Käytämme evästeitä mahdollisimman turvallisen ja tehokkaan käyttökokemuksen takaamiseksi.

Ota nämä 7 asiaa huomioon, kun valitset verkkolaskuratkaisua

tiistai 2. maaliskuuta 2021

5 min lukuaika

Ota nämä 7 asiaa huomioon, kun valitset verkkolaskuratkaisua

Toimittajan huomio: Tämä artikkeli on julkaistu alun perin marraskuussa 2017 ja sitä on sittemmin päivitetty tarkemmaksi ja kattavammaksi. Viimeisin päivitys on tehty lokakuussa 2020.

IOFM:n kyselyn mukaan vain 9 prosenttia talouspäälliköistä kertoo, että heidän osastonsa on täysin automatisoitu. 14 prosenttia talousosastoista käsittelee laskut ja toimittajien maksut täysin manuaalisessa toimintaympäristössä. Miksi? Yksi syy tähän on, että erilaisten ratkaisuvaihtoehtojen määrä voi tuntua ylivoimaiselta. Tässä blogiartikkelissa esittelemmekin 7 keskeistä kriteeriä verkkolaskuratkaisulle.

Tasainen kassavirta on liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta olennaista epävarmoina aikoina. Tässä laskuautomaatio voi olla suureksi avuksi.

Hitaiden, manuaalisten ja paperipohjaisten laskuprosessien muuttaminen sähköisiksi hyödyttää koko ostoreskontraprosessia. Kun laskut lähetetään, käsitellään ja maksetaan sähköisesti, paperia säästyy ja samalla sekä fyysisten asiakirjojen käsittelyn että manuaalisen puuttumisen tarve vähenee. Lisähyötyjä saadaan, kun myös prosessiin liittyvät työnkulut, kuten laskujen ohjaaminen, koodaaminen, täsmäyttäminen ja hyväksyminen, automatisoidaan. Mutta miten tiedät, mikä verkkolaskuratkaisu sopii yrityksellesi parhaiten ja tuottaa parhaat hyödyt?

1. Tutustu verkkolaskuratkaisuihin, joissa sekä laskujen lähettäminen että vastaanottaminen on automatisoitu

Moni ratkaisu tukee joko laskujen lähettämistä tai vastaanottoa (yleisemmin vain lähettämistä), mutta kattava kokonaisratkaisu takaa parhaan tuoton investoinnille ja maksaa itsensä nopeimmin takaisin. Integroitu järjestelmä, jonka kautta voit sekä lähettää että vastaanottaa verkkolaskuja, lisää tehokkuutta ja kustannussäästöjä sekä parantaa skaalautuvuutta.

2. Etsi verkkolaskuratkaisu, joka toimii suuressa avoimessa verkostossa

Avoimen maailmanlaajuisen verkoston ansiosta voit lähettää verkkolaskuja mille tahansa yritykselle ja vastaanottaa niitä miltä tahansa yritykseltä vain yhden yhteyden kautta. Verkoston käytön tulee olla toimittajillesi veloituksetonta, sillä näin he voivat helposti liittyä siihen ja siirtyä lähettämään sinulle laskuja, jotka ratkaisusi sitten muuntaa verkkolaskuiksi. Laaja, tuhansia yrityksiä yhdistävä avoin verkosto on lisäksi helppo tapa tutustua uusiin toimittajiin ja myyjiin.

3. Ota selville, tukeeko verkkolaskuratkaisu KAIKKIA laskumuotoja

Älä vaadi toimittajiasi muuttamaan toimintatapojaan – valitse sen sijaan ratkaisu, joka muuntaa minkä tahansa laskumuodon aidoksi verkkolaskuksi. Varmista, että ratkaisu todella hyväksyy KAIKKI eri laskutyypit (paperiset, sähköiset, EDI/XML- ja PDF-muotoiset laskut jne. sekä suorat, epäsuorat, ostomääräysten alaiset ja ostomääräysten ulkopuoliset kulut) ja muuntaa nämä asiakirjat aidoiksi verkkolaskuiksi (eli laskuiksi, joiden tiedot on jäsennelty koneluettaviksi niin, että ihmisen työpanosta ei tarvita lainkaan).

Varmista, että suuret toimittajat voivat viestiä suosimallaan tavalla (EDI/XML). Auta pienempiä toimittajia sähköistämään toimintaansa ottamalla käyttöön työkalu, jonka avulla toimittajien lähettämät PDF-laskut voidaan muuntaa sähköiseen muotoon (ilman vanhaa tekstintunnistusteknologiaa). Myös asiakkaasi voivat edellyttää laskujen lähettämistä tietyssä muodossa, joten myös tästä syystä tarvitset ratkaisun joka tukee erilaisia laskumuotoja. Kaikkia laskumuotoja tukevan verkkolaskuratkaisun avulla 100 % laskuista voidaan käsitellä järjestelmässä, jolloin laskujen kaikki tiedot saadaan poimittua ja näkyvyys kuluihin paranee.

4. Mieti, tarvitseeko ratkaisun tukea useampia valuuttoja ja globaaleja säädöksiä

Jos yrityksesi toimii eri maissa tai jos ostat kansainvälisiltä toimittajilta, sinun tulee varmistaa, että laskusi noudattavat eri maiden verolainsäädäntöä ja säädöksiä. Valitse verkkolaskuratkaisu, joka varmistaa vaatimustenmukaisuuden automaattisesti.

5. Selvitä, voidaanko verkkolaskuratkaisu integroida saumattomasti olemassa oleviin järjestelmiin

Integrointi useaan toiminnanohjausjärjestelmään voi olla haastavaa, ja monia verkkolaskuratkaisuja ei ole suunniteltu monimutkaisiin toimintaympäristöihin. Jos sinulle on tärkeää, että ratkaisu voidaan integroida tiettyihin järjestelmiin, valitse palveluntarjoaja, joka takaa saumattoman ja turvallisen integroinnin.

6. Tiedustele verkkolaskujen arkistointimahdollisuuksista

On monta hyvää syytä siirtyä paperipohjaisesta laskujen arkistoinnista sähköiseen arkistointiin: laskujen tallentaminen vie vähemmän tilaa ja resursseja, tietoturva paranee ja kaikki laskut ovat välittömästi saatavilla verkon kautta. Useimpien yritysten kohdalla tämä johtaa parempaan tehokkuuteen ja merkittäviin kustannussäästöihin. Globaaleissa yrityksissä sähköinen arkistointi on myös merkittävä vaatimustenmukaisuuden edellytys. Varmista, että oikeat asiakirjat säilytetään riittävän pitkään ja poistetaan, kun niitä ei enää tarvita. Asiakirjojen tulee lisäksi olla löydettävissä nopeasti – tämä tehostaa prosesseja ja helpottaa tilintarkastuksia.

7. Perehdy huolellisesti verkkolaskuratkaisun analyysiominaisuuksiin

Mitä tietoja johtamistiimisi tarvitsee ja missä aikataulussa? Liiketoimintatiedon hallinta (Business Intelligence) on olennainen osa suorituskykyä lisäävää, fiksua päätöksentekoa. Verkkolaskuratkaisun tulee tarjota integroitua analytiikkaa eli aktiivisia tietoja ja graafisia koonteja trendianalyysejä varten sekä syväluotaavia ominaisuuksia, jotka tarjoavat näkyvyyttä aina yksittäiseen maksutapahtumaan asti. Näiden tietojen perusteella voidaan tehdä arvokkaita oivalluksia, joten kannattaa valita riittävän kattavia analyysiominaisuuksia sisältävä verkkolaskuratkaisu.

Kun sinulla on tiettyjä tuottavuustavoitteita, et todellakaan halua tuhlata aikaa ja rahaa verkkolaskuratkaisuun, joka ei loppujen lopuksi edistä tavoitteitasi tai valmista sinua tulevaisuutta varten. Eri ratkaisujen arvioiminen on vaikeaa ja jokaisella yrityksellä on omat, ainutlaatuiset tarpeensa. Nämä seitsemän ominaisuutta tarjoavat kuitenkin katsauksen siitä, mikä ratkaisuissa on olennaista.

Verkkolaskuratkaisun valitseminen – 7 vinkkiä:

  1. Tutustu verkkolaskuratkaisuihin, joissa sekä laskujen lähettäminen että vastaanottaminen on automatisoitu

  2. Etsi verkkolaskuratkaisu, joka toimii suuressa avoimessa verkostossa

  3. Ota selville, tukeeko verkkolaskuratkaisu KAIKKIA laskumuotoja

  4. Mieti, tarvitseeko ratkaisun tukea useampia valuuttoja ja globaaleja säädöksiä

  5. Selvitä, voidaanko verkkolaskuratkaisu integroida saumattomasti olemassa oleviin järjestelmiin

  6. Tiedustele verkkolaskujen arkistointimahdollisuuksista

  7. Perehdy huolellisesti verkkolaskuratkaisun analyysiominaisuuksiin

Lue, miten Baswaren verkkolaskuratkaisu voi auttaa sinun yritystäsi.