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7 Kennzahlen der Kreditorenbuchhaltung, die selbst Ihren CEO interessieren

Freitag, 17. Juli 2015

5 Minuten Lesezeit

7 Kennzahlen der Kreditorenbuchhaltung, die selbst Ihren CEO interessieren

Auch wenn sich CEOs in der Regel nicht für die Details der Kreditorenbuchhaltung interessieren, so ist es ihnen doch wichtig, einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens zu erhalten. Mit den folgenden 7 Kennzahlen werden Sie sicher die Aufmerksamkeit Ihres CEOs erreichen, denn anhand dieser bekommt er einen schnellen Überblick über Kosten und Effizienz der Buchhaltungsprozesse.

Zudem können Sie mit Hilfe der Kennzahlen aufzeigen, wie eine (Teil-)Automatisierung dieser Prozesse die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung steigert und Kosten senkt. Musik in den Ohren eines CEOs.

1. Kosten pro Rechnung: Dies ist wohl die am häufigsten genannte Kennzahl, wenn es um die automatisierte Rechnungsbearbeitung geht – und die augenscheinlichste. Mit einem Blick kann Ihr CEO erfassen, wie viel ihn die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung durchschnittlich kosten. Wie viel eine einzelne Rechnung kostet, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab und kann recht unterschiedlich ausfallen. In jedem Fall ist jedoch das Einsparpotential durch den automatisierten Workflow beträchtlich. Diversen Studien zufolge beträgt die Einsparquote 60 – 90% pro Eingangsrechnung.

2. Kreditorenlaufzeit: Diese Kennzahl nennt die durchschnittliche Zeit in Tagen vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung an Lieferanten, bewertet sozusagen die Zahlungsmoral des Unternehmens. Bei langen Kreditorenlaufzeiten werden oftmals Skonti vergeben, kosten das Unternehmen also Geld. Außerdem schaden häufige verspätete Zahlungen dem Ruf des Unternehmens als zuverlässigen Partner. Werden die Rechnungen unnötig früh bezahlt, hat das negative Auswirkungen auf die Liquidität des Unternehmens. Hier gilt: Die Balance macht’s. Sind die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung automatisiert, lassen sich die Laufzeiten problemlos managen.

3. Durchlaufzeit: Die Durchlaufzeit ist quasi ein Teil der Kreditorenlaufzeit, denn sie misst den Zeitraum, der zwischen dem Eintreffen der Rechnung und deren Verbuchung liegt. Anders als die Kreditorenlaufzeit beleuchtet sie nur den Genehmigungsprozess und misst dessen Effizienz. Die Durchlaufzeit verringert sich durch Automatisierung der Rechnungsverarbeitung im Durchschnitt um zwei Tage.  Hilfreich hierfür sind zum Beispiel mobile Anwendungen, mit denen Mitarbeiter auch von unterwegs Rechnungen genehmigen können. Alternativ wird die Rechnung bei Abwesenheit an einen Stellvertreter oder den Vorgesetzten weitergeleitet.

4. Nutzungsrate von Skonti: “Time is money” – Je optimierter die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung sind, desto schneller werden Rechnungen verbucht und desto besser können Skonti genutzt werden. Ihren CEO wird es sicher interessieren, wie viele Skonti Sie innerhalb einer Woche oder eines Monats nutzen. Ist diese Kennzahl zu niedrig? Durch die Automatisierung der Prozesse können Sie Skonti künftig voll ausschöpfen. Professionelle Lösungen zur Rechnungsverarbeitung, wie auch Basware sie anbietet, warnen, wenn Skontofristen ablaufen.

5. Verzugszinsen: Obwohl dies eine negative Kennzahl ist, die wohl keiner gerne herausgibt, ist es dennoch wichtig, dass Ihr CEO Kenntnis davon bekommt. Ist diese Kennzahl sehr hoch, ist das ein echtes Problem für das Unternehmen, das es zu lösen gilt. Auch hier schafft Automatisierung weitestgehend Abhilfe. Elektronische Workflowlösungen garantieren kurze Durchlaufzeiten und machen Sie auf Fälligkeiten aufmerksam.

6. Anzahl Eingangsrechnungen pro Mitarbeiter: Mit dieser Kennzahl wird die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung gemessen. Je besser die Prozesse, desto mehr Rechnungen kann ein einzelner Mitarbeiter bearbeiten. Abhängig von der Ausgangssituation der Kreditorenbuchhaltung, kann diese Kennzahl durch Automatisierung erheblich gesteigert werden. Pro Mitarbeiter können mit der Einführung von elektronischer Rechnungsbearbeitung und (Teil-)Automatisierung 50%-200% mehr Rechnungen pro Tag  bearbeitet werden. Von zeitaufwendigen manuellen Arbeiten werden die Mitarbeiter durch elektronische Prozesse befreit. So können sie sich auf wertschöpfende Tätigkeiten fokussieren und ein größeres Rechnungsvolumen bewältigen.

7. Return on Investment (ROI): ROI ist eine äußerst beliebte Kennzahl bei CEOs. Anhand dieser Größe kann sehr einfach gemessen werden, ob ein Projekt erfolgreich ist. Haben sich die Investitionen in die automatisierte Rechnungsverarbeitung gelohnt? Der ROI sagt es Ihnen sofort.

Nun fragen Sie sich, wie Sie diese Daten Ihrem CEO schnell zur Verfügung stellen, mühelos Transparenz herstellen und durch Analyse der Daten Entscheidungsgrundlagen schaffen?
Natürlich lassen sich diese Kennzahlen prinzipiell auch von jeder papierbasierten Kreditorenbuchhaltung messen und aufbereiten. Deutlich einfacher und schneller können Sie darauf jedoch zugreifen, wenn die Rechnungsverarbeitung elektronisch abläuft. Basware bietet seinen Kunden dafür zum Beispiel das Tool „Basware Analytics“ an, das in die bestehende elektronische Workflow-Lösung integriert werden kann. Sie wollen mehr darüber erfahren? Dann verschaffen sich einen schnellen Überblick mit dem Factsheet.

Wenn Sie tiefer in das Thema automatisierte Rechnungsverarbeitung einsteigen möchten, empfehle ich Ihnen die Webinar-Aufnahme „Kontinuierliche Optimierung der Rechnungsautomatisierung“.

Übrigens:
Wer wissen möchte, wie die Kennzahlen berechnet werden und an welchen Durchschnittswerten und Best-in-Class-Benchmarks Sie sich messen können, dem lege ich diesen Beitrag ans Herz: Benchmarking in der Kreditorenbuchhaltung: Die wichtigsten Kennzahlen berechnen & vergleichen