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Vier Schritte zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Montag, 19. Oktober 2015

5 Minuten Lesezeit

Vier Schritte zur Automatisierung der  Kreditorenbuchhaltung

Laut einer aktuellen Studie des Marktforschungsinstituts Crisp Research ist nur jeder zwölfte deutsche Entscheidungsträger gewappnet für die Digitalisierung seines Unternehmens. Der Wirtschaftsjournalist Michael Kroker überspitzt es und bezeichnet Deutschland in seinem Blog gar als „Digital Loser“. Das klingt beleidigend, trifft aber den Kern: Wer die Digitalisierung verschläft, bleibt auf der Strecke.

 

Digitalisierung steigert in jedem Teil eines Unternehmens die Effizienz und senkt Kosten. Davon bleibt die Buchhaltung nicht ausgenommen. Erfolgreiche Firmen verstehen es, neue Technologien richtig und konsequent einzuführen und zu nutzen, und das hebt sie von der Masse ab. Sie wissen, dass Technologien wie Zahnräder in einem Getriebe ineinandergreifen müssen, um wirklich messbaren Mehrwert zu generieren.

Ein ganzheitlicher Ansatz für den vollen Erfolg

In Bezug auf die Kreditorenbuchhaltung bedeutet dies: Die Zahl der bearbeiteten Rechnungen in einem bestimmten Zeitraum muss steigen, der Zeitaufwand und die nötigen Kosten dagegen sinken. Mit manuellen Prozessen ist dies nicht möglich. Eine vollständige Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann das leisten – aber sie funktioniert nur, wenn ein ganzheitlicher Ansatz vorliegt, der Mitarbeiter, Prozesse und Strategien mit einbezieht.

Das Resultat: Alle Prozesse greifen automatisiert ineinander, der Datenaustausch erfolgt vollständig elektronisch. Damit sind alle Vorgänge nachvollziehbar. Folglich können Verantwortliche alle wichtigen Kennzahlen erfassen – und (nur) was man messen kann, lässt sich auch gezielt verbessern. Generell hat dabei jeder Finanzleiter vier große Schritte auf dem Weg zur Modernisierung der Kreditorenbuchhaltung zu beachten:
 

1. Prüfen Sie Ihren aktuellen Prozess

Um zu wissen, was Sie an den aktuellen Prozessen verbessern können, müssen Sie sie genau kennen – vor allem die bestehenden Probleme. Wo liegen Engpässe, was verursacht sie? Antworten auf diese Fragen zu finden ist kein Selbstzweck. Sie dienen der Zielfindung. Bevor Sie eine Neustrukturierung angehen, sollten Sie sich im Klaren darüber sein, was Sie damit erreichen möchten.

  • Welche Ziele wollen Sie mit der Rechnungsautomatisierung erreichen?

  • Stehen sie im Einklang mit der Unternehmensstrategie?

  • Woran messen Sie, dass das Projekt erfolgreich war?

  • In welchem Zeitraum wollen Sie Ihre Ziele erreichen?


Seien Sie sich darüber hinaus bewusst: Es geht nicht darum, den bisherigen Prozess 1:1 nachzubilden und alle manuellen Vorgänge zu automatisieren. Der gesamte Ablauf von A bis Z muss auf den Prüfstand und, soweit es nötig ist, neu gestaltet werden. Wenn dieses Vorhaben abgeschlossen ist und alle Ziele feststehen und genehmigt wurden, vollziehen Sie den tatsächlichen Umstieg – und zwar ohne auf andere Abteilungen zu warten. Denn nach unserer Erfahrung wirkt eine solche Vorreiterrolle beispielhaft und bewegt andere Unternehmensbereiche dazu, nachzuziehen.
 

2. Was Sie beim Auswahlprozess bedenken sollten 

Die gute Nachricht: Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Unternehmen, die bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erfolgreich waren, haben sich meist an Best Practices orientiert, die sich bereits in unterschiedlichen Branchen bewährt haben. Dabei gibt es ein paar wesentliche Punkte, die Sie in Ihre Überlegungen einbeziehen sollten:

  • Eine Investition in eine Software zur Rechnungsautomatisierung muss natürlich auch einer ROI-Kalkulation standhalten. Um nach der Implementierung nachprüfen zu können, ob die Einsparungen und Prozess-Optimierungen tatsächlich stattgefunden haben, muss die Lösung über entsprechende Analyse-Möglichkeiten verfügen. Diese Analysen sollten Kennzahlen wie z.B. die Bearbeitungszeit pro Rechnung, die Automatisierungsquote oder die Quote der elektronischen Rechnungen beinhalten. Nur so gelingt der „Vorher-Nachher“ Vergleich.

  • Kann die Lösung Sie auch als global operierendes Unternehmen unterstützen? Mit einer Lösung, die multi-sprachenfähig und multi-währungsfähig ist, können Sie Ihre Rechnungsbearbeitung unabhängig von lokalen Sprachkenntnissen zentral organisieren.

  • Klären Sie beim Auswahlprozess, inwiefern die möglichen Lösungen mit Ihrem bestehenden ERP-System integrierbar sind. Nur so können Sie standardisierte Prozesse etablieren und die nötige Transparenz schaffen. Insbesondere wenn Sie verschiedene Backend-Systeme innerhalb des Unternehmens nutzen, muss Ihre Rechnungsbearbeitungssoftware in der Lage sein, mit allen Systemen über standardisierte Schnittstellen zu kommunizieren. Im besten Fall sind dabei gar keine Anpassungen an Ihrem ERP-System erforderlich.

  • "Software-as-a-Service“ oder doch lieber der Betrieb im eigenen Rechenzentrum? Auch wenn der Trend sich klar in Richtung Outsourcing im Sinne des Software-as-a-Service-Gedankens bewegt: Die Beantwortung dieser Frage kann Ihnen keiner abnehmen. Beziehen Sie Ihre IT frühzeitig ein, um die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen. Führende Anbieter bieten beide Optionen an und ermöglichen Ihnen daher die freie Wahl.

  • Last but not least: Sie planen eine strategische Entscheidung, die Ihre kreditorischen Prozesse über Jahre hinweg beeinflussen wird. Wählen Sie daher einen wirtschaftlich soliden Anbieter, der bereits bewiesen hat, dass er Anforderungen wie Ihre versteht und lösen kann. Die bekannten Marktforscher geben hier oftmals hilfreiche Hinweise.

 

3. Berücksichtigen Sie auch den Rechnungseingang – damit erreichen Sie einen durchgängig elektronischen Prozess

Eine zwingende Voraussetzung, um die Rechnungsbearbeitung zu automatisieren, ist das Vorliegen elektronischer Rechnungsdaten. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, diese Daten zu erhalten:

  1. Eine besonders aufwändige und dazu noch fehleranfällige Tätigkeit ist das betriebsinterne Scannen und Überprüfen von eingehenden Papierrechnungen. Diese Routineaufgaben nehmen viel Zeit in Anspruch – Zeit, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern für wichtigere Aktivitäten verlorengeht. Einziger Vorteil dieser Option ist, dass sich für Ihre Lieferanten nichts am Rechnungsversand ändert.

  2. Um das Einsparpotenzial der automatisierten Rechnungsverarbeitung voll auszuschöpfen, sollten Sie langfristig das Ziel verfolgen, den Anteil echter elektronischer Rechnungen beim Rechnungseingang zu steigern. Sorgen Sie also dafür, dass Ihren Zulieferern je nach Größe, Rechnungsvolumen und technischer Voraussetzungen verschiedene Lösungen für den Versand elektronischer Rechnungen zur Verfügung stehen. Wie eine erfolgreiche Lieferanten-Aktivierung ablaufen kann, können Sie hier im Detail erfahren. Nicht nur Sie profitieren vom durchgängigen elektronischen Prozess. Auch für Ihre Lieferanten sprechen gute Gründe für die Umstellung auf elektronische Rechnungen: Rechnungsgenehmigungen (und damit Zahlungen) können schneller erfolgen, sie haben Einsicht in den Übertragungsstatus aller Rechnungen, was viele Nachfragen erübrigt. Die Fehlerquote wird zudem wesentlich reduziert, was auf beiden Seiten Zeit und damit Geld spart. Auf diese Weise profitieren alle Beteiligten.

  3. Selbst wenn ein Großteil Ihrer Lieferanten elektronische Rechnungen an Sie sendet, wird erfahrungsgemäß ein geringer Anteil Papierrechnungen übrig bleiben. Lohnt es sich, eine teure Scanning-/OCR-Infrastruktur für wenige Belege vorzuhalten? Sicher nicht. Achten Sie darauf, dass Ihr Lösungsanbieter auch ergänzende Scan & Capture Dienstleistungen anbieten kann – damit können Sie den Aufwand für die Erfassung und Validierung der Daten von einzelnen Papierrechnungen bequem und kosteneffizient auslagern. Für Sie heißt das: Sie erhalten zu 100% elektronische Rechnungsdaten.

4. Betrachten Sie den Gesamtprozess für weitere Optimierungspotenziale

Wenn wir von der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sprechen, denken wir in erster Linie an den Rechnungsworkflow: vom Rechnungseingang über die automatisierte Verarbeitung mit Kontierung, Prüfung und Genehmigung bis hin zur Zahlung.

Damit sind die Automatisierungsmöglichkeiten jedoch nicht erschöpft: Je mehr Sie den Beschaffungsworkflow, also von der Bedarfsmeldung über die Bestellung bis zum Wareneingang, mit dem Rechnungsworkflow integrieren, umso stärker profitieren Sie und Ihre Lieferanten von weiteren Effizienzsteigerungen. So kann beispielsweise Ihr Lieferant eine vorliegende elektronische Bestellung per Knopfdruck in eine elektronische Rechnung umwandeln. Nach der Übertragung in Ihr Rechnungsbearbeitungssystem erfolgt der automatische Abgleich mit dem Wareneingang und, bei positiven Ergebnis, die Kontierung, Genehmigung und der Transfer zur Zahlung – und das alles ohne manuelles Eingreifen.

Wenn Sie zunächst im kleinen Rahmen starten, sollten Sie dennoch eine Lösung in Betracht ziehen, die mit Ihnen wachsen kann. Selbst wenn Sie nicht sofort den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess in Angriff nehmen, d.h. den Beschaffungsworkflow und den Rechnungsworkflow, sollte Ihre Lösung modular erweiterbar sein. So halten Sie sich alle Möglichkeiten für weitere Prozessoptimierungen offen.
 

Wie kann es für Sie weitergehen?

Sofern zuvor alle Vorgänge manuell ablaufen, ist es durchaus möglich, die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung um zwei Drittel zu senken. Die Potenziale bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sind also groß, aber das gilt auch für die Herausforderung einer solchen Umstellung.

Basware unterstützt Sie gerne dabei – sei es mit einer detaillierten Analyse Ihrer Prozesse oder einem konkreten Plan, wie Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung optimieren. Für einen tieferen Einblick steht in unserem Knowledge Center ein Whitepaper mit dem Titel "Die Zukunft der Kreditorenbuchhaltung" parat, das Sie kostenlos herunterladen können.

Wenn Sie tiefer in das Thema automatisierte Rechnungsverarbeitung einsteigen möchten, empfehle ich Ihnen die Webinar-Aufnahme „Kontinuierliche Optimierung der Rechnungsautomatisierung“.

Wenn Sie konkrete Fragen zum Thema Rechnungsautomatisierung haben, sprechen Sie mich einfach über unser Kontaktformular an.