Yöntekijöiden hyväksyntä
Tee muutoksen johtamisesta keskeinen osa automaatiostrategiaasi ja varmista, että järjestelmää eniten käyttävät työntekijät pysyvät alusta alkaen tilanteen tasalla.
Älä unohda toimittajia
Aivan yhtä tärkeää kuin saada työntekijöiden hyväksyntä, on muistaa toimittajat ostoreskontran automaatioratkaisua valittaessa. Kaikki tavarantoimittajat eivät ole samanlaisia, joten ratkaisua valitessasi varmista, että ratkaisu vastaa myös moninaisen tavarantoimittajajoukon tarpeisiin.
Työnkulun säännöt
Jos ostolaskuprosessin parissa työskentelee useita työntekijöitä, on tärkeää varmistaa, että käytetään selkeitä työnkulun sääntöjä, joissa määritellään esimerkiksi laskujen hyväksymisajat ja poikkeusten käsittelytavat.
Pidä toimittajan tiedot ajan tasalla
Toimittajien tietojen ajan tasalla pitäminen on olennaisen tärkeää saumattomien ja virheettömien maksujen varmistamiseksi. Oikein olevat tiedot suojaavat yritystäsi myös mahdollisilta huijauksilta.
Seuraa mittareita
Kun seuraat ostoreskontran mittareita, kuten vaikkapa eri muodoissa vastaanotettuja laskuja, keskimääräisiä laskukohtaisia kustannuksia ja laskujen läpimenoaikaa, näet, mitkä prosessit toimivat hyvin ja mitkä vaativat parannuksia.
Ota varmuuskopio
Käyttäessäsi manuaalisia ostolaskuprosesseja, on tärkeää ottaa varmuuskopioita, jotta tärkeät tiedot pysyvät suojattuna. Nykyaikaisissa pilvipohjaisissa ostoreskontraratkaisuissa kaikki tieto on turvassa ja varmuuskopioituu automaattisesti.