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Wie sind elektronische Rechnungen zu archivieren?

Montag, 4. Juli 2016

5 Minuten Lesezeit

Wie sind elektronische Rechnungen zu archivieren?

Das Thema Aufbewahrungspflichten treibt Finanzleiter besonders um, wenn sie sich mit der Umstellung auf e-Invoicing beschäftigen. Viele empfinden die rechtlichen Grundlagen als nicht transparent oder verständlich genug, dazu kommen Unsicherheiten hinsichtlich Datenschutz und Verlässlichkeit der Technik.

 

Seit dem 1. Juli 2011 sind Papier- und elektronische Rechnungen steuerrechtlich gleichgestellt. Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ist in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) geregelt. Diese bedürfen sicherlich einiger „Übersetzung“ und lassen an der einen oder anderen Stelle auch Raum für Interpretationen, dennoch ist die revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen kein Hexenwerk.


Grundsätzlich gilt, Rechnungen müssen im Original aufbewahrt werden. Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, muss also auch elektronisch aufbewahrt werden. Die Archivierung eines Ausdrucks ist nicht zulässig. Papierrechnungen hingegen dürfen digitalisiert und auch das Original vernichtet werden, sofern das Verfahren der Digitalisierung dokumentiert wurde. E-Rechnungen, die bei Eingang in das Unternehmen in ein anderes Format konvertiert wurden, müssen im Original und im konvertierten Format aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in Deutschland 10 Jahre. Die Fristen innerhalb Europas variieren zwischen 3 und 10 Jahren.  Die EU strebt eine Vereinheitlichung der Aufbewahrungsfristen an, das wurde bereits 2010 mit der Richtlinie 2010/45/EU kommuniziert. Bisher wurde dieses Vorhaben jedoch nicht umgesetzt, die Festlegung der Aufbewahrungsfrist ist nach wie vor Sache der Mitgliedsstaaten.

Ein Hinweis dazu [ergänzt am 28.09.2016]:
 Wie Sie vielleicht wissen, beginnt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen (unabhängig von der Form – Papier- oder elektronische Rechnung) „mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind“ (§147 (4) AO - Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen).

Während des Aufbewahrungszeitraums muss Revisionssicherheit gewährleistet sein.
Revisionssicherheit wird als Begriff in den GoBD nicht verwendet, meint in der Praxis aber eine Kombination aus mehreren Vorgaben:

  • Unveränderbarkeit: Elektronische Rechnungen müssen unverändert und fälschungssicher archiviert werden. Am Besten werden sie daher direkt nach Eingang im Archiv abgelegt. Auf welchem Speichermedium aufbewahrt werden soll, wurde vom Gesetzgeber nicht festgelegt. Empfehlenswert ist eine Aufbewahrung im eigenen Datencenter oder in der Cloud eines Dienstleisters. Cloud-Lösungen sind besonders attraktiv für kleine und mittlere Unternehmen, da diese häufig nicht die Kapazitäten für den Betrieb eines eigenen Datencenters haben. Dabei muss berücksichtigt werden, wo sich die Server des Cloud-Anbieters befinden. Darauf komme ich später nochmal zurück. Zu beachten ist auch, dass Änderungen an Hard- und Software während des Aufbewahrungszeitraums keinen Einfluss auf die Unveränderbarkeit der Rechnungen haben dürfen.

  • Nachvollziehbarkeit/Verfahrensdokumentation: Sollten spätere Änderungen an Rechnungen erfolgen, müssen sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar sein. Daher ist eine Verfahrensdokumentation des gesamten Rechnungsprozesses unerlässlich. Wie sich diese gestaltet, ist den Unternehmen überlassen und wird von den GoBD nicht definiert. In der Praxis hat sich jedoch mittlerweile ein Best Practice etabliert.

  • Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit: Die Lesbarkeit einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden können. Für elektronische Rechnungen müssen Anzeigeprogramme eingesetzt werden, um diese Anforderung zu erfüllen. Daher muss sichergestellt werden, dass über den Aufbewahrungszeitraum hinweg geeignete Anzeigeprogramme für die archivierten elektronischen Rechnungen vorgehalten werden. Die maschinelle Auswertbarkeit elektronischer Rechnungen umfasst unter anderem die Möglichkeit zur Durchführung von mathematisch-technischen Auswertungen, Volltextsuchen oder die Nachverfolgung von Verknüpfungen und Verlinkungen zwischen Buchung und zugehöriger Rechnung.


Revisionssicherheit ist also keine rein technische Eigenschaft, sondern eine Kombination aus Organisation und Technik.  Daher lässt sie sich auch nicht einfach mit dem Archivsystem kaufen. Ein gutes System liefert aber durchaus die technischen Voraussetzungen zur Revisionssicherheit.

Schließlich kommen wir zum Ort der Archivierung, für den es natürlich auch Vorgaben gibt. Für in Deutschland ansässige Unternehmen sind elektronische Rechnungen bevorzugt in Deutschland zu archivieren. Auch im EU-Ausland kann in den meisten Ländern archiviert werden. Dafür benötigt man jedoch die Genehmigung der Finanzverwaltung und für Betriebsprüfer muss ein Online-Zugriff aus dem Unternehmen heraus jederzeit gewährleistet sein. Die Archivierung im übrigen Ausland ist nur bedingt möglich. Bei Cloud-Anbietern muss man also genau darauf achten, in welchem Land die Server stehen und folglich die Daten gespeichert werden.

Ich hoffe, dass Sie damit einen guten Überblick über die Archivierungsanforderungen für elektronische Rechnungen erhalten haben. Sollten Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Basware Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch unterstützen kann, zögern Sie nicht mich über das Kontaktformular anzusprechen.
 
Ein Hinweis zum Abschluss:
Dieser Blog-Beitrag wurde sorgfältig recherchiert und gibt eine Zusammenfassung der Archivierungsanforderungen an eine elektronische Rechnung wider. Besondere Umstände oder spezielle Fallkonstellationen wurden hier nicht berücksichtigt. Der Artikel kann und will keine rechtliche oder steuerliche Beratung durch einen qualifizierten Steuerberater ersetzen, sondern soll Ihnen einen verständlichen Überblick über die Thematik verschaffen.