Durch die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsverkehr können Unternehmen deutliche Kosteneinsparungen erzielen und sowohl im Rechnungsausgang als auch -eingang interne Arbeitsabläufe optimieren. Besonders profitieren Unternehmen im Rechnungseingang von elektronischen Rechnungsdaten, da diese eine elektronische und weitgehend automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen.
Genau hier liegt der Knackpunkt: Damit das Optimierungspotenzial ausgeschöpft werden kann, ist es unerlässlich, den Anteil echter elektronischer Rechnungen im Rechnungseingang zu steigern. Hürden dafür sehen Unternehmen häufig bei ihren Lieferanten: Probleme, ausreichend Lieferanten anzubinden, mangelnde Akzeptanz auf Seiten der Lieferanten oder die Befürchtung, dass zu hohe Kosten für diese entstehen. Dabei hat der Versand elektronischer Rechnungen auch für Zulieferer viele unmittelbare Vorteile, die über die Ersparnis von Druck- und Portokosten weit hinausgehen:
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Verkürzte Forderungslaufzeiten: Wird die Rechnung in elektronischer Form an den Kunden geschickt, kann sie anders als eine Papierrechnungen nahtlos in dessen automatisierte Rechnungsverarbeitung gehen. Der gesamte Kontroll-, Genehmigungs-, und Zahlungsprozess wird dadurch beschleunigt und die Rechnung gelangt deutlich schneller zur Zahlung, d.h. Lieferanten haben ihr Geld früher auf dem Konto.
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Lückenlose Nachverfolgbarkeit: Der Versand elektronischer Rechnungen bietet hohe Transparenz. Der Bearbeitungsstatus der Rechnung ist für den Lieferanten jederzeit einsehbar. Nachfragen können schnell und unkompliziert geklärt werden. Das spart Zeit und ermöglicht dem Lieferanten besseres Cashflow-Management.
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Höhere Datengenauigkeit: Durch das Eliminieren manueller Bearbeitungsschritte beim Erstellen und Übermitteln von Rechnungen sowie der elektronischen Validierung von Rechnungsdaten, können Fehler vermieden werden. Rechnungen werden seltener vom Kunden abgelehnt und ersparen dem Lieferanten zusätzliche Schleifen in der Bearbeitung Das beschleunigt nicht nur die Zahlung, sondern sorgt auch für eine ungetrübte Kunden-Lieferanten-Beziehung.
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Mehr Effizienz – gesteigerte Produktivität: Durch weniger manuelle Bearbeitung, schnellere Durchlaufzeiten und geringere Fehleranfälligkeit wird der gesamte Rechnungsaustausch mit dem Versand elektronischer Rechnungen deutlich effizienter. Dies spart nicht nur Kosten, sondern setzt Kapazitäten frei, die anderweitig wertschöpfend genutzt werden können.
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Vielfältige Kostenersparnis: Kosten können nicht nur durch effizienteres Arbeiten gespart werden, sondern auch ganz praktisch durch das Wegfallen von Aufwendungen für Papier, Drucken, Porto und Archivierung. Ein Return on Investment kann je nach Anfangsinvestition und Grad der Automatisierung schon nach wenigen Monaten erreicht werden.
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Umweltfreundlichkeit: Neben all den monetären Vorteilen, die der Versand elektronischer Rechnungen so mit sich bringt, tun Ihre Lieferanten ganz nebenbei auch noch etwas für die Umwelt. Sie sparen Papier und verkleinern ihren CO2-Fußabdruck.
Mal angenommen, Ihre Lieferanten haben sich von den generellen Vorteilen der elektronischen Rechnung überzeugen lassen – wie gelingt nun der Einstieg ins eInvoicing? Wie kann man Einwänden wegen hoher Investitionskosten und ressourcenfressender Implementierungsprojekte sowie Angst vor tiefgreifenden Veränderungen in Prozessen und der IT-Infrastruktur begegnen? In der Regel läuft erfolgreiche Lieferantenaktivierung nur mit organischem Wachstum ab – das heißt einer nach dem anderen muss für sich überzeugt werden, denn nicht alle sind gleich. Ein großes globales Unternehmen hat ganz andere Voraussetzungen und Anforderungen als ein kleines Familienunternehmen. Eine Aktivierungskampagne hat das Ziel, diesen Prozess zu beschl eunigen und ein Maximum an Lieferanten einzubinden. Dafür werden die Lieferanten in Gruppen unterteilt und ihnen jeweils andere Lösungen angeboten, welche ihre unterschiedlichen Anforderungen widerspiegeln.
Gruppe 1 umfasst die größten und wichtigsten Lieferanten mit hohem Rechnungsvolumen und strukturierten Beschaffungsprozessen. Hier empfiehlt sich eine Direktanbindung. Dazu vereinbaren Sie als Kunde mit dem Zulieferer auf Basis einer Guideline ein elektronisches Rechnungsformat. Die Rechnungsdaten werden dann aus dem Abrechnungssystem der Lieferanten direkt in den Rechnungseingang des Kunden übertragen. Auf beiden Seiten können somit auch automatische Prozesse angeschlossen bzw. vorgeschaltet werden und zu weiterer Effizienzsteigerung und Kostensenkung beitragen.
In Gruppe 2 finden sich Lieferanten mit mittleren Belegmengen, mit denen die Beschaffungsprozesse nicht immer strukturiert erfolgen. Eventuell schicken diese Lieferanten schon elektronische Rechnungen an andere Kunden und wollen weiterhin ihr Format nutzen. Für diese Gruppe bietet sich der Rechnungsversand über ein offenes Netzwerk wie das Basware Network an. Die Rechnung wird aus dem Abrechnungssystem des Lieferanten erstellt und an das Netzwerk geschickt. Der Netzwerkbetreiber übernimmt dann die Validierung und Konvertierung der Rechnungsdaten und stellt sie dem Kunden in dessen gewünschten Format zu. Noch einfacher und kostengünstiger funktioniert das mit dem Virtual Printer von Basware. Lieferanten erstellen ihr Rechnungsdokument wie gewohnt und senden es per Druckauftrag an Basware. Dafür muss lediglich ein Client installiert werden. Basware macht aus dem Dokument dann eine elektronische Rechnung im gewünschten Format und sendet sie an den Kunden. Bei beiden Varianten ist keine Veränderung an der IT erforderlich, lediglich die Installation eines Client. Darüber hinaus sind die Lösungen kostengünstig und sofort einsatzbereit.
Gruppe 3 versammelt all die kleinen Lieferanten, mit denen keine strukturierten Beschaffungsprozesse etabliert sind und die nur eine Handvoll Rechnungen pro Jahr verschicken. In Summe können sie dennoch bis zu 40% des Rechnungsvolumens eines Unternehmens ausmachen. Deswegen sollte auch diesen Lieferanten eine passende Lösung für den Versand elektronischer Rechnungen angeboten werden. Geeignet ist die Nutzung des Lieferantenportals von Basware oder Basware PDF e-Invoice. Bei letzterem können Lieferanten dazu Basware eine E-Mail mit PDF-Anhang zukommen lassen, woraus Basware dann einen strukturierten Datensatz erzeugen kann. Beide Varianten sind einfach zu handhaben, erfordern keine bestimmten Voraussetzungen oder Änderungen der IT-Infrastruktur und sind kostenfrei für Lieferanten. Dennoch bergen auch diese Lösungen ein Einsparpotential, da der elektronische Rechnungsversand wesentlich günstiger ist als per Post.
Hier sehen Sie die Möglichkeiten nochmal im Überblick:
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