Käytämme evästeitä mahdollisimman turvallisen ja tehokkaan käyttökokemuksen takaamiseksi.

Italia siirtyi verkkolaskutukseen: eurooppalaiset yritykset totuttelevat uuteen toimintatapaan

tiistai 15. tammikuuta 2019

5 min lukuaika

Italia siirtyi verkkolaskutukseen: eurooppalaiset yritykset totuttelevat uuteen toimintatapaan

Italia yllätti vuosi sitten paikalliset yritykset ja Euroopan unionin esittelemällä suunnitelmansa veronkierron estämiseksi: verkkolaskutuksesta tulee pakollista yrityksien välisessä laskutuksessa 1. tammikuuta 2019.

Italia esittelee ensimmäisenä Euroopan maana keskitetysti hallitun ja reaaliaikaisesti toimivan verkkolaskutusalustan. Toteutustapa muistuttaa joissain Latinalaisen Amerikan maissa käytössä olevia malleja. Jos haluat lisätietoja Italian verkkolaskutussäädöksistä, lue Baswaren uusin blogi.
 
Italian esiteltyä ideansa oli aluksi epäselvää salliiko Euroopan unioni Italian toimia vastoin laskutusta ja arvonlisäverotusta koskevia EU-direktiivejä. Huhtikuussa 2018 Italia sai kuitenkin luvan toteuttaa hankkeensa Euroopan unionin päätettyä sallia maan poiketa tilapäisesti direktiiveistä.

Pakollinen verkkolaskutus on todellakin käytössä

Moni Italiassa liiketoimintaa harjoittava yritys käytti tilaisuutta hyväkseen ja aloitti liiketoimintaprosessien mukauttamisen ohella verkkolaskutusratkaisujen etsimisen. Kaikissa yrityksissä tilannetta ei kuitenkaan otettu vakavasti, vaan yleisesti uskottiin, etteivät aikataulut pidä ja etteivät Italian viranomaiset aidosti uskoisi yksityisyrityksien kykenevän toteuttamaan muutosta näin lyhyessä ajassa. Yksityisellä sektorilla protestoitiinkin säädöksien voimaantulon tiukkaa aikataulua ja huhut määräajan pidentämisestä alkoivat kiertää.

Määräaika piti

Italian ministerineuvosto julkaisi 15. lokakuuta 2018 lehdistötiedotteen katkaistakseen siivet määräajan pidentämistä koskevilta huhuilta ja vahvistaakseen, että säädökset todellakin astuvat voimaan 1. tammikuuta 2019. Samassa yhteydessä kerrottiin myös tilapäisestä lievennyksestä säännösten rikkomisen seuraamuksiin kuuden kuukauden pituisen suoja-ajan aikana. Uuteen järjestelmään siirtyminen edellytti yrityksiltä nopeita toimenpiteitä, mutta suoja-ajan ansiosta myöhäänkin aloittaneilla yrityksillä on hyvät mahdollisuudet saada tarvittavat ohjeet ja lisätiedot muutosprosessista.

Aivan viime hetkiin saakka on verkkolaskutukseen siirtymisen jo aloittaneita yrityksiä vaivannut epätietoisuus joidenkin säädöksien tarkasta tulkinnasta. Italian viranomaiset ovat julkaisseet lisäohjeita, jotka nopeuttavat verkkolaskutuksen käyttöönottoa muutosprosessia vasta aloittelevissa yrityksissä ja tarjoavat arvokasta lisätietoa myös sähköisessä laskutuksessa pitkälle ehtineille yrityksille.

Onko organisaatiosi valmis muutokseen?

Laskujen lähettämistä koskevat määräykset ovat pitkälti samanlaisia kuin B2G-verkkolaskutuksessa. Laskut lähetetään Italian veroviranomaisten hyväksymän FatturaPA-standardin mukaisessa XML-muodossa. Laskuun liitetään kelvollinen allekirjoitus ja se lähetetään SDI-järjestelmän kautta (Sistema di Interscambio).
 
Italian verkkolaskutussäädökset saattavat aluksi tuntua monimutkaisilta, mutta perusajatus on varsin yksinkertainen. Baswaren kokemuksien mukaan yleisimmät ongelmat liittyvät teknisten ja lakisääteisten vaatimuksien integrointiin asiakkaiden nykyisiin liiketoimintaprosesseihin ja yritysjärjestelmiin. Uusi toimintatapa edellyttää investointeja, mutta tarjoaa myös monia mahdollisuuksia. Yrityksien tulisikin nähdä verkkolaskutukseen siirtyminen pakollisen kuluerän sijaan erinomaisena tilaisuutena sijoittaa laskuautomaatioon.
 
Viranomaiset edellyttävät yhden laskumuodon ja keskitetyn selvitysjärjestelmän käyttöä, joten organisaatioilla on oltava valmiudet tuottaa ja käsitellä laskuja, joiden muoto ja sisältö ovat säädöstenmukaisia. Yhteistyössä kokeneen palveluntarjoajan kanssa tämä onnistuu hyvin. 
 
Laskuautomaatioratkaisun käyttöönoton jälkeen yrityksellä on käytössään koneluettavassa muodossa tärkeitä laskutietoja, joita voidaan hyödyntää tehokkaasti myös liiketoiminnan päätöksenteossa ja strategisten tavoitteiden asettelussa. Prosessiautomaatiosta saatavien hyötyjen lisäksi suuri määrä laskutietoja tarjoaa merkittävää lisäarvoa osto- ja myyntireskontraan.

Viisi vinkkiä Italian (ja muiden maiden) verkkolaskutukseen:

  1. Jos yrityksesi toimii kansainvälisillä markkinoilla, etsi palveluntarjoaja, joka kykenee täyttämään verkkolaskutukselle asetetut vaatimukset useassa eri maassa.

  2. Näe tarvittavat muutokset mahdollisuutena laajentaa laskuautomaatiota ja luoda lisäarvoa organisaatiollesi – ei pelkkänä määräyksien täyttämisenä.

  3. Etsi palveluntarjoaja, jolla on vankkaa teknistä ja oikeudellista osaamista sekä liiketoiminnan tietotaitoa – erityisesti, jos haluat saada kaiken irti verkkolaskutusratkaisustasi.

  4. Muista, että paras ratkaisu ei välttämättä ole nykyisten prosessien kopioiminen uuteen toimintamalliin – hyödynnä tilaisuus tehostaa yrityksesi liiketoimintaa.

  5. Huomioi, että verkkolaskutus vaikuttaa myös muihin prosesseihin, kuten kotimaan laskutukseen, rajat ylittävään kauppaan, arkistointiin, ostoreskontraan, ERP-integrointeihin ja automaatioratkaisun tarjoamien uudenlaisten tietojen käsittelyyn.

Valmistaudu seuraaviin vaiheisiin

Tällä hetkellä käydään kiivasta keskustelua siitä, mikä Euroopan maa seuraa ensimmäisenä Italian esimerkkiä ja esittelee omat verkkolaskutussäädöksensä. Espanja, Kreikka, Portugali ja osa Itä-Euroopan maista on noussut esiin kärkiehdokkaina. Sekä Espanja että Kreikka ovatkin jo julkaisseet suuntaviivoja siitä mihin verkkolaskutusta näissä maissa haluttaisiin viedä.
 
Valmistaudu verkkolaskutuksen yleistymiseen Euroopassa paitsi seuraamalla toimialan johtavia palveluntarjoajia ja asiantuntijoita, myös tutustumalla Euroopan unionin alv-vajetta koskeviin tilastoihin, joista selviää missä maissa on käynnissä hankkeita veronkierron estämiseksi – ja valmisteilla todennäköisesti myös siirtyminen verkkolaskutukseen.

Miten Basware voi auttaa?

Basware on jo jonkin aikaa tukenut Italiassa toimivia asiakkaitaan laskujen lähettämisessä ja vastaanottamisessa. Ensimmäiset verkkolaskuja lähettävät asiakkaat ottivat SDI-järjestelmän (Sistema di Interscambio) käyttöön B2G-laskutuksessa vuonna 2014, ja aiemmin kuluvana vuonna ensimmäiset B2B-asiakkaat öljyn-  ja kaasuntuotantoalalla alkoivat ottaa vastaan verkkolaskuja.
 
Jos yritykselläsi on liiketoimintaa Italiassa ja haluat lisätietoja, ota yhteyttä Baswareen.