Käytämme evästeitä mahdollisimman turvallisen ja tehokkaan käyttökokemuksen takaamiseksi.

Muista nämä 4 asiaa miettiessäsi laskutus- ja hankintaprosessin tehostamista

maanantai 30. joulukuuta 2019

5 min lukuaika

Muista nämä 4 asiaa miettiessäsi laskutus- ja hankintaprosessin tehostamista

Olen hiljattain palannut takaisin Suomeen Baswaren Yhdysvaltojen organisaatiosta. Työskentelin Yhdysvalloissa paikallisten asiakkaiden kanssa puolitoista vuotta. Siellä opin, että etenkin laskuautomaatiossa olemme täällä Suomessa todella paljon edellä muita. Yli 80 prosenttia yrityksistä täällä ottaa vastaan sähköisiä laskuja. Jos olisimme Amerikassa, asia ei todellakaan olisi näin.

Baswaren suomalaisten asiakasyritysten kanssa työskentelystä saatujen kokemusten avulla päästään innovoimaan, miten laskuautomaatiota ja hankintaa kehitetään yhä pidemmälle myös muissa maissa.

Muista nämä neljä pääkohtaa miettiessäsi laskutus- ja hankintaprosessin parantamista ja palvelukeskuksen toiminnan tehostamista:

1. Säilytä realismi muutosjohtamisessa

Moni muutoshanke kompastuu epärealistisiin suunnitelmiin tai odotuksiin. Jos tavoitteet on asetettu liian korkealle, niihin pääseminen on vaikeaa tai jopa mahdotonta. On äärimmäisen tärkeää, että mietitään mikä on oikeasti mahdollista, ja rakennetaan realistinen suunnitelma.

Esimerkiksi eräällä monikansallisella mediatuotantoyhtiöllä on toimintoja ympäri maailmaa ja kymmeniä tuhansia toimittajia 50 eri maassa. Globaalissa toimintaympäristössä on haastavaa saada kaikki toimittajat osaksi heidän prosessiaan.

Kun muutoshanketta lähdetään viemään eteenpäin, on tärkeää totuudenmukaisesti arvioida toimittajien halukkuus muuttaa toimintatapojaan.

Aluksi heidän ajatuksensa oli, että tärkeimmät toimittajat kytketään verkkolaskutuksen kautta prosessiin ja ns. “long tail” -toimittajia pyydetään kirjautumaan portaaliin jossa he voivat syöttää laskunsa. Kun keissiä käytiin läpi heidän kanssaan, ymmärrettiin, että on hyvin epärealistista odottaa koko toimittajien massan 50 eri maasta kirjautuvan heidän järjestelmäänsä. Realistisempi lähestymistapa on antaa toimittajien tehdä mitä he ovat tähänkin asti tehneet, kuten esimerkiksi lähettäneet pdf-laskuja.

Toimittajat voivat halutessaan rekisteröityä mukaan järjestelmään, mutta alkuvaiheessa se ei ole pakollista.

2. Yksi tapa ei sovellu kaikkeen

Ratkaisu pitää valita tarpeen mukaan. “No purchase order, no pay” -toimintatapa ei ole ratkaisu kaikkeen tai joka tilanteessa paras tapa toimia. Jokaiselle kategorialle löytyy luonnollinen tapa hallita spendi proaktiivisesti.

Kaikista mahdollisista hankinnoista ei ole tarpeen lähteä tekemään tilauksia. Payment plan eli maksusuunnitelma on hyvä esimerkki siitä, että laskutus voidaan automatisoida käyttämättä tilauksia.

Kommunikointi toimittajien kanssa on kaiken a ja o, jos heidät halutaan saada omaksumaan uusia toimintaperiaatteita.

3. Teknologia kehittyy nopeammin kuin koskaan

Teknologia kehittyy jatkuvasti, ja uudet innovaatiot mahdollistavat jatkuvan prosessien parantamisen parhaimmillekin organisaatioille. Kannattaa siis pysyä mukana kehityksen kelkassa!

Baswaren pilvestä löytyvät toiminnot tarjoavat mahdollisuuksia asettaa omia tavoitteita korkeammalle.

Benchmark-ominaisuuden avulla voi reaaliajassa seurata, mihin parhaimmat organisaatiot ovat kyenneet. Palvelusta voi aina nähdä, missä keihäänkärki kulujen hallinnassa, automaation tasossa tai verkkolaskutusasteessa menee ja asettaa omat tavoitteet realistiselle tasolle.

4. Hyödynnä dataa

Data on tärkeää ja kaikki hyötyvät siitä. Baswaren palveluun upotettujen self-service -toiminnallisuuksien myötä kaikki data on jokaisen ulottuvilla koko ajan.​

Sataprosenttinen näkyvyys mahdollistaa faktapohjaisen päätöksenteon sekä priorisoinnin.

Raportoinnin pohjaksi voi ottaa jonkin valmiista raporteista ja ryhtyä rakentamaan siitä juuri sopivaa raportointia yrityksen tarpeisiin. Tätä  voitaisiin hyödyntää enemmänkin.

Raportoinnin lisäksi Baswaren työkaluilla tullaan jatkossa tarjoamaan entistä enemmän ennustavaa analytiikkaa ja dataan perustuvia toimintaehdotuksia.

Tänä päivänä pystytään jo kertomaan todennäköisyys sille, että lasku tullaan maksamaan ajoissa. Tällaista ajattelua tullaan viemään pidemmälle: voidaan löytää verkosta toimittajat jotka pystyvät toimittamaan samaa tavaraa halvemmalla ja koneoppimisen avulla kertoa, miten tulisi toimia, jotta prosessit saadaan kehitettyä entistä paremmiksi.