Im gesetzlichen Sinne umfassen elektronische Rechnungen einerseits „echte“ elektronische Rechnungen, andererseits aber auch bildhafte digitale Formate wie eine PDF-Rechnung. So kann man prinzipiell zwischen drei Formen von elektronischen Rechnungen unterscheiden:
 

  • 1. Rechnungen im unstrukturierten Datenformat, wie zum Beispiel PDF-Dokumente, die per E-mail oder Server-Fax versendet werden. Solche Rechnungen können jedoch nicht direkt ins ERP-System des Empfängers eingespeist oder automatisiert weiterverarbeitet werden und müssen somit zunächst ausgelesen und in ein strukturiertes Format umgewandelt werden. Diese Form der Rechnung ist zwar ein elektronisches Dokument, das elektronisch übermittelt wird, und gilt somit vor dem Gesetz als elektronische Rechnung, ist aber keine „echte“ elektronische Rechnung.
  • 2. Rechnungen im strukturierten Datenformat können direkt zwischen den ERP-Systemen von Sender und Empfänger ausgetauscht werden, sind maschinell auswertbar und können automatisiert verarbeitet werden. Diese Form der Rechnung gilt als „echte“ elektronische Rechnung. Am weitesten verbreitet zur Übermittlung von Rechnungsdaten ist das EDI-Verfahren, bei dem zwischen zwei Parteien ein Übertragungsstandard, z.B. EDIFACT, festgelegt wird. Dies ist jedoch auch der große Nachteil dieses Verfahrens, denn es muss zu jedem Sender und Empfänger eine individuelle Verbindung mit aufwendigen Vorabsprachen hergestellt werden.
  • 3. Hybridformate beinhalten die Rechnungsdaten sowohl in strukturierter als auch in unstrukturierter Form, so dass im Vorfeld keine Absprachen über die Möglichkeiten des strukturierten Rechnungsempfangs notwendig sind und der Empfänger selber entscheiden kann, wie er die Rechnung weiterverarbeiten möchte. Am bekanntesten ist in Deutschland derzeit wohl ZUGFeRD, das aus einem PDF/A (unstrukturiertes Rechnungsbild) und einer inhaltlich identischen, eingebetteten XML-Datei (strukturierte Rechnungsdaten) besteht. Auch Hybridformate gelten als „echte“ elektronische Rechnungen.

Wie sende und empfange ich elektronische Rechnungen?

Die Herausforderung beim Austausch elektronischer Rechnungen liegt vor allem im Einsatz unterschiedlicher Systeme und Formate auf Seiten des Senders und Empfängers. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen haben oftmals nicht die notwendige technische Infrastruktur, um den Anforderungen großer Konzerne nachzukommen. Doch wie kommen große und kleine Geschäftspartner dann zusammen?

Der Schlüssel dazu liegt in offenen Netzwerken wie dem Basware Network: Anstatt zahlreiche Einzelverbindungen mit teils unterschiedlichen Formaten zu pflegen, können Unternehmen sich mit einer einzigen Verbindung zum Netzwerk mit allen Geschäftspartnern vernetzen. Solchen Netzwerken kann jedes Unternehmen weltweit beitreten, ungeachtet der Branche oder Größe. Sie tauschen dort ihre Rechnungen nicht direkt miteinander aus, sondern über eine gemeinsam genutzte Plattform, die für einheitliche und rechtskonforme Prozesse und Formate sorgt. Das Konvertieren der Nachrichtenformate übernimmt das Netzwerk. Die Anbindung kleiner Unternehmen kann unkompliziert per Online-Zugang erfolgen und bedarf keiner besonderen IT-Voraussetzungen. Großunternehmen wiederum können ihre ERP-Systeme per vorkonfigurierter Schnittstelle einmal an das Netzwerk andocken und damit die Verbindung zu einer Vielzahl von Unternehmen nutzen.

Der erste Schritt ist getan: Sie wissen nun, was eine „echte“ elektronische Rechnung ist und was dieser Begriff im rechtlichen Sinn umfasst. Und gleich tauchen die nächsten Fragen auf. Wie funktioniert das mit dem Versenden und Empfangen elektronischer Rechnungen im Detail? Welche konkreten Lösungen gibt es für mein Unternehmen? Was muss ich beim elektronischen Rechnungsverkehr ganz allgemein beachten? Und was bringt das meinem Unternehmen überhaupt? Antworten auf diese und weitere Fragen erhalten Sie in unseren kompakten Datenblättern zum elektronischen Rechnungsempfang und Rechnungsversand.

Autor:
André von de Finn
Director Network Business Area DACH