Der Billentis-Report 2017 listet Deutschland als eines der Länder mit einer durchschnittlichen Verbreitung von e-Invoicing auf, während in Märkten wie Lateinamerika papierlose Transaktionen längst zum Standard gehören. Warum hinkt Deutschland so weit hinterher? Die Antwort ist, dass bei uns staatliche Regelungen fehlen. In den meisten lateinamerikanischen Ländern ist e-Invoicing verpflichtend, um Steuerbetrug zu unterbinden. In Deutschland wird ab 2020 lediglich der Versand elektronischer Rechnungen an die öffentliche Verwaltung zur Pflicht werden. Also wie kann es sein, dass ich mich dazu hinreißen lasse, der Papierrechnung das gleiche Schicksal wie dem Fax vorherzusagen? Dafür muss man zunächst verstehen, was eine elektronische Rechnung ist und was nicht.

Wann ist eine e-Rechnung eine echte e-Rechnung?

Bei der Digitalisierung von Papierrechnungen mittels OCR (Optical Character Recognition) wird im Scanprozess zunächst ein Bildformat erzeugt, aus dem dann Rechnungsinformationen durch optische Zeichenerkennung ausgelesen und ins Buchhaltungssystem übertragen werden. In der Folge können die Rechnungen elektronisch weiterverarbeitet werden, was durchaus Einsparungen in Form von Geld und Zeit mit sich bringt. Allerdings entstehen durch das Betreiben einer OCR-Lösung – entweder im Unternehmen selbst oder an einen Dienstleister ausgelagert – neue Kosten. Darüber hinaus ist der OCR-Prozess fehleranfällig und verursacht immerhin 20 – 30% manuelle Ausnahmebehandlungen, was sich wiederum in höheren Prozesskosten niederschlägt.
 
Neben dem Postweg hat mittlerweile der Versand von PDF-Rechnungen per E-Mail deutlich an Beliebtheit gewonnen. Diese Form der elektronischen Rechnungsübermittlung ist insofern vorteilhaft, da dem Lieferanten keine Kosten für Papier und Porto entstehen, die Rechnung schnell beim Empfänger ankommt und dieser eine elektronisch empfangene Rechnung im besten Fall ein wenig zügiger bearbeiten kann als eine, die per Post kommt. Da die versendeten PDFs jedoch in der Regel Bilddateien sind, können sie nicht automatisiert verarbeitet werden. So wundert es nicht, dass die meisten Unternehmen per E-Mail empfangenen Rechnungen ausdrucken und manuell bzw. über den Scanprozess wie oben beschrieben weiterverarbeiten.
 
Die EU Direktive 2014/55.EU definiert eine e-Rechnung als ein Dokument, das in einem strukturierten Datenformat erzeugt, übermittelt und empfangen wurde und somit automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Das trifft weder auf mittels OCR digitalisierte Rechnungen noch auf herkömmliche PDF-Dokumente, die per E-Mail verschickt werden, zu. Denn bei beiden Varianten liegen keine originär elektronischen Rechnungen im strukturierten Datenformat vor. Von den Vorteilen einer echten e-Rechnung kann man auf diese Weisen folglich nicht profitieren.

Ein cleverer Ansatz für mehr echtes e-Invoicing

Jedes Unternehmen sucht nach einem Weg, kostenintensive Prozesse effizienter zu gestalten, also mehr mit weniger zu schaffen. Die Herausforderung bei Rechnungsaustausch und -bearbeitung war bisher, Käufer und Lieferanten dazu zu bringen, an einem Strang zu ziehen. Viele e-Invoicing-Initiativen verschieben einen nicht unerheblichen Teil der Last, also Veränderungen am Prozess und Kosten, zu den Lieferanten. Das ist wahrscheinlich die Hauptursache dafür, dass es mit e-Invoicing in Deutschland noch nicht weit gekommen ist. Die Belastungen auf den Lieferanten abzuwälzen hilft nicht dabei, die Akzeptanz von e-Invoicing voranzutreiben. Allerdings gibt es eine Lösung, welche den Bedürfnissen beider Seiten gerecht wird – und OCR den Garaus machen wird.
 
Ein hoher Prozentsatz der per E-Mail gesendeten Rechnungen wird von einem Buchhaltungssystem erzeugt (Sage, Oracle, Microsoft, SAP, etc.). Diese Systeme erzeugen maschinenlesbare PDF Dokumente. Und das macht den Unterschied. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDFs, die lediglich das Abbild einer Papierrechnung sind, verfügen maschinenlesbare PDFs über im Dokument eingebettete strukturierte Daten. Diese Daten können von Maschinen ausgelesen, den passenden Datenbankfeldern zugeordnet werden (für Kopf- und Positionsdaten) und in eine echte e-Rechnung verwandelt werden.

Ich erspare Ihnen an dieser Stelle detaillierte technische Ausführungen.

Der Punkt ist, dass diese Lösung es dem Lieferanten ermöglicht, genau dasselbe Dokument wie immer zu schicken, ohne seine Abläufe zu ändern oder Servicegebühren zu zahlen.

Innerhalb von Minuten kann die Rechnung dann ohne menschliches Zutun konvertiert, validiert und ins Buchhaltungssystem des Empfängers übertragen werden.
 
Da diese Technologie Käufer und Lieferanten dazu bringt, bei der Umstellung auf e-Invoicing an einem Strang zu ziehen, wage ich es, zu behaupten, OCR wird durch maschinenlesbare PDFs und strukturierte Daten ersetzt. 

Eine Win-Win-Situation für Lieferanten und Käufer

PDF e-Invoicing mag nicht der Königsweg für jeden Lieferanten sein. Aber wenn man seinen Lieferanten mehrere Möglichkeiten anbietet, wie sie ihre Rechnungen elektronisch senden können, wird die Bereitschaft, dies auch zu tun, deutlich steigen. Versetzen Sie sich für einen Moment in die Lage eines Lieferanten:
  1. Mein Kunde verlangt von mir, genau das gleiche Dokument zu senden, das ich ihm bisher auch schon schicke.
  2. Mir entstehen dafür keine zusätzlichen Kosten.
  3. Ich weiß, dass meine Rechnung unmittelbar bearbeitet wird und nicht auf irgendeinem Schreibtisch herumliegt.
  4. Ich kann mich jederzeit in ein Portal einloggen und dort den Bearbeitungsstatus meiner Rechnung verfolgen.
  5. Da ich nun ein Dokument verschicke, das mein Kunde elektronisch verarbeiten kann, kann meine Rechnung schneller bearbeitet werden. Das eröffnet wiederum die Möglichkeit für dynamische Skonti und andere Frühzahlungsprogramme.

Es ist offensichtlich, wie einfach es wird, zu dieser Lösung ja zu sagen. Der Billentis Report 2017 kommt für Lieferanten auf eine Ersparnis von 60 – 80% durch die Verwendung von e-Invoicing.
 
Auf Seiten des Rechnungsempfängers entstehen ebenfalls große Vorteile.

  • Rechnungen gehen seltener verloren, da sie ohne Umwege zur Bearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung landen.
  • Manuelle Dateneingabe und der OCR-Prozess werden überflüssig.
  • Mitarbeiter, die ihren Tag bisher damit verbracht haben, einfache, sich wiederholende Aufgaben zu erledigen, können sich nun strategischen Themen widmen, wie der Beseitigung von Schwachstellen im Prozess oder der Ausgabenanalyse nach Warengruppen.

Und dann gibt es da natürlich noch die Ersparnisse. Rechnungen manuell zu bearbeiten kostet Zeit und Geld. Verschiedene Erhebungen beziffern die Kosten für eine manuelle Verarbeitung auf € 4,50 – 28,- pro Rechnung. Die Spanne ist sehr weit, da es von Unternehmen zu Unternehmen Unterschiede bei der Berechnung gibt, aber so oder so handelt es sich hierbei um einen beträchtlichen Kostenpunkt. Die Vorstellung, diesen auf Cent-Beträge reduzieren zu können, liefert einen großen Anreiz für die Umstellung. (Was es Sie kostest, nichts zu tun, lesen Sie hier). 

Wann kommt das Ende für Papierrechnungen und OCR?

Papierrechnungen und OCR werden vielleicht nicht schon in unmittelbarer Zukunft von der Bildfläche verschwunden sein. In Regionen wie Asia Pacific, die alles andere als ein e-Invoicing-Vorreiter ist, wird OCR sicher noch längere Zeit vorherrschen und Basware wird in diesen Märkten weiterhin mit dem Scannen und Erfassen von Papierrechnungen (Scan & Capture) die Digitalisierung unterstützen. Aber Prozessänderungen und Kosten auf Seiten des Lieferanten zu vermeiden, ist der Schlüssel dazu, den papierbasierten Prozess ganz hinter sich zu lassen. Basware macht das mit seiner PDF e-Invoice-Lösung möglich. Mehr Details erfahren Sie darüber in unserem Datenblatt.

Der Realitätscheck

Dass diese einfache Lösung wie ein Katalysator für e-Invoicing wirkt, haben wir vielfach in Kundenprojekten unter Beweis stellen können. Ein aktuelles Beispiel: Bei einem großen deutschen Automobilhersteller waren die Top-Lieferanten mit hohen Rechnungsvolumina bereits in den elektronischen Datenfluss eingebunden. Ziel unseres Projektes war es daher, die zahlreichen kleinen Lieferanten mit geringen Rechnungsvolumina auf e-Invoicing umzustellen. In nur 6 Monaten konnten über 1.500 Lieferanten angebunden werden, so dass im Rechnungseingang nun monatlich bis zu 70.000 Rechnungen mehr als 100% elektronischer Datensatz automatisiert eingehen - ohne einen aufwändigen Scanprozess zu durchlaufen. Ausschlaggebend für die schnelle Hochlaufkurve war die unkomplizierte Lösung für die Lieferanten, die für diese mit keinerlei Mehrkosten verbunden war.



Nutzen Sie die Gelegenheit eines Beratungsgesprächs, wie Basware auch Sie dabei unterstützen kann, schnell und skalierbar eine große Anzahl Ihrer Lieferanten mittels PDF e-Invoicing in den elektronischen Datentransfer einzubinden – für 100% elektronische Rechnungsdaten im Rechnungseingang. Sprechen Sie mich einfach an:



Autor:
André von de Finn
Sales Director