In deutschen Unternehmen findet zunehmend ein Umdenken statt, was die Verlagerung von Daten und Diensten in die Cloud angeht. Vielleicht gehören auch Sie zu den Befürwortern einer Cloud-Lösung für Rechnungsautomatisierung. Ihre IT-Abteilung sieht dabei möglicherweise eher Hinderungsgründe als Vorteile.
Sicherheitsbedenken und wohl auch die Sorge, Kernkompetenzen zu verlieren, stehen dahinter. Um Ihre IT dennoch von den Vorteilen einer Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung im Software-as-a-Service-Modell zu überzeugen, machen Sie sich zunächst klar, vor welchen Herausforderungen diese Abteilung steht, und arbeiten Sie dann heraus, wie eine Cloud-Lösung sie unterstützen kann, diese zu meistern. So können Sie die Bedenken entkräften und die IT für Ihr Projekt gewinnen.
Vor welchen Herausforderungen IT-Abteilungen stehen
Die Aufgaben eines IT-Leiters und seiner Abteilung haben sich in den vergangenen Jahren grundlegend gewandelt. Gefragt sind nicht mehr reine IT-Spezialisten, sondern Manager, die Geschäftsprozesse mit verantworten. Lange Zeit war die IT-Abteilung eines Unternehmens dafür zuständig Software und Hardware einzukaufen und über die Implementierung, den Betrieb und die Sicherheit zu wachen. Durch eine zunehmende Technologisierung aller Unternehmensprozesse und eine veränderte Nutzung der IT, z.B. über Cloud Computing, sind die Anforderungen an die IT drastisch gestiegen. Flexibilität und Verlässlichkeit der IT-Infrastruktur sowie die Forderung nach schneller Verfügbarkeit neuer Anwendungen stehen einem zunehmenden Druck, Kosten zu reduzieren, gegenüber. Darüber hinaus muss die IT ein solides Verständnis für die Prozesse der Fachabteilungen haben, mit ihrer Arbeit zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen sowie Innovationen vorantreiben.
Welche Vorteile eine Cloud-Lösung für Rechnungsautomatisierung Ihrer IT-Abteilung bringt
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1. Kostenreduzierung: Insbesondere die Anfangsinvestitionen, aber auch die Gesamtbetriebskosten können mit einer Cloud-Lösung für Rechnungsautomatisierung deutlich gesenkt werden. Benötigter Serverplatzwird vom Anbieter zur Verfügung gestellt, die Kosten für die Hardware und deren Betrieb auf alle Nutzer in der Cloud aufgeteilt. Statt vorab eine teure Lizenz zu erwerben, zahlt man eine nutzungsabhängige Gebühr für die Anwendung. Kosten für Wartung, Updates und Support sind in der Nutzungsgebühr enthalten. Dies sind besonders starke Argumente für Unternehmen mit schlanken IT-Strukturen, kleinen Budgets und geringen oder schwankenden Rechnungsvolumina.
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2. Höhere Flexibilität und Skalierbarkeit: Auf Veränderungen und Wachstum von Unternehmen kann mit einer Cloud-Lösung für Rechnungsautomatisierung flexibel und schnell reagiert werden. Es können problemlos weitere Geschäftsbereiche oder Gesellschaften angebunden werden. Zusätzliche Server sind jederzeit verfügbar. Die Lösungen von Basware lassen sich zudem von einer einfachen Rechnungsbearbeitungslösung zu einer umfassenden Purchase-to-Pay- oder Source-to-Pay-Lösung mit elektronischen Bestellungen und Rechnungen erweitern.
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3. Schnelle Implementierung: Cloud-Lösungen für Rechnungsautomatisierung erfordern keine aufwendige Installation auf Servern oder PCs im Unternehmen, sondern können quasi sofort über einen Webbrowser genutzt werden. Das bedeutet kurze Projektlaufzeiten, minimale Betriebsunterbrechung und ein unmittelbares Profitieren von den Vorteilen der Rechnungsautomatisierung. Den Forderungen der Fachabteilungen nach schneller Verfügbarkeit neuer Anwendungen kann somit problemlos entsprochen werden. Gleichzeitig ist nur eine geringe Involvierung der IT-Abteilung bei der Implementierung erforderlich, so dass ihr mehr Zeit für strategisches Arbeiten bleibt.
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4. Einfache Integration: Bei der Integration einer neuen Lösung in ein heterogenes IT-Umfeld, sehen sich IT-Abteilungen oft großen Herausforderungen gegenübergestellt. Mit einer Cloud-Lösung für Rechnungsautomatisierung – und mit dem richtigen Anbieter – lässt sich die Integration jedoch recht einfach gestalten. Basware bietet zum Beispiel Schnittstellen zu über 250 verschiedenen ERP-Systemen. Auch andere Geschäftsanwendungen lassen sich nahtlos anbinden. Außerdem ist das Hinzufügen oder Ersetzen von Systemen sowie die Anbindung von Kunden und Lieferanten für eInvoicing jederzeit möglich. Somit wird durch eine Cloud-Lösung eine hohe Flexibilität für das Unternehmen und eine längere Lebensdauer für vorhandene Systeme ermöglicht.
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5. Höhere Betriebssicherheit: Systeme hoch verfügbar zu halten und vor Schädlingen zu schützen, erfordert stete Investitionen in aktuelle Hardware, Software und Kompetenzen der Mitarbeiter. Nahezu vollständige Sicherheit erfordert dementsprechend Investitionen, die jenseits des Budgets eines mittelständischen Betriebes liegen. Um nicht nur DAX-Unternehmen ein Rechenzentrum auf allerhöchstem Sicherheitsniveau zu ermöglichen, empfiehlt sich daher eine Cloud-Lösung für Rechnungsautomatisierung. Spezialisierte Cloud-Anbieter bieten redundante Serverfarmen, d.h. ein System von Servern mit redundanter Verkabelung, Energieversorgung und Netzanbindung, so dass eine hohe Ausfallsicherheit garantiert ist. Segmentierung der Daten, regelmäßige Backups und die Möglichkeit einer Notfallwiederherstellung ergänzen die Sicherheitsmaßnahmen. Im Rahmen klar definierter und vertraglich vereinbarter Service Level Agreements wird meistens eine höhere Verfügbarkeit als bei internen Lösungen garantiert. Wartungsfenster, Ausfallzeiten und ähnliches sind bei Cloud-Lösungen optimiert bzw. minimiert. Auch hier stehen kleinere und mittlere Unternehmen bei eigenbetriebenen Lösungen vor teuren technischen und organisatorischen Herausforderungen.
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6. Mehr Kapazitäten für strategisches Arbeiten: Cloud-Lösungen für Rechnungsautomatisierung ermöglichen es der IT sich von den Fesseln des Tagesgeschäftes zu befreien. Statt sich um Betrieb und Wartung der Systeme oder Updates von Software zu kümmern, kann sie stärker strategisch arbeiten und als Berater der Fachabteilungen sowie der Unternehmensführung agieren. Damit trägt sie unmittelbar zur Wertschöpfung des Unternehmens bei.
Das Datenblatt Basware P2P als SaaS gibt nochmal einen kompakten Überblick über alle Vorteile einer Cloud-Lösung und informiert Sie über die verschiedenen Service Levels, die Basware seinen Kunden anbietet. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, um Ihre IT von einer Cloud-Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung zu überzeugen, wenden Sie sich einfach über das Kontaktformular an uns. Wir unterstützen Sie gerne.