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10 Punkte, die CIOs über die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung wissen sollten, um Geschäftskontinuität zu sichern

Freitag, 4. September 2020

5 Minuten Lesezeit

10 Punkte, die CIOs über die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung wissen sollten, um Geschäftsk

In Bezug auf die Digitalisierung verschiedenster Unternehmensbereiche hat die Covid-19-Pandemie wie ein Katalysator und Brennglas zugleich gewirkt: In kürzester Zeit musste die IT Fernarbeit für zahlreiche Abteilungen ermöglichen. Dabei sind vor allem die Prozesse negativ aufgefallen, die noch nicht vollständig digital und automatisiert ablaufen.

Denn diese stellten bei dem Versuch, Kernprozesse am Laufen zu halten, die größte Herausforderung für IT- und Fachabteilungen dar. Zu diesen Kernprozessen gehören beispielsweise die Verarbeitung und Zahlung von Rechnungen. In einer Zeit, in der die Sicherung der Liquidität des eigenen Unternehmens, aber auch der gesamten Lieferkette existenziell ist, sind Finanzabteilungen und insbesondere das Accounting wieder in den Fokus gerückt. CIO und CFO sind gemeinsam gefragt, alle papierbasierten Prozesse unter die Lupe zu nehmen und ihre Roadmap zur Digitalisierung neu zu priorisieren.

Folgende 10 Punkte sollten CIOs bei Ihrer Betrachtung berücksichtigen. Sie verdeutlichen, warum sich über 2.500 Kreditorenbuchhaltungen in mehr als 150 Ländern bereits für Basware AP Automation entschieden haben, um Ihre Rechnungsverarbeitung konsequent zu automatisieren.

1) Maximale Automatisierung Ihrer kreditorischen Rechnungsprozesse

Prozessautomatisierung ist und bleibt ein zentrales Thema der CIOs und IT-Leiter. In der Kreditorenbuchhaltung liegt der tatsächliche Automatisierungsgrad aber oftmals weit unter den Erwartungen. Die Gründe dafür sind vielfältig, unter anderem:

  • Papierbasierte Rechnungseingänge erfordern manuelle Scanning-Prozesse

  • OCR-basierte Datenextraktion führt zu manuellen Datenvalidierungen und -korrekturen

  • Fehlende Bestellbezüge verhindern vollautomatisierte Verbuchungen (sogenannte Dunkelbuchungen)

  • Abweichungen zwischen Rechnung und Bestellung führen zu (manuellen) Ausnahmenbehandlungen

  • Fehlende Transparenz über die Prozesse und etwaige Problembereiche verhindern eine Verbesserung der Automatisierungsquoten

Wir haben diese und andere Probleme gelöst. Basware AP Automation ermöglicht maximale Automatisierungsquoten – auch bei hoher Komplexität oder wenn die Voraussetzungen nicht ideal sind, z.B. durch Abweichungen zwischen Rechnung und Bestellung oder fehlenden Bestellbezug.

Unabhängige Marktforscher bestätigen Baswares Marktführerschaft: Im Gartner Magic Quadrant für Purchase-to-Pay-Lösungen ist Basware die am besten bewertete Lösung für „AP Automation & AP Use Cases“ (mehr Details dazu im Gartner 2019 Critical Capabilities Report).

2) „Best of Breed“ statt „All in One“:

Über Jahre hinweg wurden von Anbietern die Vorteile ganzheitlicher Source-to-Pay-Lösungen („All in One“) propagiert, die den gesamten Prozess von der Ausschreibung bis zur Rechnungsverbuchung abdecken. Theoretisch mag das sinnvoll erscheinen, aber in der Realität ist das nicht unbedingt vorteilhaft. Entscheiden sich Unternehmen für eine Gesamtlösung, fallen die Schwachstellen häufig erst während der Implementierung auf: Die Suite deckt nicht alle Funktionalitäten optimal ab oder besteht aus zusammengefügten Einzellösungen für die jeweiligen Teilprozesse, die nicht sehr gut integriert sind. Das kann zu mangelnder Benutzerakzeptanz führen, wodurch sich die Vorteile einer durchgängigen Suite nicht wie erwartet realisieren lassen. Darüber hinaus bieten ERP-basierte Lösungen oder ERP-Add-Ons oftmals nicht die gewünschten Funktionalitäten oder können nicht eingesetzt werden, wenn im Unternehmen mit mehreren ERP-Lösungen gearbeitet wird.

Marktforscher und Analysten empfehlen daher, für jeden Teilbereich des Source-to-Pay-Prozesses die beste verfügbare Lösung („Best of Breed“) auszuwählen und durch intelligente Integrationsmöglichkeiten die Durchgängigkeit des Prozesses sicherzustellen.

Basware AP Automation unterstützt als marktführende Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung sämtliche Anforderungen von Kreditorenbuchhaltungen bereits bei über 2.500 Kunden auf Basis flexibler, moderner Integrationsmöglichkeiten mit z.B. Beschaffungssystemen, ERP-Systemen oder Archiven.

Unter dem Titel „Don’t Assume You Have to Use an S2S Suite to Digitalize Procurement and Sourcing hat Gartner zu diesem Themenfeld umfangreich Stellung bezogen:

For most organizations a single end-to-end suite strategy is not realistic (…) no vendor offers a full source to settle (S2S) suite that is best in class across all modules.

(…)if you have complex invoice management requirements, you might find that many of the P2P suites will struggle to meet your needs.

Application leaders supporting procurement and sourcing should: (…) Support differentiating capabilities by selecting and implementing best-fit solutions to maximize adoption.

Auch Forrester vertritt einen ähnlichen Standpunkt:

While suites may appeal in theory, in practice clients generally don't acquire a full suite at one time and certainly don't implement all modules at once. Vendors have a difficult time keeping all the products in the suite up to par with specialist products.

3) Auf einer Linie mit Ihrer ERP-Strategie:

In der Regel fokussieren sich Unternehmen mit ihrer IT-Strategie auf bestimmte ERP-Anbieter und deren Partner, um die Heterogenität der IT-Landschaft zu reduzieren. Basware berücksichtigt dies und hat dementsprechend strategische Partnerschaften mit großen ERP-Herstellern geschlossen. Dazu zählen unter anderem Oracle, Microsoft und SAP. Dank der Partnerschaft mit SAP sind Baswares Lösungen zum Beispiel im SAP App Center (www.sapappcenter.com) verfügbar. Eine Entscheidung für Basware AP Automation ist somit auch immer eine Entscheidung im Sinne der ERP-Strategie.

4) Integrationstiefe:

Durch die Partnerschaften mit ERP-Herstellern können wir unsere Lösung tief in die ERP-Systeme integrieren. Dabei nutzen wir die vom ERP-Anbieter empfohlenen Integrationsmöglichkeiten und lassen diese zertifizieren. Basware AP Automation ist damit in Bezug auf die Integrationstiefe gleichwertig mit ERP-Add-Ons.

Am Beispiel des Herstellers SAP bedeutet dies konkret:

  • Unsere zertifizierte SAP-Schnittstelle nutzt Standard-SOAP-Schnittstellen für die Kommunikation mit den SAP BAPIs.

  • Die Frequenz, in der Stamm- und Bewegungsdaten ausgetauscht werden, kann kundenindividuell bestimmt werden – je nach Bedarf. Dabei unterstützen wir auch inkrementelle Uploads.

  • Die Sicherheit der Datenübertragung kann z.B. mittels VPN sichergestellt werden. 

SAP bleibt dabei selbstverständlich das führende System. Die Integrationsmöglichkeiten zu SAP nutzen bereits Hunderte von SAP-Kunden von Basware seit vielen Jahren.

5) Weniger Abhängigkeit vom ERP-Hersteller & minimierter Projektumfang bei ERP-Updates

Eine zu große Abhängigkeit von ERP-Anbietern führt CIOs und IT-Leiter schnell in eine strategische Sackgasse. Eine Entkoppelung einzelner Prozesse von der Gesamtheit der über das ERP-System abgewickelten Unternehmensabläufe reduziert diese Abhängigkeit und stärkt Ihre Verhandlungsposition. Darüber hinaus reduzieren Sie die Komplexität von ERP-Projekten wie Upgrades oder Migrationen. Sie beschleunigen diese Projekte und mindern den Aufwand für Ihr ERP-Team signifikant. In Zeiten des Fachkräftemangels ein wesentlicher Faktor.

6) Heterogene ERP-Landschaft? Kein Problem!

Ihr Unternehmen hat durch Fusionen und Übernahmen eine heterogene ERP-Landschaft? Oder ist diese einfach historisch gewachsen und zunehmend komplexer geworden? Eine Vereinheitlichung der ERP-Landschaft zieht sich häufig über viele Jahre hin, ein Ende dieses Prozesses ist vielleicht überhaupt nicht absehbar.  Basware ist sich dessen bewusst und in der Lage multiple ERP-Systeme bzw. gleiche ERP-Systeme mit verschiedenen Versionsständen parallel zu integrieren. Dadurch kann sehr schnell ein einheitlicher Rechnungsverarbeitungsprozess geschaffen werden, unabhängig davon, welches ERP-System in einer bestimmten Geschäftseinheit oder einem Land genutzt wird. So ist Ihr Unternehmen flexibel und zukunftssicher aufgestellt – für den Fall, dass weitere Akquisitionen oder organisatorische Änderungen geplant sind.

7) 100% Transparenz über Ausgaben und Prozesse – in Basware Analytics oder Ihrem BI Tool

Als Business Partner Ihrer Finanzabteilung leisten Sie einen wertvollen Beitrag, indem Sie den Rahmen für einheitliche Rechnungsverarbeitungsprozesse über die Grenzen von einzelnen ERP-Systemen hinweg schaffen. Denn nur unter dieser Voraussetzung kann der nächste Schritt erfolgen: Die Finanzabteilung kann tagesaktuell auf Analysen zu 100% Ihres Beschaffungsvolumens zugreifen. Diese Analysen basieren auf den Rechnungsdaten. Dabei ist es unerheblich, ob die Rechnungen einen Bestellbezug aufweisen oder welchem Land bzw. welcher Geschäftseinheit sie zugeordnet sind. Des Weiteren können Prozesskennzahlen mit einem Klick eingesehen werden: Automatisierungsquote, Prozessengpässe, e-Invoicing-Quote und vieles mehr. Diese Reportings stellen die Basis für kontinuierliche Prozessverbesserungen dar. Sofern gewünscht, können die Reporting-Daten zusätzlich einem vorhandenen BI Tool zur Verfügung gestellt werden, um unternehmenseinheitliche Berichte anzureichern.  

8) Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen – „out of the box“

Wohl jeder CIO oder IT-Leiter macht sich momentan Gedanken darüber, wie er Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzbringend im Unternehmen einsetzen kann. Basware AP Automation hat bereits Elemente aus diesen innovativen Technologien im Standard eingebettet. So werden z.B. mittels Künstlicher Intelligenz und auf Basis historischer Daten Kontierungsempfehlungen für Rechnungen ohne Bestellbezug erstellt. Statt manuell zu kontieren, kann der Vorschlag mit nur einem Mausklick akzeptiert werden.

9) Eine Sorge weniger: Bleiben Sie immer up to date

Basware AP Automation ist eine Cloud-basierte Lösung, die bereits von Hunderten von Kunden genutzt wird.  Die fortlaufende Weiterentwicklung unserer Lösung berücksichtigt sowohl geänderte Rahmenbedingungen (z.B. rechtliche und steuerliche Anpassungen) als auch Anregungen unserer Kunden. Wir setzen diese Änderungen zeitnah um und aktualisieren unsere Lösungen monatlich. Dabei ist keinerlei Mitwirkung des Kunden erforderlich. Sie können also sicher sein, dass Sie mit Basware AP Automation immer eine aktuelle und zeitgemäße Lösung haben – ohne Aufwand auf Ihrer Seite und vollkommen entkoppelt von Update-Zyklen Ihres ERP-Systems.

10) Last but not least: Sie können sich „sicher“ fühlen.

IT-Sicherheit steht seit Jahren ganz oben auf der Agenda eines jeden CIOs bzw. IT-Leiters. Selbstverständlich läuft Basware AP Automation in einem hochsicheren, zertifizierten Rechenzentrum innerhalb der europäischen Union. Die Architektur des Rechenzentrums erlaubt eine maximale Skalierbarkeit, um auch zu Stoßzeiten, zum Beispiel am Monatsende, optimale Antwortzeiten zusichern zu können. Aktuell verarbeiten wir 3,5 Millionen Rechnungen pro Monat mit ständig steigendem Volumen. Gerne stellen wir Ihnen hierzu umfangreiche Dokumentationen zur Verfügung.

Was ist der nächste Schritt?

Wenn auch Sie durch die Erfahrungen in der Pandemiezeit die Prioritäten neu gesetzt haben und die Digitalisierung der Rechnungsprozesse an Dringlichkeit gewonnen hat, unterstützen wir Sie gerne auf Ihrem Weg dorthin. Um einen Termin für eine kostenfreie und unverbindliche Beratung und Prozessanalyse zu vereinbaren, kontaktieren Sie uns einfach