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Warum Sie E-Rechnungen über ein offenes Netzwerk statt per EDI austauschen sollten

Montag, 9. November 2015

5 Minuten Lesezeit

Warum Sie E-Rechnungen über ein offenes Netzwerk statt per EDI austauschen sollten

Viele große Unternehmen nutzen bis heute EDI-Verbindungen, um den elektronischen Rechnungsaustausch mit ihren Lieferanten und Kunden abzuwickeln. Gerade im Automobilbereich, wo es um hohe Rechnungsvolumina und langfristige, enge Lieferantenbeziehungen geht, hat EDI durchaus seine Berechtigung.

Doch der gängige und in vielen Branchen etablierte Übertragungsweg hat seine Nachteile: Nicht nur der technische Aufwand, auch die geringe Flexibilität und mangelnde Offenheit machen EDI eher ungeeignet für kleinere Firmen. In diesem Blog-Post möchte ich Ihnen erklären, wie Sie Prozesse durch Anbindung an ein Netzwerk ganz ohne EDI agiler und komfortabler abwickeln können.

Funktionsweise der EDI-Verbindung

EDI (Electronic Data Interchange) bezeichnet zunächst einmal als Sammelbegriff den Datenaustausch mittels elektronischer Übertragungswege. Mit definierten EDI-Standards wurden konkrete Normen für das Format elektronischer Daten festgelegt. Einer dieser EDI-Standards ist beispielsweise EDIFACT (kurz gesagt für Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport). Im Rahmen des EDIFACT-Standards sind wiederum zahlreiche Nachrichtentypen definiert, wie zum Beispiel der Lieferabruf, die Bestellungen oder Rechnung. EDIFACT konnte sich schnell als branchenübergreifender und internationaler Übermittlungsstandard etablieren. Das Prinzip ist einfach am Beispiel des Nachrichtentyps Rechnung erklärt: Jede EDIFACT-Rechnung besteht aus einem „Umschlag“ mit Codenummern für Sender und Empfänger, Inhalt und Prüfelementen sowie der eigentlichen Rechnung mit „klassischen“ Daten wie Adressen, Produkt oder Rechnungsbetrag. Sogenannte Electronic-Data-Interchange-(EDI-)Konverter fungieren als Übersetzer zwischen den IT-Systemen einzelner Unternehmen – denn eine EDI-Verbindung ist immer eine 1:1-Verbindung zwischen zwei Partnern. Und hier fangen die Probleme an – vor allem für KMUs.

EDI: Aufwändig und nur sinnvoll für große Unternehmen

Eine EDI-Verbindung aufzubauen ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Teilnehmer müssen sich nicht nur auf gemeinsame Prozesse, Inhalte und Formate einigen, sondern diese dann auch in eine praxistaugliche IT-Lösung gießen, jeweils angedockt an die verschiedenen ERP-Systeme. Diese Lösung ist alles andere als offen: Theoretisch müsste ein Käufer zu jedem einzelnen Zulieferer eine gesonderte Verbindung schaffen. Der finanzielle Aufwand wäre enorm und die Belastung für viele mittelständische IT-Abteilungen zu groß. Hinzu kommt mangelndes Know-how: Insbesondere kleinere Zulieferer arbeiten häufig noch mit papierbasierten Prozessen und sind aufgrund der technischen Infrastruktur gar nicht in der Lage, EDI-Nachrichten zu erzeugen. Doch wie kommen große und kleine Marktteilnehmer dann zusammen?

Offene Netzwerke als Alternative

Der Schlüssel liegt in offenen Netzwerken: Ihnen kann jedes Unternehmen weltweit beitreten, ungeachtet der Branche oder Größe. Sie tauschen dort ihre Rechnungen nicht direkt miteinander aus, sondern über eine gemeinsam genutzte Plattform, die für einheitliche und rechtskonforme Prozesse und Formate sorgt. Der größte Pluspunkt offener Netzwerke ist die Flexibilität, wie ich Ihnen an den folgenden vier Punkten zeigen möchte:

  1. Die Herausforderung beim Austausch elektronischer Rechnungen und Bestellungen liegt vor allem im Einsatz unterschiedlicher Systeme und Formate auf Seiten des Senders und Empfängers. Hier kommt der Vorteil eines offenen Netzwerkes zum Tragen: Anstatt zahlreiche Einzelverbindungen mit teils unterschiedlichen Formaten zu pflegen, können Sie sich mit einer einzigen Verbindung zu unserem offenen B2B-Netzwerk mit all Ihren Geschäftspartnern vernetzen. Das Konvertieren der Nachrichtenformate übernimmt das Netzwerk für Sie – dadurch wird das Senden und Empfangen für beide Seiten wesentlich vereinfacht.

  2. Wie bei einem lebendigen Organismus entwickeln sich offene Netzwerke und wachsen kontinuierlich – das heißt, dass Sie immer mehr Geschäftspartner darüber erreichen können. Ein Grund dafür ist, dass die Anbindung kleiner Unternehmen per Online-Zugang zur Plattform unkompliziert ist und keiner  besonderen IT-Voraussetzungen bedarf. Großunternehmen wiederum können ihre ERP-Systeme per vorkonfigurierter Schnittstelle einmal an das Netzwerk andocken und damit die Verbindung zu einer Vielzahl von Unternehmen nutzen.

  3. Natürlich ändern sich Geschäftsbeziehungen. Wenn sich ein ehemals unbedeutender Zulieferer zu einem Key-Supplier entwickelt, steigt auch das Volumen der ausgetauschten Daten. Auch im umgekehrten Fall kann ein Technologiewandel dazu führen, dass ehemals wichtige Zulieferer irgendwann ausgephast werden. Offene Netzwerke unterstützen alle Phasen einer Kunden-Lieferanten-Beziehung durch eine dynamische Skalierung und verschiedene Optionen zum Datenaustausch je nach Unternehmensgröße und Geschäftsvolumen.

  4. Im globalen Geschäftsverkehr profitieren Unternehmen von den verschiedenen unterstützten Sprachen, Währungen und der Konformität mit zahlreichen länderspezifischen Anforderungen. E-Rechnungsprojekte in weitere Länder auszurollen ist mit offenen Netzwerken mit weitaus weniger Hürden verbunden, als bei Inhouse-Lösungen auf EDI-Basis. Zudem pflegt das Basware Network Partnerschaften mit über 180 e-Invoicing-Netzwerken weltweit. Über das sogenannte Roaming-Verfahren können dadurch auch die Geschäftspartner einfach in den elektronischen Datenaustausch integriert werden, die bereits einen e-Invoicing-Anbieter einsetzen. Somit erreichen Sie rund 2 Millionen potentielle Lieferanten über das Netzwerk!


Offene Netzwerke wie das Basware Network erleichtern den elektronischen Rechnungsaustausch erheblich. So können die Nutzer sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, anstatt sich mit administrativen Prozessen zu beschäftigen. Wenn Sie sich intensiver mit den Vorteilen eines offenen Netzwerks auseinandersetzen möchten, finden Sie auf dieser Seite mehr Informationen zum Netzwerk.

Möchten Sie das Thema gerne vertiefen, sprechen Sie mich einfach über unser Kontaktformular an.