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Welchen Reifegrad hat Ihr Unternehmen in Bezug auf Purchase-to-Pay? Eine Checkliste zur Selbsteinschätzung

Montag, 30. November 2015

5 Minuten Lesezeit

Welchen Reifegrad hat Ihr Unternehmen in Bezug auf Purchase-to-Pay? Eine Checkliste zur Selbsteinsch

Vermutlich war es noch nie so leicht, Geschäftsrisiken zu erkennen, wie im Zeitalter der Digitalisierung und Globalisierung. Die Märkte leiden ohnehin seit Jahren an Instabilität. Leider wissen das auch zahlreiche Kreditgeber und Marktteilnehmer – keine guten Zeiten also für jemanden, der finanzielle Mittel beschaffen muss, um das eigene Unternehmen voranzubringen.

 

Sie müssen unerschlossene Kapitalquellen auch an Orten finden, wo man sie im Normalfall nicht erwarten würde. Einer dieser Orte ist Ihr Unternehmen – und der Schlüssel sind Ihre eigenen Arbeitsprozesse.
 

Nicht alle ziehen am selben Strang

Gefahr erkannt, Gefahr gebannt? Mitnichten. Risiken lassen sich zwar leicht identifizieren, aber die Instabilität der Märkte verhindert, dass Finanzleiter auch damit kalkulieren können. Viele gehen daher auf Nummer sicher und bilden große Rücklagen für den Fall der Fälle – denn Intransparenz und fehlende Kontrolle über die eigenen Finanzen führen dazu, dass Unternehmen finanziell gesehen beinahe im Blindflug gesteuert werden müssen. Laut der Hackett Group, einem renommierten Consulting-Haus, kann nicht einmal ein Viertel aller Firmen ihren mittelfristigen Cashflow mit einer Genauigkeit von fünf Prozent prognostizieren. In der Regel erhalten die meisten Finanzchefs erst dann Informationen über die Art der jeweiligen Verbindlichkeiten, wenn sie nach Abschluss des Freigabeprozesses auf dem eigenen Schreibtisch landet.

Die Ursache für mangelnde Transparenz und Kontrollmöglichkeiten? Zu viele Abteilungen im Unternehmen arbeiten isoliert und verfolgen ihre eigenen Ziele. Natürlich ist zumindest Letzteres an sich absolut gerechtfertigt. Aber dabei bleibt außer Acht, dass die Abteilungen faktisch häufig gegeneinander arbeiten müssen.
 

  • Die Finanzabteilung will Umlaufkapital erhöhen, indem die Zahlungsziele bei Zulieferern hinausgezögert werden.

  • Der Einkauf hat die Versorgung des Unternehmens zu gewährleisten – und muss damit im Gegensatz zur Finanzabteilung mit den Lieferanten gute Zahlungskonditionen aushandeln.

  • Der Fokus der Kreditorenbuchhaltung liegt darauf, den Zahlungsprozess zu kontrollieren, was bei Abweichungen Zahlungsverzögerungen hervorrufen kann.

  • Außerdem versucht die Vermögensverwaltung, alle verfügbaren Mittel so gut es geht zu optimieren.


Letztlich haben alle eine Gemeinsamkeit: Sie sind am P2P-Prozess beteiligt. Genau hier müssen Sie ansetzen. Die Aufgabe liegt darin, den gesamten Ablauf einer Überprüfung zu unterziehen und soweit wie möglich zu automatisieren. Dies gibt Ihnen Gelegenheit, Ihr Unternehmen nebenbei neu auszurichten – indem Sie isolierte Bereiche aufbrechen. Um das Optimierungspotenzial weiter auszuschöpfen, müssen Sie nicht an den Unternehmensgrenzen halt machen: Nach außen hin gilt es, sich mit Ihren Lieferanten über ein Handelsnetzwerk zusammenzuschließen, denn so stärken Sie gleichzeitig Ihre geschäftlichen Beziehungen. Kurz: Es geht um vernetztes Purchase-to-Pay.
 

Evolution: Integrierte Abläufe statt Silo-Denken

Während es je nach Organisation vielleicht noch mehr Stufen im P2P-Zyklus geben mag, können ihn die meisten Unternehmen auf acht Hauptstufen herunterbrechen:

Der Purchase-to-Pay-Zyklus

Wenn Unternehmen einen stärker integrierten P2P-Ansatz wählen und die Beschaffungs- und Kreditorenfunktionen nahtlos zusammenarbeiten, können vollständige Transparenz und umfassende Steuerungsmöglichkeiten im gesamten Zyklus erreicht werden. Einer der wichtigsten Vorteile ist zudem, dass Sie endlich brachliegende Potenziale Ihres Umlaufkapitals ausnutzen können. Flexible Finanzierungsmöglichkeiten entlang Ihrer finanziellen Lieferkette geben Ihnen die Möglichkeiten, gleichzeitig als Käufer die Kreditorenlaufzeiten zu verlängern und die Debitorenlaufzeit Ihrer Lieferanten zu verkürzen – ein Gewinn für beide Seiten.
 

Wie Sie echte Integration schaffen: Vier Stufen zu echter finanzieller Flexibilität

Wie erreichen Sie nun dieses Ziel eines dynamischen P2P-Prozesses? Wir bei Basware haben bereits zahlreichen Unternehmen weltweit bei ihrem Vorhaben unterstützt, vernetztes Purchase-to-Pay einzuführen. Dabei haben wir vier Phasen identifiziert, die Firmen während dieser Entwicklung durchlaufen – und Sie können diese Erfahrungen als strategischen Leitfaden nutzen.

  • Das effiziente Unternehmen ersetzt in einem ersten Schritt papierbasierte Prozesse durch automatisierte Kreditorenprozesse. Die Automatisierung umfasst die Datenerfassung, Genehmigungsprozesse und den automatischen Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen, Verträgen und Zahlungsplänen für wiederkehrende Rechnungen. Elektronische Rechnungsdaten sind zudem eine zuverlässige Informationsquelle für die Analyse der aktuellen Finanzsituation im Unternehmen. Die Beschaffung gewinnt Transparenz über alle Ausgaben und kann darüber eine Beschaffungsstrategie entwickeln.

  • Das koordinierte Unternehmen  nutzt e-Procurement-Prozesse zur Ausrichtung der Kreditoren- und Beschaffungsfunktionen, um ein stärker integriertes Ganzes zu erzeugen.  Aus einer Mehrzahl an nebeneinander laufenden Prozessen wird ein nahtloser P2P-Arbeitsablauf gebildet, von der Bedarfsanforderungen über den Einkauf bis hin zur Zahlung. Finanzleiter bekommen dadurch ein klareres Bild über Unternehmensausgaben, Lieferanten, Zahlungsbedingungen und Cashflow. Insgesamt steigt das Niveau der Gesamtausgaben, die aktiv gesteuert werden, da unkontrolliertes Einkaufen (Maverick Buying) unterbunden wird.

  • Das vernetzte Unternehmen verändert den Fokus vom internen Purchase-to-Pay-Prozess hin zum Aufbau strategischer Beziehungen zu seinen Lieferanten. Die enge Zusammenarbeit zwischen Finanzkontrolle, Kreditorenbuchhaltung, Vermögensverwaltung und Beschaffung ist bereits etabliert. Die vorausgegangene Optimierung der internen P2P-Prozesse fokussierte auf Effizienzsteigerungen durch automatisierte Prozesse. Die nun angestrebte engere Vernetzung mit Ihren Lieferanten zielt darauf ab, das Potenzial des Umlaufkapitals für beide Seiten besser nutzen zu können. 

  • Das flexible Unternehmen verfügt über vollständig automatisierte und integrierte Prozesse. Effizienzsteigerungen, Einsparungen und das vergrößerte Umlaufkapital machen sich direkt im Unternehmensergebnis bemerkbar. Abteilungen sind untereinander sowie mit Geschäftspartnern vernetzt und sie setzen die geeignetsten Zahlungsprogramme zur Optimierung des Umlaufvermögens in der finanziellen Lieferkette ein. Sie haben volle Kontrolle über Informationen und Finanzströme und sind in der Lage, beides optimal für die Weiterentwicklung Ihrer Strategie zur Liquiditätsverwaltung einzusetzen.

Wo stehen Sie?

Welche Ziele und Vorstellungen haben Sie für Ihre Organisation? Es liegt an Ihnen zu entscheiden, welches Niveau an Transparenz und Kontrolle Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Diese neun Fragen sollen Ihnen helfen, herauszufinden, wo Sie stehen und welche nächsten Schritte Sie angehen möchten. 

  1. Wie stark beeinträchtigen manuelle, papierbasierte Prozesse die Effizienz und Transparenz Ihres P2P-Zyklus?

  2. Was könnte mehr Transparenz der Kreditorenfunktion in Bezug auf Kreditorenlaufzeiten bringen?

  3. Wie hoch sind die Kapitalkosten? Und wie könnten Sie das freiwerdende Betriebskapital sinnvoller einsetzen?

  4. Wie viele der Einsparungen, die durch Ihr Beschaffungsteam verhandelt werden, werden tatsächlich durch vertragsbasierte Beschaffung und proaktives Nachfragesteuerung erzielt?

  5. Wie viele Ihrer Ausgaben werden mit einer offiziellen Beschaffungsstrategie verwaltet?

  6. Wie koordiniert sind Ihre Finanz-/Kreditoren- und Beschaffungsteams? Sprechen sie die gleiche Sprache, teilen sie ähnliche Ziele?

  7. Schränken konkurrierende Agenden Ihre Finanzleistungen ein?

  8. Haben Sie den Status für Rechnungen und Kreditorenverpflichtungen für alle Regionen und Währungen jederzeit aktuell verfügbar? Wenn Sie Teil einer Gruppe sind, bezieht sich das auf alle Mitgliedsunternehmen?

  9. Sind Sie in der Lage, Zahlungsstrategien zum Ausgleich Ihrer Cashflow-Vorgaben mit Versorgungssicherheitsrisiken und -kosten anzupassen?


Unabhängig davon, welche Antworten Sie auf diese Antwort finden: gerne würde ich Ihnen unseren großen Purchase-to-Pay-Leitfaden ans Herz legen. Sie finden darin alle Informationen, die ich Ihnen in meinem Beitrag dargelegt habe – und noch einige mehr.

Wenn Sie sich darüber austauschen möchten, wie Sie die nächste Stufe für Ihr Unternehmen erreichen können, sprechen Sie mich einfach über unser Kontaktformular an.