Während man heutzutage niemandem erklären muss, was Roaming im Zusammenhang mit Mobilfunktarifen bedeutet, wissen nur wenige, was es mit dem Roaming-Verfahren beim Austausch elektronischer Rechnungen auf sich hat.
 

Roaming-Verfahren ersetzt aufwändige bilaterale Absprachen

Die zentrale Frage ist, wie elektronische Rechnungen ausgetauscht werden können, wenn Unternehmen mit verschiedenen Anbietern von e-Invoicing arbeiten. Roaming bedeutet in diesem Fall also Interoperabilität zwischen Dienstleistern, auch auf nationaler Ebene. Von Interoperabilität spricht man immer dann, wenn Sender oder Empfänger exklusiv mit einem Anbieter zusammenarbeiten, über keine Verbindungen zum direkten Datenaustausch zwischen Sender und Empfänger verfügen und auch keine öffentlichen Schnittstellen nutzen.

Früher waren komplexe, bilaterale Absprachen zwischen Geschäftspartnern und deren Anbietern nötig, die in der Umsetzung sehr kostenintensiv waren. Die wachsende Nutzung von elektronischen Rechnungen erforderte jedoch zunehmend eine Vereinfachung des Roaming-Verfahrens. Aus diesem Grund entwickelte der Verband elektronische Rechnung (VeR) einen Übertragungsstandard, der seit März 2010 Anwendung findet. Wichtige Eckpunkte bei der Entwicklung des Roaming-Verfahrens waren für den VeR einfache Umsetzbarkeit in der Praxis, die Nutzung bereits bestehender Standards und Rechtssicherheit beim Rechnungsaustausch auf Grundlage der deutschen Gesetzgebung.
 

Ein Container und 4 Dateien – fertig ist die elektronische Rechnung für das Roaming-Verfahren

Für eine elektronische Rechnung, die im Rahmen des VeR Roaming-Verfahrens zur automatisierten Verarbeitung beim Empfänger dienen soll, werden in der Regel 4 Dateien benötigt: Bilddatei, Buchungsdatei, Signatur und Prüfprotokoll. Um eine einfache und fehlerreduzierte Übertragung dieser Informationen zwischen den Dienstleistern zu gewährleisten, werden die Dateien als ein Dateipaket übertragen. Eine pdf-Containerdatei dient als Träger, die Rechnungsdateien, das Signaturaustauschformat sowie das Prüfprotokoll werden separat in das Trägerformat eingebunden. Das VeR Roaming-Verfahren legt fest, dass die pdf-Datei, also die bildhafte Darstellung der Rechnung, das Original ist und signiert werden muss, die Buchungsdatei im Edifact-Format zu erstellen ist und die Container- sowie die Buchungsdatei identisch benannt werden müssen. Darüber hinaus müssen sowohl die pdf-Datei wie auch die Buchungsdatei alle gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung beinhalten.

Der Dienstleister des Rechnungsstellers ist dafür verantwortlich, dass alle Dateien sowie der pdf-Container strukturell, formal und inhaltlich richtig und vollständig sind. Zudem ist es seine Pflicht die pdf-Rechnungsdatei zu signieren. Je nach Vertragsart wird diese dann vom Dienstleister des Senders oder des Empfängers verifiziert. Wichtig ist, dass die Rechnungsdatei und nicht die Containerdatei signiert wird, denn nur so kann der Dienstleister des Empfängers die im Container enthaltenen Dateien herauslösen und für den Empfänger aufbereiten ohne die Signatur zu beschädigen.
 

Nationales vs. internationales Roaming

Was national schon sehr gut funktioniert, ist international noch in der Entwicklungsphase. Bisher sind für das internationale Roaming-Verfahren nach wie vor bilaterale Absprachen notwendig. Allerdings wird in Brüssel an einer Lösung gearbeitet. Eine Arbeitsgruppe im Europäischen Komitee für Normung (CEN), welcher der Vorstandsvorsitzende des VeR Hubert Hohenstein vorsteht, hat bereits eine Empfehlung für internationales Roaming erarbeitet. Zudem überarbeitet der VeR derzeit sein Roaming-Verfahren und strebt Kompatibilität mit dem Roaming-Verfahren der European E-Invoicing Service Providers Association (EESPA) an. Die Neuerungen sollen bis Mitte des Jahres veröffentlicht werden.
 

Das VeR-Roamingsiegel schafft Sicherheit

Mit seinem Standard für das Roaming-Verfahren schafft der VeR einheitliche und verbindliche Vorgaben für wichtige Aspekte des elektronischen Rechnungsaustausches:
•VeR Roamingsiegel von Basware für 2016 als \"geprüfter Roaming-Partner\"Adressierung der Dienstleister mittels eindeutiger Interoperabilitäts-ID des VeR
•Übertragungsformat

  • technische Schnittstelle
  • Inhaltsstandards
  • Übertragungsprotokolle
  • Vertragsgestaltung
  • Qualitätskriterien für Dienstleister

VeR Roamingsiegel von Basware für 2016


Um die Erfüllung hoher technischer Anforderungen und strenger Qualitätskriterien gegenüber Kunden von e-Invoicing-Dienstleistern transparent zu machen, wurde Ende 2014 das VeR-Roamingsiegel eingeführt. Die mit dem Siegel ausgezeichneten Unternehmen verfügen über mindestens eine Roamingverbindung auf Grundlage des VeR-Standards und ermöglichen somit den reibungslosen elektronischen Rechnungsaustausch über bestehende Systemgrenzen hinweg.

Auch Basware hat das VeR-Siegel dank seiner zahlreichen Roaming-Verbindungen und der Erfüllung der Qualitätskriterien erhalten. Unter diesem Link bekommen Sie einen Überblick über die Roaming-Partner im Basware Network. Sie haben noch Fragen dazu? Dann kontaktieren Sie uns einfach über das Kontaktformular.

Autor:
André von de Finn
Director Network Business Area DACH