Italia on yhtenä verkkolaskutuksen edelläkävijöistä tehnyt verkkolaskutuksesta pakollista viranomaisorganisaatioiden välillä hyvissä ajoin ennen EU-direktiivin voimaantuloa. Julkishallinnossa paperilaskut jäivät historiaan jo 31.3.2015, ja nyt säädöksiä laajennetaan kaikkien yritysten väliseen laskutukseen.
Yrityksillä on ollut 1.1.2017 alkaen mahdollisuus lähettää laskuja sähköisesti virallisen Sistema di Interscambio (SdI) -järjestelmän kautta. Järjestelmän käyttäminen oli vapaaehtoista, ja verokannustimista huolimatta sen käyttöaste jäi pieneksi, joten Italian hallitus päätti tehdä verkkolaskutuksesta pakollista myös yksityisellä sektorilla.
Milloin uudet säädökset astuvat voimaan ja keitä ne koskevat?
-
Kaikki yritysten väliset laskut on lähetettävä sähköisessä muodossa SdI-järjestelmän kautta 1.1.2019 alkaen.
-
Säädökset laajenivat öljyn- ja kaasuntuotantoon 1.7.2018.
-
Uudet säädökset koskevat kaikkia Italiassa rekisteröityjä toimittajia ja palveluntarjoajia, jotka lähettävät laskuja italialaisille asiakkailleen.
Mitä vaatimuksia Italiassa on asetettu verkkolaskujen lähettämiselle yrityksille?
Laskumuotoja ja laskujen lähettämistä koskevat määräykset ovat pitkälti samanlaisia kuin B2G-verkkolaskutuksessa:
Laskut lähetetään Italian viranomaisten hyväksymässä XML-muodossa. Standardi on nimeltään FatturaPA. Myös EU:n viralliset laskumuodot hyväksytään. Laskuun liitetään kelvollinen allekirjoitus ja se lähetetään SdI-järjestelmän kautta, josta laskun lähettäjä saa myös säädöksien mukaiset tilatiedot.
Pieniä laskumääriä käsittelevät pienyritykset voivat lähettää ja hakea tietoja ja asiakirjoja maksutta järjestelmän verkkokäyttöliittymästä. Suuremmat yritykset voivat yhdistää omat ERP-järjestelmänsä suoraan SdI-järjestelmään laskujen ja ilmoituksien automaattista käsittelyä varten.
Italiassa verkkolaskut on arkistoitava digitaalisesti, ja tätä arkistointia koskevat säädökset ovat melko monimutkaisia. Laskuja on säilytettävä 10 vuotta, ja tuona aikana on varmistettava, ettei laskuja voi muuttaa. Arkistoidut laskut järjestetään paketeiksi (pacchetti di archiviazione), joissa täytyy olla aikaleima ja kelvollinen sähköinen allekirjoitus. Arkistointi on tehtävä kolmen kuukauden kuluessa vuosittaisen veroilmoituksen jättöpäivästä.
Arkistointiratkaisujen yhdenmukaisuus Italian lainsäädännön kanssa varmistetaan AgID-sertifioinnilla, joka myönnetään Italiassa sähköiselle arkistoinnille asetetut tekniset, organisatoriset, taloudelliset ja muodolliset vaatimukset täyttäville palveluntarjoajille. Laskujen arkistoinnin osalta Basware tekee jo nyt menestyksekästä yhteistyötä Italiassa paikallisten AgID-sertifioitujen kumppanien kanssa.
Miten verkkolaskutusta koskevat säädökset Italiassa vaikuttavat paikallisiin ja globaaleihin yrityksiin?
Jos globaalilla yrityksellä on asiakkaita Italiassa, sen on noudatettava paikallisia verkkolaskutussäädöksiä. Automatisoitu digitaalinen laskujenkäsittely kuitenkin tarkoittaa lyhyempiä maksuaikoja ja pienempiä riskejä sekä verkkolaskutuksen osuuden kasvua, koska useimmat globaalit yritykset ovat joka tapauksessa pohtineet luopumista manuaalisesta laskujen lähettämisestä – esimerkkinä vaikkapa Toshiba.
Verkkolaskutus säästää aikaa ja rahaa, mutta Italiassa yksi merkittävä lisäetu on, ettei sähköisiä laskuja lähettävän yrityksen enää tarvitse toimittaa Spesometro-raporttia veroviranomaisille. Verkkolaskutuksen läpinäkyvyyden ansiosta veronkierron estämiseen tarkoitettu ja erittäin byrokraattinen Spesometro-raportti ei enää ole tarpeen.
Italian veroviranomaisten edellyttämän oletuslaskumuodon ja Sistema di Interscambio -järjestelmän ansiosta kaikki laskun vastaanottajat ovat samassa järjestelmässä ja käyttävät samaa laskumuotoa. Monet italialaisyritykset käyttävät jo nyt tätä laskumuotoa B2G-sektorin laskutuksessa, joten niille siirtyminen verkkolaskutukseen myös yrityssektorilla sujuu vaivatta.
Miten Basware voi auttaa?
Baswaren ratkaisuista on voinut lähettää SdI-järjestelmän kautta julkishallinnon laskuja vuodesta 2014 lähtien ja vuodesta 2017 alkaen myös yritysten välisiä laskuja. Basware tekee läheistä yhteistyötä italialaisten ja globaalien kumppaniensa kanssa pysyäkseen ajan tasalla Italian viranomaissäädöksien muuttuessa ja varmistaakseen, että Baswaren asiakkaiden verkkolaskutusprosessit säilyvät vaatimustenmukaisina.
Katso myös PayStream Advisors Inc. – Global AP Automation -raportista, miten voit varmistaa verkkolaskutuksen globaalin vaatimustenmukaisuuden.