaa.

Hyväksyntäprosessit

Työntekijät voivat lähettää matkasuunnitelmansa, korvaushakemuksensa ja kuittinsa missä ja milloin vain, ja esimiesten on helppo tarkastella ja hyväksyä hakemuksia. Hyväksyntä tapahtuu yhdellä painalluksella mobiililaitteella, joten prosessi on nopea. Näin matkakulut voidaan hyväksyä jo etukäteen, todelliset kulut saadaan tietoon välittömästi ja korvaukset maksetaan nopeammin.