Schon seit den frühen Tagen der elektronischen Datenübertragung arbeiten Programmierer daran, Verwaltungsvorgänge, wie etwa die Rechnungslegung, auf die elektronische Ebene zu bringen. Unzählige Versuche wurden in den vergangenen Jahrzehnten unternommen, den einen Standard zu kreieren, der für alle Branchen gleichermaßen brauchbar und doch einfach einzusetzen ist.
Dies gelang mal mehr, mal weniger gut – was letztlich blieb, war eine Vielzahl von Formaten und Dateistandards. Doch sieht man sich als Anwender einmal die wichtigsten Vertreter genauer an, so lässt sich schnell feststellen, dass sich ein roter Faden durch ihre Entwicklungsgeschichte zieht – das Dickicht also gar nicht so undurchdringlich ist, wie es scheint.
Schon in den siebziger Jahren entstand Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, kurz EDIFACT. Das Prinzip: Jede EDIFACT-Rechnung besteht aus einem „Umschlag“ mit Codenummern für Sender und Empfänger, Inhalt und Prüfelementen, sowie der eigentlichen Rechnung mit „klassischen“ Daten wie Adressen, Produkt oder Rechnungsbetrag. Sogenannte Electronic-Data-Interchange-(EDI-)Manager fungieren als Übersetzer zwischen den einzelnen IT-Systemen von Unternehmen.
Das Format konnte sich neben seinem amerikanischen Pendant ANSI ASC X12 schnell als branchenübergreifender und internationaler Übermittlungsstandard etablieren und ist auch heute noch aktuell. Zuständig für die Weiterentwicklung ist das 1996 eingerichtete United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT), das halbjährlich aktualisierte Versionen veröffentlicht. Mit der Zeit haben sich außerdem unzählige „Subsets“ entwickelt, die EDIFACT auf bestimmte, nur für einzelne Branchen relevante Funktionen beschränken und somit vereinfachen. Zu den bekanntesten Vertretern zählen EANCOM für die Konsumgüterindustrie, EDIFICE für die High-Tech-Sparte sowie ODETTE für die Automobilbranche. Zahlreiche moderne Standards, die in Europa zum Einsatz kommen, bauen außerdem auf EDIFACT auf.
Ein Beispiel dafür, wie einflussreich EDIFACT auch heute noch ist, zeigt sich am Standard VDA vom Verband der deutschen Automobilindustrie (VDA). Dieser entstand vor gut 30 Jahren und baute noch nicht auf dem UN-Standard auf, sondern war eine Eigenentwicklung der Automobilbranche – und somit hochspezialisiert, aber nicht für eine Nutzung in anderen Wirtschaftszweigen ausgelegt. Im Laufe der Jahre stieß dieser Standard bei elektronischen Rechnungen aber inhaltlich und rechtlich zunehmend an seine Grenzen, weshalb der Verband eine neue Spezifikation in Auftrag gab. Die nun auf EDIFACT basierende elektronische Rechnung VDA 4938 wird national sowie international eingesetzt. Im Automobilverband wird daher derzeit diskutiert, den Standard auch auf automobilnahe Branchen auszudehnen. Basware selbst unterstützt Unternehmen bei der Konvertierung in den neuen Standard.
Ein Format, das dagegen von Beginn an den Anspruch hatte, viele Branchen auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen und in direkter Linie von EDIFACT abstammt, ist die Cross Industry Invoice. Sie wird ebenfalls von der UN/CEFACT betreut und lieferte die Syntax-Grundlage für den neuesten Vertreter der Zunft: den vom Forum elektronische Rechnung (FeRD) entwickelten „Zentralen User-Guide“, auch bekannt als ZUGFeRD. Basware als Gründungsmitglied des Forums war bei der Festlegung der Anforderungen aktiv beteiligt. Die finale Version ist im Juni 2014 erschienen und zielt darauf ab, kleinen und mittelgroßen Unternehmen den Umstieg auf elektronische Rechnungslegung zu erleichtern. So verschicken Anwender ZUGFeRD-Rechnungen als PDF-Datei mit integriertem Datensatz im XML-Format. Dieses Vorgehen macht im simpelsten Fall bilaterale Abmachungen zwischen Sender und Empfänger unnötig.
Die relevanten Informationen möglichst vieler Wirtschaftszweige in einem einzigen Standard zusammenfassen zu können und dennoch möglichst einfach und zugänglich zu bleiben – dieser Herausforderung ist man einen Schritt näher gekommen. Unternehmen können ohne größere Probleme eigenständig elektronische Rechnungen versenden. Hat ZUGFeRD damit den klassischen Provider überflüssig gemacht?
Mitnichten. Selbstverständlich können Unternehmen so zugängliche Formate wie ZUGFeRD für eine ganze Reihe an einfach gehaltenen Rechnungen selbst einsetzen, und das ist eine begrüßenswerte Entwicklung. Doch mit komplexer werdenden inhaltlichen und rechtlichen Ansprüchen beginnen die Probleme: Die Rechnung eines Lieferanten an ein Pharmazieunternehmen muss völlig anderen Anforderungen genügen als beispielsweise eine Rechnung derselben Firma an einen Automobilhersteller. Hierbei ist nicht das Format die Hürde, sondern der logische Inhalt der Rechnung.
Sich um diese Fälle selbst kümmern zu müssen, die alles andere als selten auftreten, kostet Zeit und übersteigt häufig die Kompetenzen, die in einem Unternehmen vorhanden sind. Hier kommen Dienstleister ins Spiel. Sie können Firmen diesen Aufwand abnehmen und sind in der Lage, den logischen Inhalt der elektronischen Rechnung zu übersetzen. Auch Kunden, die das ZUGFeRD-Format selbst nicht unterstützen, aber damit arbeiten müssen, nehmen diese Dienstleistung in Anspruch. Denn letztlich kommt es nicht nur auf das Format an, sondern auch auf den Inhalt. Basware unterstützt aktiv den Einsatz einer branchenübergreifenden elektronischen Rechnung. Dennoch gilt: Komplexe Rechnungen, die die unternehmensübergreifende Prozesse abbilden bedürfen einer aufwändigen bilateralen Absprache oder die Inanspruchnahme eines erfahrenen, internationalen Providers.