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Wie funktioniert Purchase-to-Pay? Durchgängige Prozesse von der Bestellung bis zu Bezahlung

Freitag, 24. Juni 2016

5 Minuten Lesezeit

Wie funktioniert Purchase-to-Pay? Durchgängige Prozesse von der Bestellung bis zu Bezahlung

Ein durchgängig elektronischer Purchase-to-Pay-Prozess bietet Unternehmen viele Vorteile. In einem Webinar habe ich diese kürzlich skizziert und allen Interessierten erläutert, wie Basware den Prozess in seinen Lösungen umsetzt und Unternehmen damit hilft, die Vorteile auszuschöpfen.

 

Aber fangen wir vorne an. Um welche Vorteile geht es hier eigentlich?

  • Verbesserte Kontrolle: In einem elektronischen Purchase-to-Pay-Prozess ist nur wenig manuelles Eingreifen notwendig. Der Prozess läuft mit Hilfe hinterlegter Daten und Regeln ab. Dies führt quasi zur automatischen Einhaltung von internen Richtlinien und rechtlichen Vorgaben und stellt die Auditierbarkeit des Prozesses sicher.

  • Erhöhte Transparenz: Der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess wird vollständig im System abgebildet und die Daten und Dokumente lassen sich jederzeit einsehen. Es besteht also absolute Nachvollziehbarkeit über den Prozessstatus einzelner Dokumente. Zudem kann man problemlos einen Überblick über die Ausgaben des Unternehmens erhalten.

  • Deutliche Einsparungen: Einsparungen können auf verschiedene Weise erzielt werden. Prozessaufwände werden gesenkt, indem man z.B. kein Papier mehr für Rechnungen und Bestellungen benötigt. Die Automatisierung einzelner Prozessschritte verkürzt die Durchlaufzeiten und beschleunigt den Prozess insgesamt. Und die Ausgaben können reduziert werden, da man durch schnellere Bearbeitung und Transparenz im Prozess Mahngebühren bei verspäteten Zahlungen vermeiden und Skonti besser ausschöpfen kann.


Und was bietet Basware nun, um Unternehmen beim Ausschöpfen dieser Vorteile zu unterstützen? Die kurze Antwort: Eine Lösung für den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess. Die einzelnen Module umfassen die elektronische Beschaffung, den elektronischen Austausch von Dokumenten, Rechnungsautomatisierung und elektronische Zahlung. Darauf möchte ich im Folgenden näher eingehen.
 

Elektronische Beschaffung oder eProcurement

Basware hat bei seiner Lösung für die Beschaffung vor allem auf eines geachtet: Usability. Das heißt, dass die Anwendung eine sehr benutzerfreundliche Oberfläche mit guter Suchfunktion hat und im Grunde wie ein Online-Shop funktioniert. Wer in der Lage ist, online ein Buch zu bestellen, der wird auch kein Problem haben, dieses System zu benutzen. Abgebildet werden alle Prozessschritte der Beschaffung.

  • a) Generierung der Bedarfsanforderung: Die Bedarfsanforderung kann über interne und externe Kataloge generiert werden oder auch mit Hilfe einer Freitextbestellung, wenn der Artikel in den Katalogen nicht vorhanden ist. Komfortabel sind Bestellungen über Bestellpläne oder Vorlagen, die man zum Beispiel für neue Mitarbeiter, die anfangs immer dieselben Dinge benötigen, anlegen kann. Ein Klick und alles ist im Warenkorb.

  • b) Kontierung: Während der Bedarfsanforderung erfolgt bereits die Kontierung auf Basis hinterlegter Kontierungs- und Geschäftsregeln. Die Rechnung zur Bestellung kann im Nachgang dann automatisch verarbeitet werden.

  • c) Freigabe: Baswares Lösung für elektronische Beschaffung bietet die Möglichkeit für Freigabe-Workflows ohne manuelles Eingreifen. Dabei können natürlich Freigabelimits berücksichtigt werden und die Freigabe auch auf Positionsebene erfolgen.

  • d) Bestellung und Auftragsbestätigung: Die Bestellung wird elektronisch, z.B. im XML-Format, direkt in das System des Lieferanten übermittelt. Sollte dieser nicht in der Lage sein strukturierte Daten zu empfangen, kann die Bestellung per E-Mail versendet werden. Das Gleiche gilt andersherum auch für die Auftragsbestätigung.

  • e) Wareneingang: Das System ist in der Lage mit Teillieferungen umzugehen und den Wareneingang in absoluten oder prozentualen Zahlen zu erfassen. Zudem kann beim Wareneingang ein Abgleich mit Bestellungen und Rechnungen erfolgen.


Neben den allgemeinen Vorteilen eines elektronischen Purchase-to-Pay-Prozesses, bietet eProcurement spezielle Vorteile wie die Reduktion des „wilden“ Einkaufens (auch Maverick Buying genannt) bei nicht-strategischen Partnern, bessere Lieferantenkonditionen durch höhere Abnahmemengen und Entlastung der Einkaufsorganisation durch Automatisierung, was wiederum zu mehr Zeit für strategische Aufgaben führt.
 

Elektronischer Austausch von Dokumenten

Sowohl die Bestellung als auch die Bestellbestätigung, Rechnung und ggf. Reklamation werden in einem elektronischen Purchase-to-Pay-Prozess natürlich elektronisch ausgetauscht. Plattform dafür ist bei Baswares Lösung das Basware Network. Dort erfolgen unter anderem die Validierung, ggf. Konvertierung, der Transport an sich und die Archivierung der Dokumente. Lieferanten können auf unterschiedliche Art und Weise angebunden werden und entsprechend ihre Rechnungen auf verschiedenen Wegen senden:

  • Scan: Papierrechnungen werden eingescannt und im gewünschten Format an den Empfänger übermittelt.

  • PDF per E-Mail: Die Rechnung wird elektronisch per E-Mail an das Netzwerk geschickt, muss dann aber noch in ein strukturiertes Datenformat umgewandelt werden.

  • Virtual Printer: Beim Lieferanten wird z.B. auf dem Desktop eine Anwendung installiert, mit der die Rechnung per Druckauftrag direkt ins System des Empfängers übermittelt werden kann.

  • Lieferantenportal: Besonders geeignet für kleinere Lieferanten mit wenigen Rechnungen, die diese hier manuell eingeben und direkt an den Empfänger übermitteln können.

  • „Echte“ elektronische Rechnung: Rechnungen werden vom Lieferanten im strukturierten Datenformat wie XML oder EDI erzeugt und mit oder ohne Konvertierung in das ERP-System des Empfängers zugestellt. (Hier erfahren Sie mehr darüber, was echte elektronische Rechnungen sind).


In Absprache mit den Kunden übernimmt Basware übrigens auch die Aktivierung der Lieferanten.

Lieferantenkommunikation im Purchase-to-Pay-Prozess.

Rechnungsautomatisierung

Um voll von den Vorteilen eines elektronischen Purchase-to-Pay-Prozesses zu profitieren, ist es sinnvoll, möglichst viele Schritte im Prozess zu automatisieren. Im Fall der Rechnungsverarbeitung versucht das System dies, indem es eingehende Rechnungen auf bestimmte Referenzen prüft, die dann eine weitere automatische Verarbeitung ermöglichen. Zunächst ist das der Abgleich mit Bestellungen für einmalige Rechnungen oder Zahlungsplänen für wiederkehrende Rechnungen. Werden Übereinstimmungen gefunden, kann bis zur Verbuchung automatisiert verarbeitet werden. Ist kein Abgleich möglich, sucht das System auf der Rechnung nach Referenzpersonen und stößt dann einen Genehmigungsworkflow an. Hier wird zumindest noch zum Teil automatisiert verarbeitet. Nur wenn das System keine Referenz auf der Rechnung findet, ist eine manuelle Verarbeitung notwendig. Doch selbst dann können noch einzelne Schritte, wie z.B. die Kontierung, automatisiert erfolgen.

Die Vorteile der Rechnungsautomatisierung liegen auf der Hand. Aufwände und Fehler können deutlich reduziert werden, da manuelles Eingreifen nur noch in Ausnahmefällen erfolgt. Durch eine höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit wird eine schnellere Zahlung möglich. Skonti können somit genutzt und Mahngebühren vermieden werden.
 

Elektronische Zahlung

Basware bietet seinen Kunden im Purchase-to-Pay-Prozess diverse Financing Services an. Gewählt werden kann zwischen drei Optionen:

  • 1) Basware Advance bietet Lieferanten eine unkomplizierte Zwischenfinanzierung ihrer Rechnungen über Clear Funding, einem Joint Venture von Basware und Arrowgrass Capital Partners LLP. Diese Lösung ist ideal für KMUs mit schwankendem Geldbedarf, die gelegentlich Zugang zu Liquidität benötigen, während sie auf Zahlungen warten.

  • 2) Basware Discount zur automatisierten Nutzung dynamischer Skonti richtet sich an Käufer, die damit von attraktiven Skonti profitieren können und einen zusätzlichen Anreiz erhalten, ihre Lieferanten früher zu bezahlen.

  • 3) Basware Pay ist eine globale E-Zahlungs-Lösung in Zusammenarbeit mit Mastercard, richtet sich an Käufer und ermöglicht es diesen, Lieferanten schneller zu bezahlen und gleichzeitig ihr Geld länger zu behalten. Finanziert wird das durch die Bank des Käufers. Besonders geeignet ist diese Option für Unternehmen mit vielen kleinen Lieferanten.


So funktioniert e-Payment mit Basware.

Auswertungen und Analysen

Basware Analytics ist unsere Business-Intelligence-Lösung, die über das gesamte System gelegt wurde. Mit Analytics können Daten des Systems visualisiert und kompakt auf Dashboards (d.h. einer grafisch aufbereiteten „Schaltzentrale“) dargestellt werden. So kann man schnell und unkompliziert Kennzahlen abrufen, z.B. wie viele Rechnungen empfangen und wie viele automatisch verarbeitet werden. Zudem beantwortet das Analyse-Werkzeug zahlreiche Fragen zu den Unternehmensausgaben und Finanzen allgemein: In welchen Warengruppen und bei welchen Lieferanten erfolgen die Ausgaben? Welche Geldmittel werden aufgewendet? Welche Zahlungsziele werden wie ausgeschöpft? Mit diesen Informationen im Rücken lassen sich zu jeder Zeit fundierte Entscheidungen treffen.

Dashboard in Basware Analytics

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Purchase-to-Pay international einführen, empfehle ich Ihnen die Webinar-Aufnahme „Internationale Einführung von Purchase-to-Pay“.

Wenn Sie noch Fragen haben, können Sie mich natürlich jederzeit über unser Kontaktformular ansprechen