Kaikkien laskujen automatisointi

Kaikkien laskut lähetys, vastaanottaminen ja käsittely on mahdollista sähköisesti ilman manuaalisia prosesseja.

Katso, miten se onnistuu

Laskuautomaatio

Haluatko unohtaa paperilaskut, estää maksujen myöhästelyn ja tehostaa talousosaston toimintaa analytiikan avulla?

Paperipohjaiset, manuaaliset laskujen käsittelyprosessit heikentävät talousosaston toimintatehoa ja vaikeuttavat laskujen maksamista ajallaan. Kun erityyppisiä laskuja käsitellään eri tavoin, prosessi on hajanainen, sekava ja kaikkea muuta kuin läpinäkyvä. Korkeat tapahtumakohtaiset kustannukset, pitkät käsittelyajat ja virheet kiristävät välejä toimittajiin ja hankaloittavat taloustietojen tarkastelua. Taloushallinto on pikaisten parannusten tarpeessa.

 

Pitkät käsittelyajat ja myöhäiset maksut

Kun laskut ovat paperimuodossa ja niitä käsitellään manuaalisesti, käsittelyajat ovat pitkiä ja laskut maksetaan usein myöhässä. Työntekijöiden aika kuluu turhiin tehtäviin, eivätkä he tuota yritykselle strategista arvoa.

Muita asiaan liittyviä ongelmia:

  • toistuvat virheet, jotka aiheuttavat uusia poikkeuksia
  • toimittajien jatkuvat kyselyt maksujen tilasta
  • viivästyskorot ja kireät suhteet toimittajiin 

Korkeat käsittelykustannukset

Laskujen manuaalinen käsittely on tehotonta ja johtaa usein virheisiin. Suurin ongelma on kuitenkin sen kalleus.

Jokainen lasku aiheuttaa tappiota, jos

  • hyväksyntöjen perään täytyy kysellä
  • laskuja vastaavat ostotilaukset, sopimukset ja kuitit etsitään ja laadunvarmistus hoidetaan manuaalisesti
  • toistuvia laskuja käsitellään kuukausittain manuaalisesti

Vajavaiset tiedot ja läpinäkyvyyden puute

Kun prosessit ovat manuaalisia, päätökset joudutaan tekemään arvausten pohjalta. Laskujen heikko laatu ja paperinpyörittely johtavat tietoaukkojen syntymiseen kaikkialla prosessissa. Poikkeusten määrä kasvaa, riskit lisääntyvät ja taloushallinnon prosesseista on vaikea saada kokonaiskuvaa. Tällöin parannuksetkaan eivät ole mahdollisia.

Näiden ongelmien seurauksena

  • johtoporras ei ole tietoinen erääntyneistä laskuista ja talousennusteiden laatiminen on vaikeaa
  • prosessin pullonkauloja on vaikea havaita eikä suuren poikkeusmäärän syitä saada selville
  • KPI-mittareiden ja realististen parannustavoitteiden määrittäminen on lähes mahdotonta, koska tarvittavia tietoja ei ole saatavilla.

Unohda manuaaliset prosessit Baswaren laskuautomaation myötä

Automatisoi kaikentyyppisten laskujen käsittely EDI-laskuista paperilaskuihin. Voit unohtaa manuaaliset prosessit ja luottaa tietojen tarkkuuteen. Taloustietojen analyysien pohjalta voit korjata prosessien pullonkauloja, parantaa toimintatehoa ja laatia tarkempia talousennusteita.

Varaa esittely
Unohda manuaaliset prosessit Baswaren laskuautomaation myötä

"Todellinen laskuautomaatiojärjestelmien Cadillac. Hyvä käyttöliittymä, helppokäyttöinen, pystyy käsittelemään erilaisia poikkeustapauksia ja toimii eri käyttötilanteissa.”

Ryan Martens, Mohawk Medbuy

Mitä Baswaren laskuautomaatioratkaisulla saa?

Suppeammallakin laskuautomaatioratkaisulla yritys saavuttaa aina kustannussäästöjä, mutta Baswaren laskuautomaation monipuoliset ja edistyneet ominaisuudet takaavat kokonaisratkaisun,

Tehokkuutta ja kustannussäästöjä

Koska laskujen käsittely nopeutuu kaikkien laskujen osalta, toimintakustannukset pienenevät ja tuottavuus paranee, paperityöt ja manuaaliset työvaiheet jäävät pois, maksut pystytään maksamaan ajallaan ja viivästyskorot vaihtuvat varhaisen maksajan alennuksiin. Koska laskuautomaatioprosessi ei vaadi manuaalista työtä, talousosasto pystyy keskittymään poikkeustapausten käsittelyyn ja resursseja voidaan vapauttaa myös enemmän lisäarvoa tuottaviin tehtäviin. Virtaviivaista prosessia ja automatisoi 

  • laskujen kierto
  • laskujen tiliöinti
  • reklamaatioiden käsittely
  • laskujen täsmäytys
  • verolainsäädännön vaatimustenmukaisuus eri maiden osalta.

Analytiikkaa ja liiketoimintatietoja

Muuta talousosasto yksiköksi, joka tekee päätökset faktojen pohjalta analytiikan tuottamaa reaaliaikaista tietoa hyödyntäen. Raporttikoosteet auttavat

  • tunnistamaan prosessin pullonkaulat
  • seuraamaan yrityksen suoriutumista menestyviin yrityksiin verrattuna
  • ennakoimaan ja estämään laskujen myöhästymistä
  • määrittämään KPI-mittareita jatkuvaa toiminnan parantamista ja kehityksen seurantaa varten.

Riskien minimoiminen ja vilpin ehkäiseminen

Paperilaskutuksessa näkyvyyden puuttuminen tarkoittaa altistumista riskeille ja petoksille. Baswaren automaatioratkaisuilla voit

  • estää laskujen katoamisen sekä päällekkäiset ja virheelliset maksut

  • varmistaa suojatut hyväksynnät ja auditointikelpoiset tositteet

  • vähentää huijauslaskuja ja estää petoksia

  • varmistaa standardien- ja vaatimustenmukaisuuden

  • pitää budjetit hallinnassa ja estää menoylitykset.

 

Gartner nimesi Baswaren toimijaksi nro 1 vuoden 2016 AP Digital Workspace Critical Capabilities for P2P Suites -raportissaan

Gartner nimesi Baswaren toimijaksi nro 1 vuoden 2016 AP Digital Workspace Critical Capabilities for P2P Suites -raportissaan

Paystreamin vuoden 2016 P2P Navigator -raportissa Baswaren laskutusratkaisu sai arvosanan "very high"

Paystreamin vuoden 2016 P2P Navigator -raportissa Baswaren laskutusratkaisu sai arvosanan "very high"

Spend Matters nimesi Baswaren arvojohtajaksi kaikilla viidellä laskutuksesta maksuun -ratkaisun osa-alueella. Samaan ylsi Baswaren lisäksi vain yksi toimittaja.

Spend Matters nimesi Baswaren arvojohtajaksi kaikilla viidellä laskutuksesta maksuun -ratkaisun osa-alueella. Samaan ylsi Baswaren lisäksi vain yksi toimittaja.

Spend Matters nimesi Baswaren arvojohtajaksi

Kaikki laskut talteen

Saat kaikki laskut laskuautomaatiojärjestelmääsi verkkolaskuina heti ensimmäisestä päivästä alkaen – ilman, että toimittajiesi on muutettava laskujen nykyistä lähetystapaa. Kun toimit Basware Network -verkostossa ja käytössäsi on yli 220 verkkolaskuoperaattorin tuki, toimittajasi voivat edelleen lähettää sinulle laskunsa haluamassaan muodossa (jopa paperisina!) ja Basware muuntaa laskut aidoiksi verkkolaskuiksi automaattisesti. Pystyt siis virtaviivaistamaan yrityksesi koko laskujenkäsittelyprosessin laskujen muodosta riippumatta ja optimoimaan sen tehokkuuden ja tarkkuuden ainutlaatuisella tavalla. Koska prosessi kattaa kaikki laskut sataprosenttisesti, johto ja hankintaosasto saavat täydellisen kuvan yrityksen kuluista, mikä mahdollistaa luotettavat rahavirtaennusteet.​

Lue lisää 100% visibility.

Laskujen automaattinen täsmäytys

Automatisoi täsmäytys käyttämällä täsmäytettävänä tietona esimerkiksi laskutietoa, ostotilausta, vastaanottokuittausta, laatutarkistusta tai sopimusta rivitasolla ja otsikkotasolla. Monisuuntainen täsmäytys sallii myös lisäkustannukset ja vaihteluvälit, joita ostotilauksessa ei ole. Käytä parhaan vastaavuuden tunnistusmenetelmiä tarkempien vastaavuuksien varmistamiseksi otsikkotason laskuissa. Täsmäytys alkaa vakio-ostotilaushaulla, jonka avulla etsitään laskussa viitatut ostotilaukset. Jos hakutulokseksi saadaan ostotilaus tai useita ostotilauksia, järjestelmä etsii laskun loppusumman perusteella ostotilauksen nimikkeet, joissa laskutettava summa on yhtä suuri tai sallitulla vaihteluvälillä. Talousosaston ei tarvitse enää etsiä samoja tietoja manuaalisesti, joten käsittelykustannukset pienenevät merkittävästi.

Kansainvälisten vaatimusten täyttäminen

Voit luottaa siihen, että kaikki laskut ovat maakohtaisten säädösten ja verolainsäädännön vaatimusten mukaisia automaattisesti. Asianmukaiset verokannat noudetaan yrityksen toiminnanohjausjärjestelmässä/laskentajärjestelmässä olevista verotaulukoista tai käyttämällä verotusalan teknologiaratkaisua (esimerkiksi Vertex, Taxware, Avalara tai Sabrix). Verolaskelmat tehdään manuaalisesti tai automaattisesti ja tieto siirretään takaisin toiminnanohjausjärjestelmään asianmukaisella pääkirjatilin osoittavalla merkinnällä varustettuna. Voit jopa erottaa, milloin laskussa oleva verosumma on verovelkaa pienempi ja määrittää tiliöintitiedon erotusta varten, jotta summa tulee maksetuksi asianmukaiselle veroviranomaiselle.

Älykäs tiliöinti

Älykkään tiliöinnin avulla pystytään automatisoimaan myös poikkeusten käsittelyä. Ratkaisussa hyödynnetään tiliöintimallipohjia ja koneoppimista ja niiden avulla analysoidaan järjestelmän aiempia tiliöintitapahtumia. Jos laskussa ei ole tiliöintitietoa, järjestelmä antaa käyttäjälle luotettavan ehdotuksen analyysin perustella.

Lue lisää Smart Coding.

Maksusuunnitelmat

Toistuvien maksujen sekä ostotilauksettomien tai laskuttomien maksujen käsittelyä voidaan nyt automatisoida. Tällaisia maksuja on tyypillisesti esimerkiksi vuokraus- ja siivouskategorioissa. Automaation etuja pystytään laajentamaan toistuviin maksuihin käyttämällä rakennetunnistinta, joka tunnistaa maksusuunnitelmaa vaativat laskut ja ilmoittaa siitä käyttäjälle. Näin manuaalisia työvaiheita jää pois ja prosessi nopeutuu.

Lue lisää Payment Plans.