Etkö ehtinyt Forrester-webinaariimme? Lue kooste sisällöstä ja katso tallenne.

Baswaren webinaarissa oli vieraana Forresterin varajohtaja ja pääanalyytikko Duncan Jones. Hän kertoi seuraavista tutkimustuloksista:

• Tavoitteet ja hankkeet, jotka ovat yhteisiä monille yrityksille tänään

• Miten hankintaprosessin automatisointi vaikuttaa näiden tavoitteiden saavuttamiseen

• Case-kuvauksia tavoista, joilla yritykset hyödyntävät automaatiota.

Mitä yritykset yrittävät saavuttaa tänä päivänä?

Monilla organisaatioilla on useita samankaltaisia tavoitteita prioriteetteina. Niitä voidaan yrittää saavuttaa monilla eri strategioilla, mutta hankintaprosessin automatisoinnilla voi vaikuttaa useisiin niistä kerralla: innovointikyky tehostuu, toiminta on viranomaissäädöksien mukaista ja työntekijöiden sekä liiketoimintakumppanien tyytyväisyys yritykseen kasvaa.

Mikä estää saavuttamasta niitä?

Innovatiiviset yritykset käyttävät automaatiota prosessien virtaviivaistamiseen ja vapauttavat tiimin jäsenten aikaa tärkeämpään työhön. Fakta kuitenkin on, että digitaaliset tuotteet ja palvelut edellyttävät digitaalista ekosysteemiä. Ilman tehokasta automaatiota yrityksesi ei saa kumppaneikseen parhaita toimittajia, koska innovatiiviset toimittajat välttävät vanhanaikaisia liiketoimintaprosesseja. Lisäksi prosessien valvonnasta ei ole hyötyä, jos kollegasi eivät noudata niitä ja tästä saattaa koitua yritykselle vakavia haittoja.
Eli jos hankinnasta maksuun -automaatiosta on saatavissa niin merkittävää hyötyä, miksi useammat organisaatiot eivät ota sitä käyttöönsä? Tässä muutamia syitä.

• Hankinta on investoinneissa matalalla prioriteetilla – Monet organisaatiot eivät kerta kaikkiaan näe automatisoinnin mahdollisuuksia, eikä siihen siksi varata riittävästi budjettia.

• Pirstaleinen tai joustamaton ratkaisu – Kaikki organisaatiot eivät tiedä, miten integroida automaatio osaksi liiketoimintaansa.

• Dataan ei voi luottaa – Monissa organisaatioissa ei ole luotettavia tietolähteitä, sillä tiimin jäsenet eivät käytä tehottomia järjestelmiä ja tietoa ei kerrytetä.

• Operatiiviset tehtävät vievät aikaa – Tämä on kaksiteräinen miekka, sillä hankinnasta maksuun -automaatio vähentäisi juokseviin asioihin kuluvaa aikaa, mutta uuden järjestelmän implementointia lykätään päivittäisiin tehtäviin kuluvan ajan takia. 

Jos olet vastuussa hankkeesta, sinun on vakuutettava muut siitä, että hankinnasta maksuun -automaatiolla saattaa olla avainrooli innovoinnissa. Perustele asiaa seuraavilla näkökulmilla.

1. Läpinäkyvyyden merkitys

Vain läpinäkyvä organisaatio voi toimia täydellä potentiaalillaan. Sokkona toimiminen aiheuttaa hukkakulutusta ja hidastaa yrityksen kehitystä. Tässä muutama asia pohdittavaksi:

• Laskut eivät saa olla yllättäviä haittoja – Organisaation pitäisi tietää paljonko sillä on velkaa reaaliaikaisesti. Kun henkilöstö ohittaa tehottomat hankintaprosessit aikaa säästääkseen, koko organisaatio kärsii. Vaikka yksittäiset kulut olisivatkin pieniä, niistä voi nopeasti muodostua yhdessä suuria summia.

• Tunnista ja hallinnoi paljon rahaa käyttäviä kollegoita – Hankinnan automaatiolla voit nopeasti tunnistaa tiimin jäsenet, jotka kiertävät järjestelmää.

• Reagoi nopeammin yksittäisiin hintamuutoksiin – Kun hinnoittelu muuttuu, organisaation on tiedettävä siitä. Ehkä voit neuvotella, saattaa olla aika etsiä uusi toimittaja tai ehkä on tarve siirtää hinnankorotus edelleen asiakkaillesi.

• Korjaa ongelmaprojektit ennen kuin on myöhäistä – Todellisuus on, että joskus budjetti ylittyy, kun projektiin tulee muutoksia. Mutta kun projektit kasvavat liikaa alkuperäisestä, seuraa ongelmia. Hankintaprosessin automaatiolla voit heti tunnistaa, jos projektista on tulossa ongelma.

Läpinäkyvyyden asiakascase: optinen tekstintunnistus (OCR) aiheutti ongelmia terveydenhuollon palveluntuottajalle

Forresterin tutkimuksessa esiin tuotu terveydenhuollon toimijan esimerkki osoittaa, miksi läpinäkyvyys on niin kriittistä. Yrityksessä hyödynnettiin paljon paperilaskuja, koska sähköinen hankintaprosessi oli vajaakäytössä. Paperilaskujen skannaus oli ulkoistettu, jotta paperilaskut saatiin käsiteltyä sen sijaan, että yritys olisi automatisoinut prosessit hankinnasta maksuun -ratkaisulla. Skannauspalvelun viiveet ja haasteet aiheuttivat viivästyneen näkyvyyden yrityksen menoihin. Johto ei pystynyt reagoimaan ongelmiin nopeasti ja toimittajat joutuivat lähettämään laskuja uudelleen.

 2. Käyttäjien mukaan saaminen

Sähköiseen hankintaan siirtymisestä pitäisi olla yhtä paljon hyötyä sekä organisaatiolle että tiimin jäsenille. Kannustaaksesi ihmisiä käyttämään järjestelmää tee oikealla tavalla toimiminen helpoksi ja väärin toimiminen hankalaksi.

• Ota käyttöön helppokäyttöinen hankintaohjelmisto, joka ei viivästytä tai rajoita työntekoa vaan helpottaa sitä.

• Osoita tarve suojella asiakkaita toimittajariskeiltä ja reaaliaikaiseen näkyvyyteen maksuvelvoitteista.

• Kehitä prosesseja jatkuvasti ja luo kaikkiin hankintoihin ennakkohyväksyntä.

• ”Yllättävistä” laskuista on oltava seuraamuksia.

Moderni hankinnasta maksuun -ohjelmisto poistaa käyttöönoton esteet

Kun vanhat teknologiat olivat usein vaikeakäyttöisiä, nykyaikaisissa hankinnasta maksuun -ohjelmistoissa on sisäänrakennettuna ominaisuuksia, jotka helpottavat käyttäjien omaksumista. Näitä ovat esimerkiksi:

• Toimittajien tuoteluetteloiden lataaminen järjestelmään ja/tai punchout-tuki

• Useiden toimittajien helppo integrointi

• Käyttöliittymät, jotka vähentävät käyttäjien koulutustarvetta

• Älykkäät lomakkeet ja prosessipohjat nopeuttavat käyttöönottoa

• SaaS-alusta tekee ratkaisun muuttamisesta helppoa jatkossa

3. Uudet teknologiat, kuten tekoäly

Eräs käyttöönoton suurimmista esteistä ovat henkilöstön pelot. Tiimin jäsenet uskovat joskus, että automaatio tekee heistä tarpeettomia ja johtaa työpaikkojen menetyksiin. Mutta automaatiota tukevat nousevat teknologiat – erityisesti tekoäly – voivat luoda uusia työpaikkoja. Tekoäly kasvattaa käyttäjien tietoa, työtehoa ja yleistä älykkyyttä tekemällä työntekijöistä arvokkaampia. Tekoäly automatisoi rutiinitehtäviä ja vapauttaa ihmiset tärkeämpiin töihin. Se myös hyödyntää ihmisen luomaa asiantuntijuutta big datan käsittelyyn.
 
Voit myös korvata manuaaliset hyväksynnät automaattisella validoinnilla. Forresterin tutkimuksen mukaan johtajat myönsivät, että he tarkistavat täysin vain alle 10 % maksuista. He luottavat hyväksyntäketjun muiden jäsenten tarkistukseen, joka ei aina toimi, ja he eivät saa riittävää tietoa mobiilisovelluksessa voidakseen tehdä valistuneita päätöksiä. Johtavat voisivat sen sijaan käyttää validointisääntöjä ja poikkeusraportteja korvaamaan manuaaliset hyväksynnät.

Kuinka konsultoiva yhteistyökumppani parantaa hankinnasta maksuun -automaatiota

Kun Duncan Jones oli esitellyt Forresterin löydökset ja suositukset, Basware Networkin kehitysjohtaja Mike Jasper kertoi, miten Baswaren innovaatiot sähköisessä hankinnassa ja laskuautomaatiossa sekä konsultoiva lähestymistapa voivat auttaa asiakkaita saavuttamaan strategiset tavoitteensa. Tässä ovat tärkeimmät opit:

• Konsultoiva yhteistyökumppani mahdollistaa laskujen 100 % sähköisen käsittelyn

​Menetät merkittävää tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä, jos et käsittele kaikkia laskuja sähköisesti. Hankinnasta maksuun -ratkaisusi pitäisi pystyä käsittelemään 100 % laskuistasi – paperiset, sähköiset, EDI/XML, PDF jne. – kattaen suorat, epäsuorat, ostotilausnumerolliset ja ostotilauksettomat kulut.

• Konsultoiva yhteistyökumppani varmistaa käyttöönoton

​Työntekijät siirtyvät käyttämään sähköistä hankintaratkaisua, jos se helpottaa heidän työtään. Kun hyväksynnät eivät enää viivästy ja aikaa säästyy, ostotoiminnot tapahtuvat todennäköisemmin järjestelmässä, eivät sen ulkopuolella. Konsultoiva yhteistyökumppani ymmärtää hankintaprosessin haasteet mutta tietää myös, ettei loppukäyttäjien tarvitse tuntea kaikkia yksityiskohtia, joita tarvittavien tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen liittyy.

• Konsultoiva yhteistyökumppani auttaa saavuttamaan 100 % näkyvyyden kuluihin

​Konsultoiva yhteistyökumppani on globaalin liiketoiminnan asiantuntija – siksi Baswaren hankinnasta maksuun -ratkaisu toimii maailman laajimmassa avoimessa yritysverkostossa. Kun yhteys on kerran muodostettu, voit asioida kaikkien verkostossa olevien yritysten kanssa. Verkosto on yhteydessä myös muihin verkostoihin ja laajentaa ulottuvuuttasi. Verkosto on rakennettu kaikenlaisia toimittajia varten, vaikka toimittaja lähettää sinulle paperilaskuja tai PDF-laskuja sähköpostitse, ne muunnetaan automaattisesti sähköisiksi laskuiksi. Verkossa toimiminen on mutkatonta toimittajille ja kannustaa käyttämään järjestelmää. Loppupelissä saat 100 % näkyvyyden kuluihin, kun yrityksellä on keino seurata kaikkia laskujaan ja henkilöstön hankintoja.

Konsultoiva yhteistyökumppani keskittyy SINUN menestykseesi

Kyse ei ole kuitenkaan vain oikeasta teknologiasta: konsultoivan yhteistyökumppanin tulee olla sitoutunut yrityksesi menestykseen tukemalla muutosjohtamista ja jatkuvaa kehitystä. Baswaren liiketoimintakonsulttitiimi auttaa yrityksiä menestymään ja asettamaan prioriteetteja tekemällä 360 asteen liiketoiminta-arvion, muodostamalla benchmarkin ja yksilöllisen kehittämissuunnitelman, jonka tavoitteena on saavuttaa korkean tason hankinnasta maksuun -maturiteetti. Kun implementoit Baswaren ratkaisun, et hyödy pelkästään uusimman teknologian tarjoamasta ROIsta, vaan pääset työskentelemään kokeneen tiimin kanssa, joka auttaa sinua automaation mahdollisimman tehokkaassa käyttöönotossa.

Kuuntele koko keskustelu: katso webinaaritallenne.

Haluatko saada selville, miten automatisoitu hankintaprosessi ja konsultoiva yhteistyökumppani voivat auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi? Ota yhteyttä Baswareen.

Jaa