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Scannen von Eingangsrechnungen – Das sollten Sie beachten

Donnerstag, 20. Oktober 2016

5 Minuten Lesezeit

Scannen von Eingangsrechnungen – Das sollten Sie beachten

Für viele Unternehmen, die einen durchgängig elektronischen Rechnungsverarbeitungsprozess einführen wollen, kann Scan & Capture eine interessante Option für den Rechnungseingang sein.

 

Das Scannen von Papierrechnungen sowie das Erkennen und die Umwandlung der Daten in ein elektronisches Format ermöglichen es, in kürzester Zeit auf 100% elektronische Eingangsrechnungen zu kommen, unabhängig davon, ob Ihre Lieferanten willens und in der Lage sind, ihre Belege elektronisch zu senden. So einfach dieser Weg auch erscheint, sollte man nicht vergessen, wie arbeits- und kostenintensiv Scan & Capture ist. Deswegen gibt es auf dem Weg zum vollständig elektronischen Rechnungseingang auch einiges zu bedenken.

Inhouse oder Dienstleister – das ist hier die Frage

Unternehmen, die sich für Scan & Capture entschieden haben, bieten sich verschiedene Möglichkeiten, dies umzusetzen. Sie können die notwendige Soft- und Hardware anschaffen und alle Schritte des Prozesses – vom Scannen über die Datenerkennung bis hin zur manuellen Fehlerkorrektur – von den eigenen Mitarbeitern erledigen lassen. Oder sie greifen auf einen Dienstleister zurück, der entweder nur die Datenerkennung oder den gesamten Prozess übernimmt.

Insbesondere für die vollständige Auslagerung an einen Scan & Capture-Dienstleister sprechen einige Argumente. Zunächst entfällt die Anschaffung von hochwertigen Scannern und OCR-Software zur Datenerkennung, außerdem die Handhabung der eingehenden Papierrechnungen, wie das Entkuvertieren, Entklammern, Scannen, Validieren und Archivieren.

Für die manuelle Nachbearbeitung, die bei einem solch komplexen Prozess wie der Datenerkennung niemals ganz ausbleibt, muss nicht die wertvolle Arbeitszeit der eigenen Mitarbeiter aufgewendet werden. Um die Kosten niedrig zu halten, glaubt manch ein Unternehmen, diese von fachfremden Aushilfskräften erledigen lassen zu können. Übersehen wird dabei, dass OCR-Programme nach und nach dazulernen und die Eingaben entscheidend dafür sind, ob Dokumente künftig richtig erfasst und verarbeitet werden. Es ist also unerlässlich, an dieser Stelle Mitarbeiter mit entsprechendem Know-How einzusetzen.

Ein weiterer Vorteil davon, den gesamten Scan & Capture-Prozess an einen Dienstleister abzugeben, besteht darin, dass das Unternehmen einen zentralen Eingangskanal für den kompletten Rechnungseingang hat und somit auch nur eine zu wartende Schnittstelle. An den zentralen Rechnungseingang kann sich ein durchgängiger Rechnungsverarbeitungsprozess ohne Medienbrüche anschließen.

Auswahl eines Dienstleisters: Worauf sollte man achten

Bei der Wahl des Anbieters lohnt es sich genau hinzuschauen, da das Leistungsangebot sehr unterschiedlich sein kann. Reine Scan-Dienstleister bieten teilweise wirklich nur das Scannen an, keine Datenerfassung und Validierung. Auf der anderen Seite des Spektrums, gibt es Dienstleister, die Scan & Capture im Rahmen von Lösungen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung und e-Invoicing anbieten. Am Beispiel von Basware möchte ich Ihnen die 3 größten Vorteile aufzeigen, die Sie von der Zusammenarbeit mit einem breiter aufgestellten, auf Finanzprozesse spezialisierten Dienstleister erwarten können:

  1. Scan & Capture-Anbieter bieten in der Regel eine sehr aufwendige „zonale“ Erkennung der Rechnungsdaten. Basware setzt auf eine Freitext-Erkennung in Verbindung mit den Stammdaten des Lieferanten. Somit entfällt der gesamte manuelle Aufwand des Anlernens eines Systems für die Auslesung der Daten. Zudem erkennt Baswares smarte Software automatisch Layout-Wechsel von Lieferantenrechnungen.

  2. Da Basware ein e-Invoicing-Anbieter ist, hält es Lösungen für die unterschiedlichsten Eingangskanäle von Rechnungenbereit. So können beispielsweise PDF-Rechnungen unmittelbar ausgelesen (d.h. der Text wird extrahiert) und in „echte“ elektronische Rechnungen umgewandelt werden. Das ist ein Vorteil gegenüber den meisten Softwarelösungen für Scan-und-Capture, bei denen PDF-Rechnungen wie beim Scannen von Papierrechnungen lediglich mittels OCR, also der Bilderkennung, ausgelesen werden.

  3. Baswares Lösungen sind ERP-unabhängig und können bei Bedarf sogar an mehrere ERP-Systeme angebunden werden. Das bietet wesentliche Vorteile bei Updates des ERP-Systems, Firmenzukäufen oder kompletten Wechsel des ERP-Systems. Die Komplexität von ERP-Projekten wird dadurch signifikant verringert.

Tipps für den Einsatz von Scan & Capture

Mit meinen Erkenntnissen aus zahlreichen Scan & Capture-Projekten möchte ich Ihnen hilfreiche Tipps für den Weg zum vollständig elektronischen Rechnungseingang geben:

  • Am Anfang steht die Prozessdefinition. Um einen durchgängigen Rechnungseingangsprozess zu schaffen, muss klar sein, WO Rechnungen ankommen, WER sie einscannt und mit WELCHEM System dies geschieht.

  • Möchten Sie das Scannen inhouse durchführen, lohnt sich die Investition in professionelle Dokumentenscanner. Finger weg von Multifunktionsgeräten, die „eh da“ sind, denn schlechte Scanqualität führt zu einer schlechten Erkennungsrate und damit zu einem höheren manuellen Aufwand.

  • Stammdaten, Stammdaten und nochmal Stammdaten. Da die mittels OCR erkannten Daten mit den Stammdaten abgeglichen werden, ist deren Qualität ausschlaggebend für die Qualität des Scan & Capture-Ergebnisses und die Menge der manuellen Nachbearbeitungen.

  • Achten Sie darauf, dass Ihr Dienstleister eine smarte Erkennungssoftware nutzt, die nicht für jeden Lieferanten und jede Layoutänderung der Eingangsrechnungen eine Anpassung benötigt. Das wird sehr schnell sehr zeit- und kostenintensiv.

Wie eingangs erwähnt, ist Scan & Capture die schnelle Lösung für einen vollständig elektronischen Rechnungseingang. Langfristig sollte jedoch echtes e-Invoicing Ihr Ziel sein, denn nur so können Sie das aufwändige und fehleranfällige Handling von Papierrechnungen vermeiden – und tun ganz nebenbei der Umwelt was Gutes.

Mit einem Scan & Capture-Anbieter wie Basware haben Sie alle Optionen: zunächst schnell auf einen elektronischen Rechnungseingang umstellen und dann schrittweise Ihre Lieferanten von e-Invoicing überzeugen. In diesem Blog-Beitrag können Sie anhand von 3 Anwendungsfällen aus der Praxis in unterschiedlicher Branchen sehen, wie Eingangsrechnungen aus verschiedenen Eingangskanälen (Papier, PDF, EDI) trotzdem zu einem einheitlichen Rechnungseingang führen können. Wie das in Ihrem konkreten Fall aussehen könnte, bespreche ich gerne persönlich mit Ihnen. Schreiben Sie mich einfach über das Kontaktformular an.

Wie Sie „In 6 Schritten zum E-Invoicing-Erfolg“ kommen, können Sie auch in unserem umfassenden eBook nachlesen.