Hilfe, mein Kunde verlangt elektronische Rechnungen von mir! Was habe ich davon?

Mehr und mehr Unternehmen stellen auf elektronische Rechnungsverarbeitung um, für öffentliche Verwaltungen wird dies gemäß einer EU-Richtlinie ab 2018 sogar Pflicht. Als Lieferant kommt man immer häufiger in die Situation, dass Kunden Rechnungen nur noch elektronisch empfangen wollen. Aber was genau sind eigentlich elektronische Rechnungen und wo liegen die Vorteile für Sie als Lieferant, wenn Sie den Wünschen Ihrer Kunden nachkommen?

Eine elektronische Rechnung wird unmittelbar aus dem Abrechnungssystem erzeugt und auf elektronischem Weg direkt an den Empfänger oder an einen Dienstleister gesendet, der dann die weitere Zustellung übernimmt. Die Rechnung besteht aus zwei Komponenten, einem Datensatz, der maschinell auswertbar ist, und einem Bild, das den Datensatz lesbar macht. Das Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen bildet die Grundlage für einen automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozess. Ein einfaches pdf-Dokument als Anhang zu einer E-Mail, das direkt an den Kunden gesendet wird, stellt keine echte elektronische Rechnung dar. Dies kann nicht im System als Datensatz verbucht werden und verlangt den gleichen Bearbeitungsaufwand wie eine Papierrechnung für das Auslesen der Daten bzw. die manuelle Dateneingabe.

So weit, so gut. Doch was habe ich als Lieferant nun davon, meine gewohnten Prozesse umzustellen und in den Versand von elektronischen Rechnungen zu investieren? Sieht man einmal davon ab, dass es generell eine Investition in die Zukunft ist, gibt es einige sehr konkrete Vorteile, von denen Sie sofort profitieren können.

• Die gute Nachricht gleich zuerst: Sie müssen weder Ihre Software noch Hardware ändern, um elektronische Rechnungen versenden zu können. Die Lösungen von Basware können Sie unabhängig von jedem ERP-System einsetzen. Egal welches System Sie nutzen - es muss lediglich ein maschinenlesbares PDF erzeugen und speichern können oder aber ein ganz einfacher Windowsdruck möglich sein (z.B. wenn Sie Rechnungen in Word erstellen). Das macht den Einstieg nicht nur kostengünstig, sondern ist auch einfach und schnell zu implementieren – mehr dazu später.

• Bessere Wettbewerbschancen: Einer der offensichtlichsten Vorteile, wenn Sie den Wünschen Ihrer Kunden nachkommen, ist, dass Sie sich gegenüber anderen Wettbewerbern besser positionieren können. Und das betrifft nicht nur den einen Kunden, der jetzt elektronische Rechnungen von Ihnen verlangt, sondern auch alle anderen, die das eventuell ebenfalls planen. Nun wenden Sie sicher ein, dass der nächste Kunde aber ein anderes Datenformat verlangt – und dann?! Kein Problem. Basware bietet zum Beispiel den Versand von elektronischen Rechnungen über das Basware Network an. Ihre Rechnung wird einfach in das gewünschte Ziel-Format konvertiert, bevor es an den Kunden weitergeleitet wird.

• Hohe Transparenz in der Rechnungsverfolgung: Sie warten auf eine Zahlung und sind es leid, bei Ihrem Kunden nachzufragen, ob er die Rechnung überhaupt erhalten hat? Mit dem Basware Network können Sie jederzeit den Übertragungsstatus einsehen. Sollte die Rechnung Fehler enthalten, werden Sie per E-Mail über den Ablehnungsgrund informiert und können ohne großen Zeitverlust Korrekturen vornehmen. Der Versand elektronischer Rechnungen über unser Netzwerk spart Ihnen das Nachfragen und damit auch eine Menge Zeit.

• Pünktliche Zahlungen: Die Rechnung wird aus Ihrem Datenverarbeitungssystem erzeugt und elektronisch an das Basware Network gesendet. Dort wird sie ggf. konvertiert und an den Kunden weitergeschickt. Dieser kann die elektronischen Rechnungen nun anders als Papierrechnungen nahtlos in seine automatisierte Rechnungsverarbeitung geben. Der gesamte Kontroll-, Genehmigungs-, und Zahlungsprozess wird dadurch beschleunigt. Ebenso entfallen die zeitaufwendige manuelle Erstellung der Rechnung in Ihrem Unternehmen, sowie der langsame Versand per Post. Alles in allem gelangt Ihre Rechnung deutlich schneller an ihr Ziel und zur Zahlung. Und das bedeutet wiederum, Sie haben auch schneller das Geld auf Ihrem Konto.

• Höhere Datengenauigkeit: Wird eine elektronische Rechnung direkt aus Ihrem System erzeugt, umgehen Sie damit Fehler, die bei manueller Erstellung erzeugt werden können und zur Ablehnung der Rechnung durch Ihren Kunden führen. Nicht nur bei Ihnen, auch auf Seiten des Kunden ist der Prozess mit Papierrechnungen wesentlich fehleranfälliger, beispielsweise beim Auslesen der Rechnungsdaten oder beim manuellen Eingeben der Daten. Elektronische Rechnungen können hingegen direkt im Empfänger-System als Datensatz verbucht werden. Weniger Fehlerkorrekturen ersparen Ihnen zusätzliche Schleifen in der Bearbeitung und beschleunigen letztendlich auch die Zahlung.

• Mehr Effizienz in der Rechnungsverarbeitung: Durch weniger manuelle Prozessschritte, schnellere Durchlaufzeiten und geringere Fehleranfälligkeit wird der gesamte Rechnungsverarbeitungsprozess mit dem Versand elektronischer Rechnungen deutlich effizienter. Ein Return on Investment kann je nach Anfangsinvestition und Grad der Automatisierung schon nach wenigen Monaten erreicht werden.

• Umweltfreundlichkeit: Neben all den monetären Vorteilen, die der Versand elektronischer Rechnungen so mit sich bringt, tun Sie ganz nebenbei auch noch etwas für die Umwelt. Sie sparen Papier, belasten die Luft und Ihre Mitarbeiter nicht mit Feinstaub aus den Druckern und verkleinern Ihren CO2-Fußabdruck, wenn Sie die Rechnungen nicht per Flugzeug oder über die Straßen befördern.

Sie sehen nun die Vorteile, die der Versand von elektronischen Rechnungen bietet, sind aber immer noch skeptisch bezüglich der Umsetzung in Ihrem Unternehmen? Ist die Implementierung der Software nicht doch zu aufwendig? Müssen nun alle gewohnten Prozesse umgestellt werden? Und was ist mit den Kosten für den elektronischen Rechnungsversand? Letzteres sollte das kleinste Problem sein. Denn angesichts der bereits beschriebenen Sparmöglichkeiten, fallen die Investitionskosten kaum ins Gewicht. Je nach Unternehmensgröße und Rechnungsvolumen gibt es verschiedene Möglichkeiten für den elektronischen Rechnungsversand. Basware bietet zum Beispiel unterschiedliche Paketlösungen an, die bewährte Praktiken widerspiegeln. Sie sind nicht nur kostengünstig, sondern auch einfach zu implementieren.

Beispielhaft sei hier der Virtual Printer Plus genannt. Dies ist die unkomplizierteste aller Lösungen, die keinerlei Änderung der bestehenden Rechnungsprozesse oder der Software erfordert. Er ist einerseits geeignet für Lieferanten, die nur ein geringes Rechnungsvolumen haben und nicht in der Lage sind, selbst strukturierte Daten zu generieren. Auch für Unternehmen mit großem Rechnungsvolumen kann der Virtual Printer Plus eine sinnvolle Alternative sein, zum Beispiel wenn Sie aufgrund einer Vielzahl von Faktura-Arten den Aufwand für die Erstellung verschiedener strukturierter Datensätze scheuen. Mit Virtual Printer Plus erstellen Sie Ihr Rechnungsdokument wie gewohnt und senden es dann per Druckauftrag an den virtuellen Drucker von Basware. Dafür muss lediglich ein Client auf Ihrem Computer oder Server installiert werden. Basware macht aus dem Dokument dann eine elektronische Rechnung im gewünschten Format und sendet sie über das offene Netzwerk an den Kunden. Einfacher geht’s nicht!