Das Marktforschungsunternehmen Forrester Research hat festgestellt, dass SaaS bisher vor allem für Groupware, Procurement-Lösungen sowie Anwendungen für Human Resource Management (HRM) und Customer Relationship Management (CRM) zum Einsatz kam. Software-as-a-Service wird zunehmend aber auch für viele andere Geschäftsprozesse in Betracht gezogen. Am Beispiel der automatisierten Rechnungsbearbeitung möchten wir Ihnen zeigen, warum Sie für Ihre Finanzprozesse eine Software-as-a-Service-Lösung in Betracht ziehen sollten.
 

1.    Kosten:

Beim traditionellen Software-Lizenzmodell werden Lizenzen für die Anwendung erworben. Der Anwender muss die entsprechende IT-Infrastruktur für die Implementierung bereitstellen sowie Kosten für Wartung und Updates selber tragen. Wird Rechnungsautomatisierung als Software-as-a-Service genutzt, kann man hohe, teils unvorhersehbare Anfangsinvestitionen vermeiden. Server werden vom Anbieter zur Verfügung gestellt, die Kosten für Hardware und Betrieb können so auf alle Nutzer in der Cloud umgelegt werden. Außerdem zahlt man lediglich eine nutzungsabhängige Gebühr für die Anwendung anstatt vorab teure Lizenzen zu erwerben. Dies ist ganz besonders interessant für Unternehmen, die sich im Wachstum befinden, die Anwendung schrittweise an verschiedenen Standorten einführen möchten oder bei begrenztem Budget.
 

2.    Sicherheit:

Viele Unternehmen machen sich Gedanken über die Sicherheit ihrer Daten, wenn sie Anwendungen als Software-as-a-Service nutzen. In der Tat sieht es jedoch so aus, dass Anbieter in der Regel deutlich höhere Sicherheitslevels haben als die Unternehmen selbst, sowohl im Hinblick auf Ausfall der Server und Verlust der Daten als auch bezüglich Zugriff von Unbefugten. Basware bietet für seinen SaaS-Service zum Beispiel redundante Serverfarmen, d.h. ein System von Servern mit redundanter Verkabelung, Energieversorgung und Netzanbindung, so dass eine hohe Ausfallsicherheit garantiert ist. Regelmäßige Backups und die Möglichkeit einer Notfallwiederherstellung ergänzen die Sicherheitsmaßnahmen. Darüber hinaus verhindern die Segmentierung der Daten auf den Servern sowie strenge Sicherheitskontrollen, dass Dritte auf diese Informationen zugreifen können. Das Ganze ist natürlich zertifiziert und wird regelmäßig von unabhängigen Dritten überprüft.
 

3.    Installation:

Anwendungen, die als Software-as-a-Service genutzt werden, erfordern keine Installation auf Servern oder PCs, sondern können quasi sofort über einen Webbrowser genutzt werden. Das ermöglicht kurze Projektlaufzeiten, minimale Betriebsunterbrechung und ein unmittelbares Profitieren von den Vorteilen der Rechnungsautomatisierung, was wiederum zu schnelleren Amortisationszeiten führt als beim klassischen Lizenz-Modell.
 

4.    Integration:

Unternehmen nutzen häufig mehrere Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme parallel. So arbeiten zum Beispiel einzelne Landesgesellschaften oder Geschäftseinheiten mit unterschiedlichen Systemen, was eine einheitliche oder globale Sicht verhindert. Oft werden Prozesse auch deshalb nicht vereinheitlicht, weil der Aufwand gescheut wird, die ERP-Landschaft zu harmonisieren. Eine der großen Herausforderungen bei der Einführung von Geschäftsanwendungen besteht deshalb meist in der Integration der Lösung in ein heterogenes IT-Umfeld. Als Software-as-a-Service – und mit dem richtigen Anbieter – lässt sich die Integration jedoch recht einfach gestalten. Basware bietet zum Beispiel Schnittstellen zu über 250 verschiedenen ERP-Systemen. Auch andere Geschäftsanwendungen lassen sich nahtlos anbinden. Außerdem ist das Hinzufügen oder Ersetzen von vor- und nachgelagerten Systemen jederzeit  problemlos möglich, sodass Flexibilität für das Unternehmen gewährleistet ist.
 

5.    Upgrades und Support:

Software-as-a-Service-Anbieter schließen in ihr Angebot üblicherweise einen technischen Support rund um die Uhr sowie Upgrades ohne zusätzliche Kosten ein. Bei Upgrades und Erweiterungen von einer SaaS-Lösung für Rechnungsautomatisierung ist nur wenig Beteiligung der eigenen IT-Abteilung erforderlich. Mitarbeiter haben so mehr Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben. Gerade für kleinere Unternehmen ist das ein nicht zu vernachlässigender Punkt.
 

6.    Mobiler Zugriff:

Rechnungsautomatisierung als SaaS-Anwendung ist jederzeit und überall verfügbar. Der Zugriff über mobile Endgeräte erlaubt auch Mitarbeitern, die viel unterwegs sind, die Rechnungsprüfung und Freigabe zügig zu erledigen. Dies verhindert Verzögerungen im Rechnungsbearbeitungsprozess, steigert die Effizienz und spart Kosten.
 

7.    Benutzer-Akzeptanz:

Diverse Studien haben ergeben, dass bei neuen Anwendungen, die als Software-as-a-Service genutzt werden, die Akzeptanz der Benutzer höher ist als bei  Anwendungen, die im Unternehmen implementiert werden. Dies ist unter anderem darauf zurückzuführen, dass SaaS-Lösungen moderne und intuitiv zu bedienende Benutzeroberflächen bieten. Personalisierbare Oberflächen erlauben dem einzelnen Anwender, individuelle Ansichten einzustellen und z.B. Spaltenanordnungen oder Suchabfragen an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, was die Benutzerfreundlichkeit zusätzlich erhöht. Zudem erlauben regelmäßige Updates bei SaaS-Lösungen veränderte Benutzeranforderungen schnell aufzugreifen. 
 

8.    Flexibilität und Skalierbarkeit:

Auf Veränderungen und Wachstum von Unternehmen kann mit einer Software-as-a-Service-Service-Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung flexibler und schneller reagiert werden als mit einer starren IT-Infrastruktur. So können problemlos weitere Geschäftsbereiche oder Gesellschaften angebunden werden. Zusätzliche Server sind jederzeit verfügbar. Die Lösungen von Basware lassen sich zudem von einer einfachen Rechnungsbearbeitungslösung zu einer umfassenden Purchase-to-Pay- oder Source-to-Pay-Lösung mit elektronischen Bestellungen und Rechnungen erweitern. 


Am offensichtlichsten sind Software-as-a-Service-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen mit geringen Budgets und schlanker IT geeignet. Gerade in diesem Umfeld wird Rechnungsautomatisierung erst durch SaaS interessant, weil durch die hohen Investitionskosten und anschließende laufende Betriebskosten einer selbst betriebenen Lösung Rentabilität aufgrund des geringen Rechnungsvolumens oftmals nicht gegeben ist. Doch auch für große Unternehmen bietet diese Form erhebliche Vorteile.

Sie sind sich trotzdem noch nicht sicher, ob Rechnungsautomatisierung als SaaS das Richtige für Ihr Unternehmen ist? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen. Oder sprechen Sie uns einfach über das Kontaktformular an. Wir unterstützen Sie gerne auch persönlich bei der Entscheidungsfindung.

Autor:
André von de Finn
Director Network Business Area DACH