Bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse ist es wichtig, die Gesamt-Interaktion zwischen dem Kundenunternehmen und seinen Lieferanten im Blick zu behalten. Denn ändert sich der Rechnungseingangsprozess auf der einen Seite, hat das auch Auswirkungen auf den Rechnungsausgangsprozess der Lieferanten.

 

Wollen Sie das vorhandene Einsparpotenzial der elektronischen Rechnung voll auszuschöpfen, sollten Sie das Ziel verfolgen, den Anteil echter elektronischer Rechnungen beim Rechnungseingang zu steigern. Wie Sie es mit Lieferanten-Aktivierung  schaffen, auch bei einer großen Lieferantenzahl möglichst schnell an die 100 Prozent elektronischen Rechnungsempfang zu erreichen, lesen Sie in diesem Beitrag. 

In der Regel läuft erfolgreiche Lieferantenaktivierung nur mit organischem Wachstum ab – das heißt einer nach dem anderen muss für sich überzeugt werden. Eine Aktivierungskampagne hat das Ziel, dieses Wachstum zu beschleunigen. In meinem Webinar „100 Prozent elektronische Rechnungen von allen Lieferanten“ habe ich detailliert erklärt, wie eine Lieferantenaktivierung erfolgreich ablaufen kann. Im Folgenden fasse ich die wichtigsten Punkte daraus für Sie zusammen und zeige, dass die gemeinsame Umstellung auf e-Invoicing kein unlösbares Problem ist.

Für jeden Lieferanten die passende Lösung

Kampagnen zur Lieferantenaktivierung dienen der optimalen Anbindung von Zulieferern an elektronische Bearbeitungsprozesse.

Bevor die eigentliche Aktivierungskampagne beginnen kann, ist es sinnvoll, erst einmal alle Lieferanten genauer unter die Lupe zu nehmen. Das Ziel ist eine Segmentierung des Lieferantenstamms in drei Gruppen.

• Die Gruppe der Tier-1-Lieferanten umfasst die größten und wichtigsten Zulieferer. Sie beherrschen strukturierte  Beschaffungsprozesse, beispielsweise bestellbezogene oder Lieferabruf-bezogene Beschaffung. Sie selbst kennen Ihre wichtigsten Lieferanten möglicherweise sogar persönlich. Allerdings sind unserer Erfahrung nach dennoch nur selten deren E-Mail-Adressen verfügbar. Meist liegen nur die Umsatzsteuer-IDs und Postadressen vor.

• Tier-2-Lieferanten haben eine kleinere Belegmenge, in der Regel mehr als fünf Rechnungen im Monat. Die Beschaffung erfolgt nicht immer strukturiert, es gibt auch zahlreiche Vorgänge ohne Bestellnummer. Selten finden sich bei ihnen im Lieferantenstamm konkrete Ansprechpartner, meist sind nur anonyme Postadressen vorhanden.

• In der Gruppe der Tier-3 finden sich alle anderen Zulieferer, die nur eine Handvoll Rechnungen pro Jahr versenden. Diese können trotz allem 30 bis 40 Prozent des jährlichen Rechnungsvolumens ausmachen.

Das Ergebnis der Segmentierung ist eine Liste aller Lieferanten mit wichtigen Zusatzinformationen, wie das Rechnungsvolumen pro Zeitraum, die Fähigkeit zur strukturierten Beschaffung bzw. bestellungsbezogener Bearbeitung, Frachtrechnungen und so weiter. Je nach Segment müssen wir für jeden Lieferanten eine passende Lösung anbieten können, um sie für eine Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand zu gewinnen. 

Gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg

Wie läuft eine Aktivierungskampagne ab? Neben der Erarbeitung der Projektziele und der erwähnten Segmentierung, ist die Kommunikationsstrategie entscheidend. Dazu wird ein ganzheitlicher Kommunikationsplan erarbeitet mit sämtlichen Anschreiben, E-Mails und Webseiten, die Ihre Lieferanten über das Projekt und die verschiedenen Optionen informieren.

Wesentlich ist zudem, dass Sie intern die Lieferantenaktivierung kommunizieren und organisieren. Sie müssen einen Projektleiter bestimmen und alle relevanten Abteilungen einbinden – also Einkauf, Buchhaltung, IT, Steuern & Recht sowie nicht zuletzt auch das Management. Achten Sie darauf, dass alle Mitarbeiter, die Kontakt zu Lieferanten haben, über das Vorgehen informiert sind.

Auch die Beschaffungsstrategie muss an den Zielen für den elektronischen Rechnungsempfang ausgerichtet werden. So muss es beispielsweise ein gemeinsames Verständnis darüber geben, dass neue Lieferanten nur in den Lieferantenstamm aufgenommen werden, wenn sie sich verpflichten, elektronische Rechnungen zu senden. Im besten Fall werden auch klare Konsequenzen definiert, was passiert, wenn sich Lieferanten nicht dazu bereiterklären.

Bevor es mit der Aktivierung losgeht, überprüfen wir bei Basware noch, welche Ihrer Lieferanten bereits in unserer Datenbank vorhanden sind. Die Abdeckung kann bei bis zu 35 Prozent und mehr liegen. Da in diesem Fall die technische Anbindung bereits erfolgt ist, können diese Lieferanten sofort für Sie freigeschaltet werden und schon sind sie bereit für den Rechnungsaustausch mit Ihnen. Für alle anderen beginnt an diesem Punkt die eigentliche Aktivierungskampagne.

Wie planvolle Lieferantenaktivierung funktioniert

Noch nicht im System erfasste Lieferanten erhalten einen Brief, den Sie als Kunde an alle Lieferanten versenden und in dem Sie das Vorhaben darlegen. Allen Sendungen beigefügt ist ein sogenanntes Lieferanten-Kit, das alle Details aufführt, also zum Beispiel welche Einheiten innerhalb des Konzerns betroffen sind etc. Anschließend geht unser Aktivierungsteam mit den Lieferanten direkt auf Tuchfühlung – und zwar in Wellen von mehreren hundert Unternehmen auf einmal. Stimmt der Geschäftspartner einer Umstellung zu, gilt es zunächst zu klären, welche technologischen Voraussetzungen bestehen.

Je nach Tier-Segment kommen unterschiedliche Möglichkeiten für das e-Invoicing in Frage:

• Für das Tier1-Segment wäre dies in erster Linie B2B-e-Invoicing, auch EDI genannt. Dazu vereinbaren Sie als Kunde mit dem Zulieferer auf Basis einer Guideline ein elektronisches Format und lassen dieses gegebenenfalls bei Basware konvertieren, prüfen und im Zielformat an Sie als Kunden weiterleiten.

• Bei Tier-2-Lieferanten kommt es häufig vor, dass die Umsetzung von EDI-Nachrichten anhand einer Guideline den Lieferanten vor gewisse Hindernisse stellt. Hier bietet sich ein individuelles Dateiformat an – ein gängiges Beispiel wäre ein IDoc aus einem SAP-System. Eine andere gern genutzte Alternative ist das Virtual Printing. Dabei wird aus einem Druckdatenstrom eine PDF-Datei erzeugt, die wiederum Grundlage ist für ein strukturiertes Datenformat mit den gewünschten Kann- und Muss-Felder. Diese Variante ist insbesondere für mittelgroße Lieferanten geeignet, aber durchaus auch für große Rechnungsvolumina. Eine dritte Alternative besteht darin, dass der Lieferant alle Rechnungsdaten per Hand im Basware-Portal eingibt und darüber versendet.

• Bei Tier-3-Lieferanten wird im Regelfall ebenfalls das Portal zum Einsatz kommen oder PDF e-Invoice. Sie können dazu Basware eine E-Mail mit Anhang zukommen lassen, woraus Basware dann einen strukturierten Datensatz erzeugen kann.

Wichtig ist: Kein Segment muss verpflichtend mit einer der Übertragungsvarianten arbeiten, die ich hier genannt habe. Wenn ein Tier-2-Lieferant selbstständig B2B-e-Invoicing betreiben kann, kann er es selbstverständlich gerne nutzen. Solche Angelegenheiten können wir im Laufe der Kampagne im direkten Gespräch oder in Workshops für Sie klären, die wir mit den für Sie wichtigsten Lieferanten durchführen. Anschließend implementieren wir das System und führen die Test- und Setup-Phase mit ersten Testbelegen durch. Nach erfolgreichem GoLive ist der Lieferant dann in der Lage, Ihnen elektronische Rechnungen zu senden.

Wenn alle Stricke reißen

Leider zeigen sich allerdings nicht alle Lieferanten auf Anhieb kooperativ. Sehr häufig wird das erste Anschreiben einfach ignoriert. Nach Ablauf einer gewissen Frist, in der Regel nach zwei bis drei Monaten, verschicken wir daher eine erste Erinnerung und versuchen eine erneute Kontaktaufnahme. Scheitert auch diese, folgt die erste Mahnung mit deutlicheren Worten. Im Ernstfall kann es eskalieren bis zur Androhung von finanziellen Konsequenzen, falls Sie es wünschen.

Während der ganzen Aktivierungskampagne erstatten wir Ihnen regelmäßig Bericht darüber, wie viele Lieferanten bereits der Umstellung zugestimmt haben und welche Geschäftspartner kontaktiert wurden. Jeder Kontaktversuch ist in einer Datenbank nachvollziehbar, die auch für die Lieferanten einsehbar ist. Wollen Sie mit Konsequenzen drohen, haben Sie damit auch den Nachweis der wiederholten Kontaktaufnahme und somit eine bessere Verhandlungsposition.

Die Erfolgsquote ist hoch

Je nach Anzahl der Lieferanten, kann der ganze Ablauf mehrere Monate bis zu einem Jahr dauern, in einigen Fällen auch länger. Die Erfahrung zeigt, dass wir im Rahmen der Lieferantenaktivierung selbst ohne „Zwangsmaßnahmen“ innerhalb eines Zeitraums von nicht einmal einem Jahr mindestens 50 Prozent aller Zulieferer eines Unternehmens zur Teilnahme bewegen können. Ziehen Sie die Zügel an und drohen Sie mit Konsequenzen, sind in einem ähnlichen Zeitraum auch Werte von mehr als zwei Dritteln möglich – langfristig gar 80 bis 85 Prozent. Eine Kampagne zur Lieferantenaktivierung erzielt also so gut wie immer sehr gute Ergebnisse.

Mehr über die Einführung der elektronischen Rechnung im Rechnungseingang sowie konkrete Einsatzbeispiele erfahren Sie in der Webinar-Aufnahme „Durchgängig elektronische Rechnungsverarbeitung bei unterschiedlichen Eingangsformaten und -kanälen“.

Wenn Sie konkrete Fragen zum Thema Lieferantenaktivierung haben, sprechen Sie mich einfach über unser Kontaktformular an.
 

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