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Digitalisierung der Rechnungsprozesse im internationalen Umfeld – Markttreiber, Herausforderungen und Empfehlungen von Bruno Koch

Montag, 12. März 2018

5 Minuten Lesezeit

Digitalisierung der Rechnungsprozesse im internationalen Umfeld – Markttreiber, Herausforderungen un

Ein Gast-Beitrag des E-Invoicing-Experten Bruno Koch
Die Digitalisierung und Automatisierung vereinfacht das Erreichen bestimmter unternehmerischer Ziele. Kosteneinsparungen, optimierte Prozesse, effizientes Arbeiten, Fehlerreduktion und Compliance sind nur einige Beispiele. Allerdings kommen im Zuge der Digitalisierung auch manche Herausforderungen insbesondere auf internationale Unternehmen zu. Grenzüberschreitende Unternehmensstrukturen und -prozesse sind sehr komplex und die Anforderungen in den einzelnen Ländern unterschiedlich. Am Beispiel der Rechnungsprozesse lässt sich das gut erkennen. 

 Auf lokale oder globale Partner setzen? 

Die Compliance-Anforderungen an Rechnungen in den unterschiedlichen Ländern variieren. Einen einzigen e-Invoicing-Anbieter mit globalem Angebot zu finden ist mitunter schwierig. Auf zig verschiedene Anbieter zurückzugreifen führt leicht zu Unübersichtlichkeit und einem hohen Verwaltungsaufwand. Globale e-Invoicing-Plattformen und sogenannte Cloud Service Broker können internationalen Unternehmen das Leben erleichtern. Service-Anbieter arbeiten bei dieser Variante zwar mit mehreren spezialisierten Partnern in den lokalen Märkten zusammen, sind für die Unternehmen aber der einzige Ansprechpartner. Komplexe Anforderungen von verschiedenen Geschäftspartnern und aus verschiedenen Ländern können so einfach abgedeckt werden.

Doch wie geht ein Unternehmen, das international tätig ist, bei der Auswahl eines Anbieters am besten vor? Ich empfehle, erstmal eine Liste mit allen Ländern und dem jeweiligen Umfang an Rechnungen und Handelspartnern zu erstellen. Anhand dieses Mengengerüsts können Schwerpunkte gebildet werden. Mindestens das wichtigste Drittel dieser Länder sollte mit nur einem Anbieter abgedeckt werden. Idealerweise kann man denselben Dienstleister auch für das zweite Drittel nutzen. Das ist allerdings nicht ganz einfach, da in solchen Konstellationen oft schon 100 Länder zusammenkommen – und das können nur noch wenige Lösungsanbieter abdecken. Für das letzte Drittel sollte sich ein Unternehmen lokale Partner suchen oder kann nach einem länderspezifischen Projekt doch von seinem Hauptanbieter bedient werden.

Berücksichtigung von Clearance-Modellen zur Vermeidung von Steuerbetrug

Ein weiterer Punkt, der für international agierende Unternehmen große Bedeutung hat, ist, die unterschiedlichen Maßnahmen zur Vermeidung von Steuerbetrug in den verschiedenen Ländern zu berücksichtigen. Hier ist besonders das Clearance-Modell hervorzuheben.

Die globale Steuerlücke beläuft sich auf rund 500 Milliarden Euro, die Wege der Steuerumgehung sind zahlreich: Karussellgeschäfte, Rechnungsaustausch zwischen Phantompartnern, fehlende oder falsche Rechnungen und fehlende Leistungen hinter Rechnungen. Da wundert es nicht, dass die Steuerbehörden Prozesse entlang der Lieferkette immer stärker in den Fokus nehmen und eine zunehmende Digitalisierung fordern. Denn damit lässt sich dem Steuerbetrug der Boden entziehen. Für das Clearance-Modell sind elektronische Rechnungsprozesse Grundvoraussetzung.

Üblicherweise zieht der Leistungserbringer die Umsatzsteuer vom Leistungsempfänger ein und führt sie ans Finanzamt ab. Wendet man bei grenzüberschreitenden Lieferungen innerhalb der EU das Reverse Charge-Verfahren an, führt der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer direkt an das heimische Finanzamt ab. Im Zuge der Digitalisierung und Verknüpfung der Lieferkette könnte dieser Prozess mit dem sogenannten Clearance-Modell weiter vereinfacht und transparenter gemacht werden. Dokumente mit Steuerbezug wie Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und selbst Zahlungsbelege laufen dann in einem standardisierten, elektronischen Format direkt über die Server der Steuerbehörden, werden dort auf steuerrechtliche Richtigkeit überprüft und freigegeben

  • Mexiko hat dieses Modell bereits eingeführt – und zwar in Echtzeit. 

  • In Europa haben Unternehmen derzeit noch mehr Zeit für die Datenübermittlung. In Portugal gelten 30 Tage, in Spanien 4-8 Tage und in Ungarn 1 Tag. 

Mit diesem Verfahren wird Verwaltungsaufwand minimiert, Compliance sichergestellt und Betrug verhindert. Derzeit sind es vor allem Länder in Lateinamerika, Süd- und Osteuropa, die diesbezüglich eine Vorreiterrolle einnehmen, aber auch in Asien wird dieses Modell in immer mehr Ländern verpflichtend. Die allgemeine Einschätzung von Experten lautet dahingehend, dass das Clearance-Modell 2025 weltweit dominieren wird.

Die Bedeutung der Stammdatenqualität

Kosteneinsparungen gelten als offensichtlichster Vorzug des e-Invoicing und der Rechnungsautomatisierung. Wirklich ausschöpfen lässt sich das jedoch nur, wenn die Stammdaten eine hohe Qualität aufweisen. Gerade in großen, internationalen Unternehmen mit zahlreichen Standorten und ERP-Systemen kann das eine echte Herausforderung sein. Laut dem Atradius Payment Practices Barometer sind die Hauptgründe für Zahlungsverzögerungen im B2B-Bereich inkorrekte Informationen auf den Rechnungen oder inkorrekte Empfängerdaten. Die Ausnahmebehandlung in der Rechnungsverarbeitung, die aufgrund falscher bzw. nicht übereinstimmender Stammdaten in den verschiedenen Systemen nötig wird, kostet jedoch 3-8x mehr als jene von Rechnungen mit korrektem Inhalt. Ich empfehle meinen Kunden daher immer, aus der Bereinigung der Stammdaten ein eigenes kleines Projekt im Rahmen der Digitalisierung von Rechnungsprozessen zu machen.

Datenqualität spielt übrigens auch beim Vergleich und der Auswahl eines Anbieters eine nicht zu unterschätzende Rolle. Denn manchmal ist der billigste Anbieter nicht der günstigste. Eine hohe Datenqualität ergibt sich unter anderem aus den in der Lösung eingesetzten Technologien wie z.B. maschinelles Lernen oder Analytics. Während manche Anbieter aufgrund besserer Datenqualität nur 5 – 10% Ausnahmen produzieren, kommen andere auf satte 20 – 25%. Da können auch niedrigere Transaktionskosten den Business Case nicht mehr retten. Langfristig ist eine hohe Datenqualität entscheidend für das Erreichen der Ziele und den Erfolg des Projektes.

Optimierung der Rechnungsprozesse im Hinblick auf Automatisierung

Auch die Anpassung und Optimierung der Rechnungsprozesse ist ein unerlässlicher Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung. Es macht keinen Sinn, an seinen bestehenden Prozessen festzuhalten und diese einfach nur elektronisch zu gestalten. Die Rechnungsprozesse müssen neu gedacht und im Hinblick auf Automatisierung optimiert werden. Problematisch ist immer der Parallelbetrieb von papierbasierten und elektronischen Rechnungsprozessen. Oberstes Ziel sollten daher 100% elektronische Eingangsrechnungen sein. Bis es soweit ist, empfiehlt es sich, übriggebliebene Papierrechnungen per Scan & Capture zu digitalisieren, um zumindest intern einen einheitlichen elektronischen Prozess für alle Rechnungen zu haben.

Haupttreiber der Digitalisierung

Der Business Case war einmal der Treiber für die Digitalisierung im Finanzbereich. Doch inzwischen ist es der Veränderungsprozess an sich, der Unternehmen umdenken lässt.
Die drei Haupttreiber der Digitalisierung sind 

  • neue Anforderungen durch Gesetzte oder Handelspartner, 

  • unternehmerische Ziele im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie und 

  • innovative Technologien.

Einer der Hauptgründe dafür, dass gerade globale Unternehmen die Automatisierung der Rechnungsprozesse aufschieben, liegt an den komplexen Anforderungen in Kombination mit fehlenden Ressourcen, die einen solchen Veränderungsprozess auch international vollziehen können. Greifen Sie alternativ auf die Erfahrung von Lösungsanbietern oder neutralen Beratern zurück, die Ihnen kompetente Hilfe von außen bieten können.

Heißt das nun, dass es überflüssig ist, einen Business Case zu erstellen? Wohl kaum. Er ist und bleibt wichtig, für die Zeit- und Ressourcenplanung und auch dafür, sich bewusst zu machen, auf was es im Projekt ankommt, kurz: um das Projekt intern voranzutreiben. Allerdings ist der Business Case nicht mehr die Grundlage für die Entscheidung, ob man digitalisiert, sondern übernimmt vielmehr eine wichtige Funktion beim Vergleich verschiedener Anbieter. 

Der Billentis-Report 2017 gibt Ihnen weitere Informationen und Hilfestellungen an die Hand. Darin werden ausführlich die Veränderungen im E-Rechnungsmarkt sowie relevante technologische Neuerungen beschrieben und konkrete Tipps gegeben, wie Sie Ihr internationales e-Invoicing-Projekt erfolgreich umsetzen können (ab Seite 62). Hier geht es zum Download.