Käytämme evästeitä mahdollisimman turvallisen ja tehokkaan käyttökokemuksen takaamiseksi.

Verkkolaskutuksen tulevaisuus: lisäarvoa tuottava laskuautomaatio

maanantai 10. helmikuuta 2020

5 min lukuaika

Verkkolaskutuksen tulevaisuus: lisäarvoa tuottava laskuautomaatio

Olet varmaan kanssani samaa mieltä siitä, että nykyaikaisen taloushallinnon tavoitteena on suoraviivaistaa toimintaa ja auttaa yritystä käyttämään rahojaan viisaammin. Varmasti olet myös sitä mieltä, että tähän suoraviivaistamiseen sisältyy ostoreskontraprosessi. Visaisempaa onkin selvittää, onko taloushallinnon ammattilaisilla siihen tarvittavat työkalut. Tai mistä heidän pitäisi etsiä apua. Tämä blogikirjoitus yrittää vastata näihin kysymyksiin ja pohtia asiaa laajemminkin.

 

Laskutus – aikojen alusta nykypäivään

Nykyaikaisen taloushallinnon alkuajoista lähtien on etsitty tapoja tehdä asiat älykkäämmin ja tehokkaammin. Siinä missä italialaiset kauppiaat oppivat kahdenkertaisen kirjanpidon intialaisilta kauppakumppaneiltaan, ja Duke Ellington kirjoitti konserttikiertueen aikana käsin yksinkertaisia velkakirjoja, nykyaikaiset verkkolaskut käsitellään monessa yrityksessä automaattisesti. Näissä kaikissa pyritään samaan: yksinkertaistamaan asioita intuitiivisesti.

Kun yritykset eivät enää tiedä, miten prosesseja voisi yksinkertaistaa tai optimoida, on aika pyytää apua asiantuntijoilta.

Mieti seuraavaa kahta ääripäätä. Kerron niiden jälkeen, miten yritykset pääsevät lähemmäksi jälkimmäistä – parempaa ja tehokkaampaa – vaihtoehtoa.

Nykyaikaisen laskutuksen kaksi ääripäätä

Palataan aluksi 1950-luvulle. Kun muutama vuosi sitten kysyimme eräältä asiakkaaltamme mikä heidän automaation lähtötilanne oli, hän pyysi meitä etsimään Internetistä kuvia 50-luvun tyypillisestä toimistosta. Silloin pöydät notkuivat paperipinoja, ja suuri määrä työntekijöitä huhki päivästä toiseen syöttämässä dataa tietokoneisiin. Asiakkaallamme alkutilanne oli samanlainen: paperilaskuja lähetettiin allekirjoitettavaksi eri puolille yli 250 hehtaarin suuruista tehdasaluetta. Tämä on ehkä äärimmäinen esimerkki, mutta valitettavan todellinen.

Toisessa ääripäässä on nykyaikainen yritys – kuten Heineken – joka on automatisoinut 97 % kaikista ostotilaukseen perustuvista laskuistaan. Tai yritys, joka maksaa 93 % laskuistaan ajallaan, ja jonka laskuista 95 % on kytketty tiettyyn ostotilaukseen tai hankintasopimukseen.

Automaation taso erottaa laskutuksen kaksi ääripäätä

Monikansalliset yritykset, joilla on liiketoimintaa useassa eri maassa ja kansainvälinen toimittajaverkosto, joutuvat jatkuvasti täyttämään mitä erilaisimpia liiketoiminnalle asetettuja vaatimuksia. Arvonlisä-, tuote- ja palveluverosäädösten ja muiden paikallisten lakien ja määräyksien lisäksi yrityksien on täytettävä näkyvyyttä, yhdenmukaisuutta ja vertailukelpoisuutta koskevat vaatimukset.

Vaikka pyrkimyksenä onkin yksinkertaistaa ja tehostaa prosesseja globaalilla tasolla, monissa yrityksissä tiedot hautautuvat erilaisiin toiminnanohjausjärjestelmiin tai useisiin hankinta- ja sopimusratkaisuihin. Tietoja ei ole alun perin ajateltu käytettävän tai analysoitavan myöhemmin. Puhumattakaan siitä, että tiedosta voisi tulla tärkeä osa reaaliaikaista päätöksentekoa. Tämä aiheuttaa suuria haasteita tietohallinnalle ja rajoittaa merkittävästi yritysten kykyä toteuttaa laajamittaisia parannuksia.

Onneksi "vanhan maailman" ostoreskontran voi jo tänään muuttaa paperittomaksi ja automaattiseksi prosessiksi, joka tunnistaa ja ratkaisee poikkeustilanteet ja parantaa liiketoiminnan lisäarvoa. Tärkeintä on saada hallintaan ostoreskontran tiedot yhteen eri liiketoiminnoista. Vaikka käytössä olisi useita toiminnanohjausjärjestelmiä ja ostoreskontra- tai hankintaratkaisuja, prosessien lisäksi tarvitaan täydellinen näkyvyys sekä suoriin että epäsuoriin kuluihin.

Aluksi: optimoi ja yhdistä kaikki ostoreskontra- ja kulutiedot

Suoria käyttömenoja hallitaan usein ERP-, MRP- ja Kanban -järjestelmissä. Vaikka ostotilaukset ja laskut olisivat sähköisessä muodossa, automaation taso on saattaa silti olla erittäin alhainen. Pahimmillaan yrityksellä ei ole täyttä näkyvyyttä hankinnasta maksuun -prosessiin, puhumattakaan käyttömenoista.

Ratkaisu tähän ongelmaan on koota kaikki toimittajatieto samaan järjestelmään, kuin myös laskut  - riippumatta siitä missä kustannukset ovat syntyneet. Kaikkien osto- ja hankintaratkaisujen integroiminen yhteen antaa täyden näkyvyyden ostotilauspohjaisten kulujen myös kaikkiin käyttömenoihin: suoriin ja epäsuoriin, ostotilauksellisiin sekä sopimuspohjaisiin kuluihin.

Kun kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa, yrityksen on helpompi päättää, miten ja mitä toimintoja automatisoidaan. Samalla työntekijät vapautuvat todellista lisäarvoa luoviin palveluihin, kuten tietojen analysointiin ja toimittajasuhteiden ylläpitoon.

Seuraavaksi: hyödynnä dataa ongelmanratkaisussa

Hyvän esimerkin tarjoaa Isossa-Britanniassa toimiva vähittäiskauppaketjuasiakkaamme, jonka kanssa olemme tehneet yhteistyötä. Yritys käynnisti neljän kuukauden hankkeen, joka keskittyi vain kahteen KPI-tunnuslukuun: ajantasaisiin maksuihin ja hallinnan alaisiin kuluihin. Hankkeen aikana yrityksen onnistui nelinkertaistamaan sopimuksellisten tilausten osuuden kaikista tilauksista. Ajallaan maksettujen laskujen määrä kasvoi 33 prosenttiyksikköä – yhä useampi toimittaja siis vastaanotti suorituksensa ajallaan. Muistan myös, miten eräs Pohjois-Amerikassa toimiva yritys kykeni lyhentämään laskujen käsittelyaikaa yli 17 päivästä alle kuuteen päivään ja eliminoimaan jatkuvien parannuksien avulla keskimäärin yli kolme tehtävää laskua kohti.

Miten kaikki tämä oli mahdollista? Kulutietojen kokoaminen eri hankintajärjestelmistä yhteen paikkaan ja niiden automaattinen luokittelu paljastaa trendejä ja ongelmien aiheuttajia. Tämä tapahtuu riippumatta siitä, ovatko tiedot peräisin ostotilauksista tai hankintasopimuksista – tai jopa tilauksettomista ja sopimuksettomista kuluista. Yhteen kerätyt tiedot paljastavat hankinta- ja ostoreskontraprosessin heikkouksia, ei ainoastaan harkintojen arvon, mutta myös prosessin tehokkuuden näkökulmasta. Yrityksen kaikilla työntekijöillä on käytettävissään samat tiedot, jotka on suodatettu heidän tehtävänkuviensa mukaan. Koska hankinnan ja ostoreskontran suorituskykymittarit, KPIt, ovat aina ajan tasalla, työntekijät voivat tehostaa laskuautomaation toimintoja. He voivat myös hyödyntää hankintaa koskevia lisätietoja, joihin heillä ei aiemmin ollut pääsyä. Ja mikä tärkeintä, tiedot tarjoavat perustan tuleville parannuksille.

Automaatio vapauttaa aikaa analytiikkaan

Kanadassa toimiva terveydenhoitoalan asiakkaamme Mohawk Medbuy palkittiin paikallisella Analytics Excellence Award -palkinnolla toistuvien raporttien automatisoinnista. Yksittäisten raporttien sijaan yritys keskittyi Baswaren analyytiikkanäkymiin, joiden avulla he pystyivät analysoimaan sidottuja käyttömenoja, ennakoimaan tulevia kuluja sekä seuraamaan myöhästyneitä maksuja ja maksusuunnitelmien noudattamista.

Jotta yritykset voivat jatkossakin tukea inhimillistä pyrkimystä prosessien yksinkertaistamiseen ja tehostamiseen, niiden on investoitava sekä työkaluihin että henkilöstön osaamiseen. Ostoreskontran skaalautuminen ei onnistu pelkästään palkkaamalla lisää työntekijöitä. Yrityksen on tunnistettava entistä parempia toimintatapoja ja sijoitettava automaatioon tehokkuuden ja skaalautuvuuden parantamiseksi. Hyvä esimerkki on Benelux-maissa toimiva asiakkaamme Boels Rental, jonka tavoitteena on käsitellä miljoona laskua vuonna 2025 samalla 25 työntekijän tiimillä, joka nykyään käsittelee n. 250 000 laskua vuodessa. Miten tämä on mahdollista? Lisäämällä automaatiota.

Vuonna 2013 PWC Australia kertoi, että "rahoitustoiminnoilla on yleisesti ongelmia tiedonhallinnassa; vastaajat käyttävät 50 % ajastaan tietojen keruuseen niiden analysoinnin jäädessä vähemmälle huomiolle". Vaikka tämä trendi onkin muuttunut ajan myötä, ostoreskontran täytyy jatkuvasti tehdä uutterammin töitä saadakseen entistä enemmän tietoa yrityksen johdolle liiketoiminnan kehittämistä varten.

Hyödynnä hankinnasta maksuun -ratkaisua käyttömenojen analytiikassa

Menestyvät organisaatiot keskittävät toimittajatiedot, epäsuorat hankinnat, ostolaskujen vastaanoton ja ostoreskontran automaation samaan hankinnasta maksuun -ratkaisuun. Prosessi- ja käyttömenotiedot kerätään analytiikkaa varten useasta toiminnanohjausjärjestelmästä ja kaikista yrityksen käyttämistä hankintaratkaisuista, jotka kattavat koko toimittajaverkoston. Tällainen ratkaisu tarjoaa kattavan käyttömenojen analysoinnin ja tukee täysin paperitonta laskutusta – ja kaikki tapahtuu pilvipalvelussa.

Lisätietoja lisäarvoa tuottavasta laskuautomaatiosta saat lataamalla SSON-raportin. Vaikka raportti on suunnattu jaetuille palvelukeskuksille, sen tiedoista on hyötyä kaikille yrityksille, jotka haluavat parantaa taloustietojen läpinäkyvyyttä ja hallintaa sekä tehostaa verkkolaskutustaan.

Lataa raportti ja lue lisää

The Shared Services and Outsourcing Network (SSON) on verkossa toimiva uutislähde globaaleille yrityspalvelujen johtajille ja yritysjohtajille, jotka hyödyntävät tekniikkaa ja parhaita käytäntöjä toiminnan tehostamiseksi. Sivusto toimittaa alan uusimmat uutiset, ajatusjohtamisen ja analyysit artikkeleiden, webinaarien, white papereiden ja perusteellisten markkinaraporttien avulla.​

Yli 120 000 jäsenellä SSON on maailman suurin ja vakiintunein jaettujen palveluiden ja ulkoistamisen ammattilaisten ryhmä.