Käytämme evästeitä mahdollisimman turvallisen ja tehokkaan käyttökokemuksen takaamiseksi.

Läpinäkyvä ja joustava hankinta tuo varmuutta ja vastuullisuutta yrityksille

keskiviikko 4. elokuuta 2021

5 min lukuaika

Procurement Post Pandemic What Have we Learned

Baswaren viimeaikaiseen Magic of Transparency -tapahtumaan sisältyi osio, jossa perehdyttiin siihen, miten läpinäkyvyys auttaa selkeyttämään yrityksen toimintaa. Siinä kerroimme, miten P2P-ratkaisun laajentaminen myös hankintaan parantaa yrityksen läpinäkyvyyttä ja hallintaa koko hankinnasta maksuun -prosessin laajuudelta. Tässä blogikirjoituksessa kerromme lisää toimittajahallinnan merkityksestä ja hyödyistä sekä siitä, miten toimittajatiedot voivat auttaa organisaatioita valmistautumaan odottamattomiin tilanteisiin.

 

Viimeisten 18 kuukauden aikana on käynyt selväksi (ei mitenkään yllättäen), että toimitusketjut ovat tiiviisti kytköksissä terveeseen taloustilanteeseen ja normaaleihin toimintaoloihin. Tuote- ja raaka-ainepulat, kuljetuksia hidastavat sulkutoimet rajoilla sekä poikkeuksellisen suuri kysyntä tietyistä tuotteista – pandemian aika ei ole ollut helppoa.

Viivästyksiä, rajoituksia, vakauttamista

Pandemian ensimmäinen aalto vaikutti moneen yritykseen aiheuttaen välittömiä muutoksia organisaatioissa. Toimittajat kärsivät viivästyksistä, vähentyneestä henkilökunnasta ja, mikä pahinta, sulkutoimista. Isossa-Britanniassa kehittyikin nopeasti pula hygieniatuotepakkausten korkeista. Esimerkiksi vartalovoide-, käsisaippua- ja kodin puhdistustuotepakkausten pumppumekanismeista oli pian huutava pula. Mutta miksi? Kysyntä toki kasvoi, kun maailmanlaajuisesti ihmisiä kehotettiin pesemään käsiään useammin, mutta pääasiassa korkkipula johtui siitä, että kaksi suurinta korkkien tuotantolaitosta (toinen Kiinassa ja toinen Pohjois-Italiassa) suljettiin pandemian ensimmäisen aallon yhteydessä ennalta määräämättömäksi ajaksi.

Yritysten oli ryhdyttävä innovoimaan, minkä lisäksi yleistynyt verkko-ostaminen (erityisesti henkilösuojainten ja hygieniatuotteiden osalta) ja etätyöskentely pakottivat yritykset muokkaamaan hankintakäytäntöjään ja toimitusketjujaan, kestävyystavoitteita kuitenkaan unohtamatta.

Miten tuntemattomaan voi valmistautua?

Juuri kun yritykset olivat muokkaamassa hankintaprosessejaan ja saamassa toimitusketjujen häiriöt hallintaansa, Suezin kanavan tukoksen kaltaiset yllättävät tekijät lisäsivät maailmanlaajuista epävarmuutta. Vaikka tilanne saatiin ratkaistua suhteellisen nopeasti, viimeisten 18 kuukauden aikana on käynyt selväksi, että varautuminen ja riskianalyysi ovat ainoa keino valmistautua yllättävien ongelmien varalta.

Tietyt toimialat kärsivät tilanteesta muita enemmän, minkä johdosta monet organisaatiot ovat päätyneet määrittelemään liiketoimintamallinsa uudelleen. Vaikka tunnelin päässä näyttää jo kajastavan valoa, kulunhallinnan parantaminen, toimittajasuhteiden vahvistaminen sekä käytäntöjen ja kestävyyden edistäminen on kertakaikkisen välttämätöntä liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta.

Löytyykö vastaus teknologiasta?

Investoiminen manuaalisia toimintoja sähköistävään teknologiaan voi olla olennainen tapa pienentää toimintamenoja kutistuvien marginaalien ja vähenevien resurssien maailmassa. Tuntemattomaan valmistautuminen ja valmiussuunnitelmien tekeminen voi kuitenkin olla vaikeaa – erityisesti ilman tarvittavaa dataa ja näkyvyyttä. Toimitusketjujen tunteminen läpikotaisin edellyttää, että toimittajien ja jopa alihankkijoiden tiedot kirjataan yrityksen riskiarviointisuunnitelmaan. Kun toimittajakannan tiedot poimitaan kokonaisuudessaan ja keskitetysti, yritys saa täydellisen kuvan riskeistä ja mahdollisuuksista, mikä väistämättä parantaa hallintaa.  

Hankinta osana liiketoiminnan laajempaa suunnittelua

Hankinnasta on tullut yhä olennaisempi osa yritysten liiketoimintastrategiaa, sillä viimeaikaiset muutokset ovat osoittaneet, kuinka tärkeää toimittajien, kulujen ja tapahtumien hallinta on niin yritysmaailmassa kuin sen ulkopuolellakin. Jos luottotoimittajasi toiminta keskeytyy tai viivästyy merkittävästi, miten saat tietää siitä ja miten voit nopeasti löytää sopivan korvaajan? Tämän kaltainen näkyvyys edellyttää järjestelmäintegraatiota, toimintojen sähköistämistä (viimeistään nyt) sekä juuri oikeiden toimittajatietojen poimimista.

Täydellisen näkyvyyden ansiosta organisaatio voi valjastaa tietonsa strategiseen päätöksentekoon. Tarvitsetteko uuden muovintoimittajan? Se onnistuu! Hyvä näkyvyys toimittajakantaan parantaa vaihtoehtojen monipuolisuutta ja lukumäärää. Tietojen ansiosta on myös helpompaa tunnistaa tärkeimmät toimittajat ja eri toimittajiin käytetyt kulut sekä selvittää, ovatko nykyiset sopimusehdot yrityksen kannalta suotuisia. Näiden tietojen avulla voit parantaa ja vahvistaa suhteita sekä uusiin että tärkeimpiin toimittajiisi.

Lisäksi 100 %:n näkyvyys on ensimmäinen askel täydelliseen kulujen hallintaan – jopa yksityiskohtaisella tasolla. Valjastamalla nämä tiedot avuksesi voit vähentää villiä ostamista ja pysyä paremmin selvillä pitkän hännän kuluista. Vaikka nämä kulut yleensä kattavat vain noin 20 prosenttia yrityksen kuluista, suurissa organisaatioissa jo 3 prosentin säästö saattaa parantaa tuloksia merkittävästi. Näiden – puhtaasti yritysdatan perusteella saatujen – marginaalisten säästöjen ansiosta voit alkaa keskittyä yrityksesi hankintastrategioihin sekä miettiä, ovatko toimittajasi sellaisia, joiden kanssa yrityksesi todella haluaa tehdä yhteistyötä.

Hyppää muutoksen kelkkaan

Juuri nyt on entistäkin tärkeämpää käyttää hankinnan häiriöt hyödyksi ja siirtyä sähköisiin prosesseihin. Asiakas- ja toimittajakeskeisen hankinnan merkitys kasvaa edelleen, joten juuri oikeiden toimittajien valitseminen taloudellisen ja poliittisen muutoksen keskellä on elintärkeää.

Parhaiten menestyvät yritykset, jotka edistävät kasvua, oppivat menneestä ja ottavat käyttöön kestävää liiketoimintaa tukevia hankintastrategioita. Hankinnan strateginen arvo jatkaa kasvamistaan, ja onkin välttämätöntä, että yritykset korjaavat painopistettään ja kehittävät tietojensa analysointia.

10 liiketoiminnan kannalta merkittävää hankinnan mittaria

E-kirjassamme 10 Business-Critical Procurement Metrics for the Cost-Conscious CPO käymme läpi hankinnan mittareita ja dataa, joiden avulla voidaan muun muassa analysoida ja ymmärtää tapahtumien nopeutta, standardisoida ostokokemusta sekä varmistaa 100 %:n näkyvyys kuluihin. Lataa e-kirjamme tästä.