In order to provide complete functionality, this web site needs your explicit consent to store browser cookies. If you don't allow cookies, you may not be able to use certain features of the web site including but not limited to: log in, buy products, see personalised content, switch between site cultures. It is recommended that you allow all cookies

Tag automatiseringen et skridt videre med en konsulentpartner

Wednesday, 21 November 2018

5 minute read

Tag automatiseringen et skridt videre med en konsulentpartner

Gik du glip af vores webinar om Forrester? Læs videre for at få et resumé og se on-demand-versionen.

Vi afholdt for nylig et webinar med Duncan Jones, VP, Principal Analyst hos Forrester. Han fremlagde undersøgelsesresultater om:

  • mål og initiativer, som er fælles for mange virksomheder,
  • hvordan indkøbsautomatisering kan påvirke disse mål, og
  • casestudies, der illustrerer, hvordan organisationer implementerer indkøbsautomatisering.

Hvad forsøger virksomheder at opnå i dag?

Mange organisationer har de samme hovedmål. Selvom virksomheder kan bruge flere forskellige strategier til at nå disse mål, kan indkøbsautomatisering påvirke flere af målene samtidig – og forbedre muligheden for innovation, bedre overholdelse af juridiske krav og bedre medarbejder- og samarbejdspartneroplevelser ved interaktion med virksomheden.

Hvad holder dem tilbage?

Innovative virksomheder bruger automatisering til at strømline processer og frigøre teammedlemmer, så de kan fokusere på mere vigtige arbejdsopgaver. Det er et faktum, at digitale produkter og tjenester kræver digitale økosystemer. Uden effektiv automatisering har din virksomhed ikke adgang til de bedste leverandører, da forældede forretningsprocesser afskrækker innovative leverandører. Derudover er kontroller af overholdelse af juridiske krav ineffektive, hvis dine kolleger ignorerer dem, og det kan ende med at udgøre en stor belastning for virksomheden.
 
Men hvis Purchase to Pay-automatisering giver så store fordele, hvorfor implementeres det så ikke i flere organisationer? Det er der forskellige årsager til.

  • Indkøb prioriteres lavt i forbindelse med investeringer – Mange organisationer er slet ikke klar over, hvilket potentiale der er i forbindelse med indkøbsautomatisering, så der tilføres ikke tilstrækkelige midler dertil i budgetterne.
  • Fragmenteret eller ufleksibel virksomhedsløsning – Mange organisationer er ikke sikre på, hvordan de integrerer automatisering i virksomhedens drift.
  • Upålidelige data – Mange organisationer har ikke pålidelige datakilder, fordi teammedlemmer omgår ineffektive systemer, så data ikke arkiveres korrekt.
  • Driftsopgaver tager tid – Dilemma: Purchase to Pay-automatisering kan reducere den tid, der skal bruges på driftsopgaver, men implementeringen af et nyt system udsættes, fordi medarbejderne bruger al deres tid på netop disse driftsopgaver. 

Hvis du har ejerskab over et initiativ, skal du overbevise folk om, hvordan Purchase to Pay-automatisering kan spille en vigtig rolle inden for innovation. Hvis du går i dybden med følgende faktorer, vil du være mere overbevisende.

1.  Vigtigheden af synlighed

Synlighed er essentiel, hvis en organisation skal levere sit ypperste. Hvis man famler sig frem i blinde, holder man organisationen tilbage og spilder dyrebar tid. Overvej følgende:

  • Fakturaer må ikke dukke op som ubetalte overraskelser – Organisationen skal vide nøjagtigt, hvad den skylder væk på et givent tidspunkt. Hvis medarbejderne omgår ineffektive indkøbsprocesser for at spare tid, kommer organisationen til at lide under det. Selvom de enkelte udgiftsposter muligvis er små, kan det sammenlagt hurtigt blive til større beløb.
  • Identificer og administrer ødsle medarbejdere – Med indkøbsautomatisering kan du hurtigt identificere, hvilke teammedlemmer der omgår systemet.
  • Reager hurtigere på ændringer i komponentpriser – Din organisation skal følge med, når priserne ændrer sig. Måske kan du forhandle, måske skal du se dig om efter en anden leverandør, eller måske skal du sende prisstigningen videre til dine kunder.
  • Sløjf problematiske projekter, før det er for sent – Det er en realitet, at projekter af og til overskrider budgettet på grund af forskellige ændringer. Men der opstår problemer, hvis budgettet overskrides for meget. Med indkøbsautomatisering kan du straks registrere det, hvis et projekt bliver til et problem

Casestudie om synlighed: Sundhedsudbyder kæmper med OCR

En sundhedsudbyder, som indgik i Forresters undersøgelse, er et godt eksempel på, hvorfor synlighed er så vigtig. I dette tilfælde brugte organisationen mange papirfakturaer på grund af utilstrækkelig brug af e-indkøb. Organisationen brugte ’outsourcet' fakturascanning til håndtering af disse papirfakturaer i stedet for at automatisere processerne ved hjælp af en Purchase to Pay-løsning. Resultatet var, at problemer på serviceniveau gjorde det svært at se, hvad pengene blev brugt til. Ledere kunne ikke reagere hurtigt nok på problemer, og leverandørerne skulle sende fakturaer flere gange.

 2.  Sådan opnås brugerimplementering

Implementeringen af e-indkøb bør være en win-win for både organisationen og dine teammedlemmer. Du kan tilskynde dine medarbejdere til at bruge systemet ved at gøre det nemt at bruge det og gøre det besværligt ikke at bruge det.

  • Implementer brugervenlig e-indkøbssoftware, som styrker medarbejderne i stedet for at forsinke og begrænse dem.
  • Påvis behovet for at beskytte kunderne mod leverandørrelaterede risici og for umiddelbar synlighed i udeståender.
  • Finjuster hele tiden processer for at muliggøre forhåndsgodkendelse af alle udgifter.
  • Implementer eftervirkninger for fakturaer, der dukker op som en overraskelse

Moderne Purchase to Pay-software letter implementering

Ældre teknologier var ofte vanskelige at bruge, men moderne Purchase to Pay-software har indbyggede funktioner, som tilskynder brugerimplementering. Eksempel:

  • Leverandøroverførsel af kataloger og/eller ’punchout’-support
  • Nem integration med flere forskellige leverandører
  • Brugergrænseflader, som reducerer behovet for slutbrugertræning
  • Smarte formularer og processkabeloner letter implementeringen
  • En SaaS-platform, som gør det nemt at tilpasse implementeringen over tid

3.  Nye teknologier som f.eks. AI

One of the biggest barriers to adoption is fear from employees. Team members sometimes believe that automation will make them obsolete, resulting in the loss of their jobs. But emerging technologies that support automation – specifically AI – have the ability to create more jobs. AI expands users’ knowledge, processing power, and collective intelligence, making them more valuable. It automates repetitive tasks so humans can focus on more important work. It also applies human-generated expertise at scale to big data sets, a valuable task that requires human expertise.

Det er også muligt at erstatte manuel godkendelse med automatisk validering. I henhold til Forresters undersøgelser indrømmer ledere, at de tjekker under 10 % af transaktioner tilstrækkeligt. De sætter deres lid til andre i godkendelseskæden, og det fungerer ikke altid, og de kan ikke få tilstrækkeligt med data i en mobilapp til at træffe velfunderede beslutninger. Ledere kunne i stedet bruge valideringsregler og undtagelsesrapporter til at skære ned på antallet af manuelle godkendelser.

Sådan kan en konsulentpartner forbedre Purchase to Pay-automatisering

Efter at Duncan Jones præsenterede Forresters resultater og anbefalinger, fortalte Mike Jasper, som er Director of Network Development hos Basware, om, hvordan Basware innoverer inden for e-indkøb og kreditorstyring. De bruger en rådgivende tilgang til at hjælpe kunder med at opnå strategiske mål. Her er hovedpunkterne:

1.   En konsulentpartner sikrer 100 % fakturaregistrering
Du mister vigtig effektivitet og synlighed, hvis du ikke behandler alle fakturaer elektronisk. Din Purchase to Pay-løsning kan registrere og behandle 100 % af dine fakturaer – i papirformat, elektronisk format, EDI/XML-format, PDF-format osv. – og dækker dermed direkte, indirekte, PO- og ikke-PO-omkostninger.

2.   En konsulentpartner sikrer 100 % brugerimplementering
Medarbejdere implementerer e-indkøbsløsninger, hvis det gør deres job lettere. Når der ikke er noget, der forsinkes på grund af forsinkede godkendelser, og hvis man kan spare tid, så er folk mindre tilbøjelige til at omgå systemet i forbindelse med indkøb. En konsulentpartner forstår de vanskeligheder, der kan være forbundet med indkøb, men partneren ved også, at brugerne ikke behøver at skulle forstå alle disse detaljer blot for at bestille de varer og tjenester, de skal bruge i deres job.

3.   En konsulentpartner muliggør 100 % synlighed i forbrug
En konsulentpartner sikrer global handel – og derfor fungerer Baswares Purchase to Pay på tværs af verdens største åbne virksomhed. Opret forbindelse én gang, hvorefter du kan handle med alle partnere på netværket. Der kan også oprettes forbindelse til andre netværk, så du kan udvide din rækkevidde. Det er bygget til alle leverandørniveauer, så det er lige meget, om de sender dig papirfakturaer eller PDF-filer via e-mail – alle fakturatyper konverteres automatisk. Processen er problemfri for leverandører på netværket, hvilket tilskynder leverandørimplementering. I sidste ende har du 100 % synlighed i forbrug, da du får overblik over alle fakturaer og medarbejderforbrug.

En konsulentpartner har fokus på DIN succes

Det handler dog ikke kun om den rigtige teknologi. En konsulentpartner hjælper dig med at opnå succes via understøttelse af ændringsstyring og løbende forbedring. Baswares team af virksomhedskonsulenter hjælper virksomheder med at opnå succes og fastlægge prioriteter ved at udføre en 360-graders vurdering samt en benchmarkanalyse og skræddersyet forbedringsplan, så virksomheden kan nå de højeste niveauer af Purchase to Pay-modenhed. Når du implementerer en Basware-løsning, får du ikke kun fordel af det investeringsafkast, du kan opnå via den nyeste teknologi, du kommer også til at arbejde sammen med et erfarent team, som vil hjælpe dig med at implementere automatisering på den mest effektive måde.

Du kan høre hele samtalen ved at se on-demand-webinaret.

Er du klar til at se, hvordan du kan nå dine mål med indkøbsautomatisering og en konsulentpartner? Kontakt Basware.