Anfang März trafen in einem Webinar zum Thema „E-Invoicing Trends heute und in der Zukunft“ Bruno Koch,  einer der führenden Meinungsbildner im Bereich e-Invoicing und Autor des Billentis Reports, und Achim Kauffmann, Vice President Business Development bei Basware, zu einem lebendigen und spannenden Austausch aufeinander.

 

Unter anderem ging es um die momentane Marktsituation in Deutschland, Österreich und der Schweiz, Antriebsfaktoren für den Einsatz von  e-Invoicing und die Trends, die sich in diesem dynamischen Markt abzeichnen. Dieser Beitrag fasst die Ergebnisse des Gesprächs zusammen.

Zum Einstieg ging es um die Frage, wie verbreitet der Versand elektronischer Rechnungen weltweit, in Europa und speziell in den deutschsprachigen Ländern ist. Laut einer Studie von Billentis sind die nordischen Länder Europas zusammen mit einigen lateinamerikanischen Ländern international am Weitesten entwickelt hinsichtlich der Nutzung von elektronischen Rechnungen. Die Marktdurchdringung in diesen Ländern liegt bei über 40%. Innerhalb Europas ist der Entwicklungsstand recht unterschiedlich, insgesamt aber auf einem guten Weg. Die deutschsprachigen Länder bewegen sich im Mittelfeld, d.h. gut 20% aller Rechnungen im Bereich B2B und B2G werden bereits elektronisch ausgetauscht.

Im gesetzlichen Sinne umfassen elektronische Rechnungen einerseits „echte“ elektronische Rechnungen im strukturierten Datenformat, die zur automatischen Weiterverarbeitung genutzt werden können, andererseits aber auch bildhafte digitale Formate wie eine PDF-Rechnung. Bruno Koch schätzt, dass nur ca. 25% der elektronischen Rechnungen als „echte“ E-Rechnung verschickt werden. Diese Annahme stützt eine Umfrage von ibi research. Bei den elektronischen Austauschmethoden dominierte demnach 2015 der E-Mail-Versand über alle Unternehmen hinweg. Lediglich große Firmen nutzten darüber hinaus verstärkt auch EDI-Verfahren und Fax. Für mittlere und kleinere Firmen haben neben dem E-Mail-Versand vor allem Online-Portale eine große Attraktivität.



Dem zunehmenden Wunsch großer Unternehmen nach einem Austausch strukturierter Rechnungsdaten, um sie automatisch weiterverarbeiten zu können, stehen kleinere Unternehmen gegenüber, für die der Empfang „echter“ E-Rechnungen technisch oder aus anderen Gründen nicht machbar ist und die das pdf bevorzugen. Diese Diskrepanz stellte Rechnungssender bisher vor eine große Herausforderung. Hybridmodelle wie ZUGFeRD schaffen hier Abhilfe, da mit diesem Format sowohl bildhafte wie auch strukturierte Daten übermittelt werden und der Empfänger selbst entscheiden kann, welche Daten er verwenden möchte.

Die Medienpräsenz dieses neuen Standards war in den vergangenen Monaten sehr hoch. Die Umfrage von ibi research ergab jedoch, dass Anfang 2015 nur etwa 5% der Unternehmen ZUGFeRD für den Rechnungsaustausch nutzen. Bruno Koch sieht aber ein großes Entwicklungspotential, da das Forum elektronische Rechnung Deutschland und auch einige Meinungsführer in der Bundesverwaltung den ZUGFeRD-Ansatz sichtbar fördern.

Entwicklung des e-Invoicing

Viele Jahre waren es einzig die Lösungsanbieter des e-Invoicings, die den Markt entwickelten. Allerdings erfolgte die Entwicklung völlig unkoordiniert, viele Anbieter nutzten hausinterne Rechnungsformate.

In einer zweiten Entwicklungsphase schlossen sich einige Anbieter zusammen, um einen standardisierten Lösungsansatz zu finden. Dies wurde indirekt durch die digitalen Agenden der Regierungen gefördert, jedoch nicht aktiv vom öffentlichen Sektor unterstützt.

Nach einer teilweisen Harmonisierung der Gesetze und empfohlener Rechnungsstandards innerhalb der EU wurden ab 2010 in praktisch allen europäischen Länder Foren gegründet, welche die Förderung der E-Rechnung und das Beseitigen möglicher Markthemmnisse zum Ziel haben. Der öffentliche Sektor fungierte bis dato immer noch primär als Regulator und Förderer, aber kaum als Nutzer der E-Rechnung.

Inzwischen hat sich die Rolle des öffentlichen Sektors verändert, er ist zum Markttreiber geworden. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt fest, dass öffentliche Administrationen ab Ende 2018 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen in einem bestimmten Format zu empfangen. Dieses Format liegt derzeit den Mitgliedsländern aber erst als Entwurf zur Konsultation vor und ist gegenwärtig noch nicht öffentlich zugänglich. Fest steht jedoch, dass rein bildhafte E-Rechnungen wie pdfs nicht genügen werden. Möglich ist die Übermittlung rein strukturierte Datenformate oder Hybridformate wie ZUGFeRD. Weiterhin zulässig von Seiten der EU ist das Empfangen von Papierrechnungen. Allerdings bestehen in 12 europäischen Ländern inzwischen Obligatorien für die elektronische Rechnungsstellung an den Bund, unter anderem in Österreich und der Schweiz, weitere werden in den kommenden Jahren sehr wahrscheinlich folgen.

Zusammen mit dem Handel und Gesundheitssektor gehört der öffentliche Sektor zu den drei größten Industrien gemessen am Rechnungsvolumen. Zwischen 45 und 65% der Unternehmen weltweit sind Lieferanten des öffentlichen Sektors. Man kann also davon ausgehen, dass die jüngsten Entwicklungen der Verbreitung der E-Rechnung einen großen Schub verleihen werden.

Antriebsfaktoren für den Einsatz von e-Invoicing

Neben den zunehmenden Forderungen des öffentlichen Sektors und großer Handelspartner nach elektronischen Rechnungen sind es, nach Aussage von Bruno Koch, vor allem das internationale Agieren der Unternehmen und der Wunsch nach Optimierung hinsichtlich Kosten, Prozesse und Datenqualität, die den Einsatz von E-Rechnungen vorantreiben.

International tätige Firmen müssten vermehrt Rechenschaft darüber ablegen, dass sie steuerkonform nach den Regeln mehrerer Länder operieren. Diese steigenden gesetzlichen Anforderungen können praktisch nur noch mit digitalen Abläufen erfüllt werden.

Auch eine weitere Optimierung der Prozesse in der Buchhaltung sowie ein höherer Qualitätsstandard von Rechnungsdaten lassen sich nur elektronisch erreichen. Die Firma Atradius hat Unternehmen in allen Erdteilen befragt, wie es um die Rechnungsqualität und damit verbundenen Zahlungsverzögerungen steht. Das Ergebnis legt offen, dass ein substantieller Rechnungsanteil entweder falsche Rechnungsinhalte hat oder sogar an die falschen Adressaten geschickt wird. In beiden Fällen entstehen Verzögerungen bei der Verarbeitung und Bezahlung von Rechnungen und führt zu viel höheren Verarbeitungskosten. Mit e-Invoicing lassen sich solche Fehler leicht ausmerzen. Rechnungsdaten werden regelbasiert geprüft und auf Plattformen wie dem Basware Network können Nutzer ihre Stammdaten selber pflegen, so dass stets aktuelle Daten hinterlegt sind.

Veränderungen und Trends in Europa

Der Markt für e-Invoicing entwickelt sich in jedem Land etwas unterschiedlich, dennoch kann Bruno Koch einige Trends beobachten, die überall gleich sind.

1. Während mehrerer Jahre waren es die großen Unternehmen, die e-Invoicing nutzten, inzwischen wird jedoch auch der Massenmarkt erfolgreich erschlossen. Kleine und mittlere Unternehmen haben zumeist nur geringe Rechnungsvolumen, eine limitierte IT-Infrastruktur und begrenzte Budgets. E-Invoicing-Lösungen müssen dementsprechend einfach zu installieren und zu nutzen sowie kostengünstig sein. Viele Anbieter haben bereits darauf reagiert und bieten unterschiedliche Lösungen für alle Unternehmensgrößen und Rechnungsvolumen an.

2. Die zunehmende Nutzung von E-Invoicing über alle Unternehmensgrößen hinweg sowie geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen führen dazu, dass immer mehr Handelspartner einen elektronischen Rechnungsaustausch auch erwarten. Eine Herausforderung dabei bleibt der fragmentierte Markt hinsichtlich der Datenformate. Gleichzeitig lassen sich Bemühungen um Standards eben dafür erkennen, um die Einstiegshürden zu senken. ZUGFeRD ist ein Beispiel dafür.

3. In den meisten Ländern werden rund 95% aller Rechnungen im Inland ausgetauscht, weshalb beim E-Invoicing zunächst die Inlandrechnung im Vordergrund stand. Die Globalisierung führt jedoch dazu, dass nicht nur große Unternehmen einen erheblichen Anteil grenzüberschreitender Rechnungen zu verarbeiten haben. Die Berücksichtigung der Steuerkonformität im internationalen Umfeld wird somit als integraler Bestandteil von e-Invoicing-Lösungen unerlässlich.

4. Wie Bruno Koch feststellen musste, haben sich in der Vergangenheit die meisten Netzwerkbetreiber nur auf den Austausch von elektronischen Rechnungen fokussiert. Diese begrenzte Funktionalität kann die Bedürfnisse der Unternehmen aber nicht mehr länger erfüllen. Dienstleister müssen heute alle gängigen Geschäftsmeldungen und die Verarbeitung der unterschiedlichsten Datenformate unterstützen. Alle Prozesse der Buchhaltung und angrenzender Bereiche, wie z.B. dem Einkauf, sollen heutzutage durch Digitalisierung und Automatisierung weiter optimiert werden. Zusätzliche, unkompliziert anbindbare Lösungen und Dienstleistungen, wie Finanzierungsoptionen entlang der Lieferkette, Business Analytics und Kampagnen zur Anbindung von Handelspartnern, greifen diesen Trend auf.

Bruno Koch ist erfreut zu sehen, dass es bereits ein gutes Angebot an erfahrenen und international tätigen Dienstleistern gibt, deren Lösungen mit der Zeit gehen. Insbesondere Betreiber von Netzwerken für die E-Rechnung, wie Basware mit seinem Commerce Network, sind sehr gut aufgestellt, um ihre Kunden durch diesen Veränderungsprozess zu begleiten.

Wenn Sie Fragen darüber haben, wie Sie das Thema e-Invoicing in Ihrem Unternehmen angehen können, sprechen Sie mich einfach über unser Kontaktformular an.

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