Keskustelimme Baswaren Olav Maasin kanssa laskuautomaatioteknologian viimeisimmän kehitysaskeleen eli automaattisen laskujenkäsittelyn hyödyistä.
Maksamattomat laskut ovat omiaan lisäämään kaaoksen tunnetta yrityksessä. Monissa yrityksissä laskujen käsittely ja maksaminen on kuitenkin hankalaa. Paperilaskut kulkevat useiden käsien läpi ja edellyttävät hyväksyntää, joten voi olla epäselvää, mitkä laskut on jo maksettu. Tämä johtaa ongelmiin toimittajien kanssa ja kriittisiin virheisiin kirjanpidossa.
Onneksi nykyään on saatavilla tehokkaampia ratkaisuja. Laskuautomaatio on johtava talousteknologia, joka sujuvoittaa ostolaskujen käsittelyä automatisoimalla toistuvia toimenpiteitä. Automatisointiprosessin seuraava kehitysaskel on automaattinen laskujenkäsittely, jonka tavoitteena on eliminoida manuaaliset työvaiheet täysin. Baswaren laskuautomaation johtaja Olav Maas kertoo, miksi automaattinen laskujenkäsittely on erottamaton osa taloushallinnon tulevaisuutta.
Poikkeamien poistaminen
Mitä automaattinen laskujen käsittely tarkalleen ottaen tarkoittaa?
”Laskuautomaatioratkaisujen ensimmäisessä aallossa keskityttiin pääasiassa kysymykseen, miten laskut pitäisi käsitellä. Kyse oli siis lähinnä laskutusprosessin sujuvoittamisesta”, Maas kertoo. ”Automaattisen laskujenkäsittelyn myötä näemme askeleen pidemmälle. Painopiste siirtyykin nyt seuraavaan kysymykseen: miten prosessi voidaan optimoida niin, että kenenkään ei tarvitse edes koskea laskuun?”
Tämän filosofian ansiosta automaattisen laskujenkäsittelyn hyödyt talousosastoille ovat välittömästi nähtävissä.
”Jokainen manuaalinen toimenpide on mahdollinen poikkeama prosessissa. Nämä poikkeamat puolestaan johtavat virheisiin tiedoissa”, Maas sanoo. ”Poistamalla manuaaliset työvaiheet voidaan saada käyttöön enemmän ja parempia tietoja, jotka puolestaan tarjoavat hyödyllisiä tietoja talousstrategian määrittämiseksi. Automaattisen laskujenkäsittelyn avulla voidaan hienosäätää sekä itse prosessia että prosessia ohjaavaa teknologiaa.”
Yhteistyö asiakkaan kanssa
Ei liene yllätys, että automaattinen laskujenkäsittely on keskeinen osa Baswaren ratkaisutarjontaa. Baswaren laskuautomaatioratkaisu koostuu neljästä eri tasosta.
”Ensimmäinen taso sisältää raakatietolähteet, jotka eivät sinänsä kerro mitään konkreettista”, Maas sanoo. ”Näistä tiedoista on siis poimittava oikeat tiedot analysoitavaksi Business Intelligence (BI) -työkaluilla. Tämä tietojen poiminta on yleensä hyvin monimutkaista ja vaatii manuaalista työtä. Ohjelmistomme automatisoi tämän prosessin ja esittää data-analyysin tulokset selkeästi valmiiden KPI-tunnuslukujen muodossa. Monet muutkin ratkaisut pystyvät samaan, mutta me pyrimme tarjoamaan enemmän kuin vain toisen tason dataa – nimittäin puhtaasti visuaalista raportointia. Voit luoda asiakkaille valtavasti lisäarvoa, kun heille paitsi taataan pääsy valmiisiin tietoihin myös kerrotaan, mitä näillä tiedoilla voidaan tehdä. Data-analyysin perusteella tarjoamme asiakkaalle kolmannen tason dataa eli konkreettisia suosituksia prosessien mukauttamiseksi.”
Eikä tässä vielä kaikki. Maas jatkaa:
”Lopuksi voimme käyttää historiatietoja ennakoivan analyysin tekemiseen. Voimme esimerkiksi ennustaa, maksetaanko lasku ajallaan vai ei. Viime kädessä asiakas päättää, mitä näillä tiedoilla tehdään. Näin automaattinen laskujenkäsittely on myös yhteistyötä meidän ja asiakkaan välillä. Annamme asiakkaan käyttöön myös virtuaalisen data-analyytikon. Ratkaisumme kattavat koko data-analyysiprosessin, mikä on markkinoilla melko ainutlaatuista.”
Luottamuksen rakentaminen ihmisen ja koneen välille
Olav Maas haluaa korjata vielä yhden automaatiota koskevan väärinkäsityksen:
”Automaattisen laskujenkäsittelyn perimmäisenä tavoitteena ei ole poistaa ihmisiä prosessista täysin. Itse asiassa asia on juuri päinvastoin – haluamme parantaa ihmisten ja koneiden välistä yhteistyötä. Kun ihmisten ei enää tarvitse koodata laskuja manuaalisesti, he voivat keskittyä tärkeämpiin asioihin: tietojen muuntamiseen konkreettiseksi liiketoiminnaksi sekä toivottujen tulosten saavuttamiseen. Työntekijät pysyvät tyytyväisinä voidessaan keskittyä siihen, missä ovat hyviä.”
Maasin sanat tuovat mieleen, mitä Baswaren Benelux-alueen maajohtaja Dany De Budt on todennut teknologisesta kehityksestä. Hänen mukaansa teknologinen kehitys syntyy ihmisten ja koneiden välisestä vuorovaikutuksesta – ja juuri siitä on kyse myös automaattisessa laskujenkäsittelyssä.
”Toimimme taloussektorilla, jossa asiakkaiden luottamuksen saavuttaminen on ratkaisevan tärkeää. Luottamus ei todellakaan ole itsestäänselvyys: voimme ehdottaa asiakkaalle toimenpiteitä, mutta niiden hyväksyminen on asiakkaasta itsestään kiinni”, Maas muistuttaa. ”Huono analyysi voi tulla yritykselle kalliiksi. Luottamus vahvistuu, kun asiakkaiden annetaan olla vuorovaikutuksessa teknologioiden kanssa. Kun luottamussuhde on luotu, digitalisointia voidaan jatkaa yhdessä asiakkaan kanssa.”
Automaatio on paljon muutakin kuin ihmisten poistamista prosesseista. Sen avulla luodaan pohjaa ihmisen ja koneen väliselle luottamukselle.
Koe laskuautomaation seuraava sukupolvi
Olav Maasin mukaan kosketusvapaa automaatio on olennaisen tärkeää yritysten pitkän aikavälin menestyksen ja kestävän taloudellisen toiminnan kannalta. Kosketusvapaasta automaatiosta lukeminen on kuitenkin aivan toista kuin sen kokeminen. Näe itse, mihin luokkansa paras laskuautomaatio pystyy – katso kolmeminuuttinen videomme tästä. Voit myös ottaa yhteyttä asiantuntijoihimme keskustellaksesi yrityksesi erityistarpeista ja saadaksesi henkilökohtaista neuvontaa.