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Welche Anforderungen werden an eine elektronische Rechnung gestellt?

Montag, 20. Juni 2016

5 Minuten Lesezeit

Welche Anforderungen werden an eine elektronische Rechnung gestellt?

Früher mussten elektronische Rechnungen mit Signatur oder per EDI-Verfahren übertragen werden, um steuerkonform zu sein. Das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 hat die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. Das bedeutet, dass elektronische Rechnungen auch ohne Signatur bei Einhaltung der Pflichtangaben zum Vorsteuerabzug berechtigen.

 

Nachdem ich in meinem letzten Blogbeitrag erläutert habe, was überhaupt als elektronische Rechnung gilt, möchte ich nun darstellen, welche Anforderungen an eine elektronische Rechnung gestellt werden. Dies regeln die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Ein Wort-Monster, das viel Bürokratie und wenig Verständlichkeit vermuten lässt. Aber eigentlich ist es recht einfach…

  1. Authentizität und Integrität: Dies bedeutet nichts weiter als die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts, d.h. der Empfänger muss sicherstellen, dass die Rechnung auch wirklich vom Sender stammt und auf dem Weg vom Sender zum Empfänger nichts verändert wurde. In der Regel werden Authentizität und Integrität von Rechnungen mit der Rechnungseingangsprüfung sichergestellt.

  2. Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit: Die Lesbarkeit einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden können. Während Papierrechnungen diese Anforderungen unmittelbar erfüllen, müssen für elektronische Rechnungen geeignete Anzeigeprogramme eingesetzt werden. Da die Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein muss, müssen auch die Anzeigeprogramme über diesen Zeitraum vorgehalten werden. Auch die maschinelle Auswertbarkeit muss für den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewahrt werden. Sie umfasst unter anderem die Möglichkeit zur Durchführung von mathematisch-technischen Auswertungen, Volltextsuchen oder die Nachverfolgung von Verknüpfungen und Verlinkungen zwischen Buchung und zugehöriger Rechnung.

  3. Aufbewahrung: Die Aufbewahrungsdauer beträgt wie bei allen Rechnungen zehn Jahre. Originär elektronische Unterlagen müssen auch elektronisch aufbewahrt werden – und zwar immer im Ursprungsformat. Werden eingehende elektronische Rechnungen zur Weiterverarbeitung in ein anderes Format umgewandelt, so müssen beide Versionen aufbewahrt und die konvertierte Version als solche gekennzeichnet werden. Natürlich darf bei der Konvertierung keine Veränderung des Inhalts erfolgen. Ein Sonderfall sind gescannte Papierrechnungen. In Deutschland ist es zulässig, den Scan wie eine originär elektronische Rechnung zu behandeln und das Original zu vernichten, sofern der Prozess der Digitalisierung ausreichend dokumentiert wurde.

  4. Unveränderbarkeit: Prinzipiell müssen elektronische Rechnungen zur Wahrung des Rechts auf Vorsteuerabzug unveränderbar aufbewahrt werden. Sollten spätere Änderungen erforderlich sein, müssen sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar sein. Zu beachten ist auch, dass Änderungen an Hard- und Software keinen Einfluss auf die unveränderbare Aufbewahrung der Rechnungen haben dürfen.

  5. Verfahrensdokumentation: Die GoBD legen fest, dass der  elektronische Rechnungsprozess dokumentiert werden muss, geben aber keine klare Mustergliederung zur Verfahrensdokumentation vor. Wie man es auch macht, wichtig ist für die Finanzverwaltung die Nachvollziehbarkeit im Falle einer Betriebsprüfung.

  6. Datenzugriff und Bereitstellung: Für den Fall einer Betriebsprüfung muss der Finanzverwaltung auch der Zugriff auf die elektronischen Daten und die Nutzung des betriebseigenen EDV-Systems zu diesem Zweck gewährt werden. Sofern die Daten im Ausland archiviert werden, muss für den Betriebsprüfer ein Online-Zugriff aus dem Unternehmen heraus jederzeit möglich sein.

Ich hoffe, dass ich Ihnen die wichtigsten Anforderungen an eine elektronische Rechnung verständlich machen konnte. Sollten Sie noch Fragen dazu haben oder mehr darüber erfahren wollen, wie Basware Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch unterstützen kann, zögern Sie nicht mich über das Kontaktformular anzusprechen.

Ein Hinweis zum Abschluss:
Dieser Blog-Beitrag wurde sorgfältig recherchiert und gibt eine Zusammenfassung der Anforderungen an eine elektronische Rechnung wider. Besondere Umstände oder spezielle Fallkonstellationen wurden hier nicht berücksichtigt. Der Artikel kann und will keine rechtliche oder steuerliche Beratung durch einen qualifizierten Steuerberater ersetzen, sondern soll Ihnen einen verständlichen Überblick über die Thematik verschaffen.