Kerron tässä blogissa miksi siirryimme käyttämään pilvipohjaista laskuautomaatio ratkaisua ja miten siinä onnistuimme. Luvut kertovat miksi laskuautomaatio on meille niin tärkeää! Teemme noin 400 000 suoraa, eli ostotilauksellista, hankintaa vuodessa 2 000 eri toimittajalta. Sen lisäksi teemme 55 000 epäsuoraa, eli toistuvaa ja kertaluonteista, ostoa 3 500 toimittajalta.
Meillä on Suomen johtavana halpakauppaketjuna 175 myymälää ympäri maata, ja avaamme vuosittain noin viisi uutta Tokmanni-myymälää. Olemme panostaneet vahvasti myös uuden verkkokauppamme kehittämiseen sekä sähköisiin palveluihin. Teimme vuonna 2017 runsaan 796 miljoonan euron liikevaihdon, ja työllistämme lähes 3 300 henkilöä.
Automaatioaste noussut edelleen
Olemme ottaneet isoja kehitysaskelia automaation, eli tilausten ja ostolaskujen täsmäytyksen, nostamisessa. Vuonna 2012 käsittelimme 14 % ostolaskuistamme automaattisesti. Baswaren Invoice Processing (IP) -ohjelmistolla saimme nostettua lukeman suorissa ostoissa 65 prosenttiin. Toimittajien kannustaminen verkkolaskutukseen on tuottanut tulosta, ja kaikista ostolaskuistamme kiitettävät 95 % on tänä päivänä verkkolaskuja.
Pohdimme sitä, miten saisimme hankinnat ja hyväksynnät sujumaan tilauksesta toimitukseen sekä laskujen maksamiseen vieläkin tehokkaammin.
Määritimme tarkasti mitä tarvitsemme uudelta järjestelmältä, ja vaatimuslista sisälsi kymmeniä kohtia. Kartoituksen jälkeen päätimme siirtyä Baswaren pilvipohjaisen Purchase to Pay (P2P) -ohjelmiston käyttöön. Se oli mielestämme nykyaikaisin ja käyttäjäystävällisin vaihtoehto. Selainpohjainen ratkaisu tarjoaa lisäksi uusia työkaluja analytiikkaan ja raportointiin.
Projektin onnistumisen kannalta oli tärkeää, että oikeat ihmiset ovat oikeissa rooleissa. Meiltä oli tässä puolen vuoden projektissa viisi henkilöä mukana ja Baswarelta pääosin kaksi konsulttia sekä yksi projektipäällikkö. Testasimme P2P:n toimivuuden suurillakin massoilla. Työpajoissa saimme tehokkaasti ratkaistua ongelmia. Laskujen tarkastajien määrä kasvoi noin 200 henkilöllä, eli koulutuksiin olisi kannattanut panostaa vieläkin enemmän.
Pääsimme käynnistämään tuotantokäytön etuajassa kesäkuun alkupuolella 2017.
Viimeisen puolen vuoden aikana olemme tehneet kovia tuloksia! Automaatioaste on noussut suorissa ostoissa jo 70 %, ja epäsuorissa ostoissa 30 prosentista 64 %. Tämä on vaatinut systemaattista yhteistyötä toimittajiemme kanssa. Uskon, että pääsemme jatkossa ainakin 80 % tasolle.
Keskittymistä oikeisiin asioihin
Sekin on todettava, ettei IP tarjonnut raportointia käytännössä lainkaan. P2P:n tarjoama raportointi ja analytiikka tukevat tekemistämme ihan eri tavalla sekä tuottavat hyödyllistä informaatiota. Meillä on nyt aiempaa parempi näkyvyys laskuihin, ja voimme seurata automaatioasteen kehittymistä toimittajakohtaisesti. Tunnistamme kehityskohteita aiempaa paremmin. Teemme aktiivista ja jatkuvaa maksusuunnitelmien seurantaa.
Pyrimme vahvistamaan entisestään vahvaa Tokmanni-brändiämme, miellyttävää asiointikokemusta sekä vastuullisuutta. Panostamme myös käyttökatteemme parantamiseen. Voimme keskittyä oikeisiin asioihin prosessien toimiessa jouhevasti. P2P:n kautta kertyvää tietoa käytämme yhä tehokkaammin myös päätöksentekoon ja tavoitteidemme edistämiseen.
Olen tyytyväinen siihen, mitä olemme saaneet aikaan. Hankintapuolen työkaluja hyödynnämme jonkin verran jo epäsuoriin ostoihin, mutta se vaatii edelleen kehittämistä. Uskon P2P:n tarjoavan siihenkin työkaluja, eli ratkaisu kannatti viedä pilveen!
Lue lisää hankinnasta maksuun -ratkaisun viemisestä pilveen