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Rechnungsautomatisierung heute: Vom Papier zu elektronischer Bearbeitung

Donnerstag, 28. Januar 2016

5 Minuten Lesezeit

Rechnungsautomatisierung heute: Vom Papier zu elektronischer Bearbeitung

Laut der Billentis Studie sind in einem nicht automatisierten, papiergebunden Prozess in der Regel 23 bis 27 Tage nötig, um Rechnungen zu prüfen und zur Zahlung freizugeben – das bedeutet ganze drei bis vier Wochen.

 

Bekannt ist auch, dass die Durchlaufzeit durch eine automatisierte Verarbeitung von elektronischen Kreditorenrechnungen signifikant beschleunigt werden kann. In Ihren Kreditorenprozessen schlummert also viel Potenzial zur Effizienzsteigerung, wenn Sie Ihre Abläufe konsequent automatisieren. Im Folgenden möchte ich Ihnen kurz und bündig erklären, wie Sie dieses Potenzial mit Basware ausschöpfen können.
 

Sie können bis zu 60 Prozent Bearbeitungskosten sparen

Der Schritt weg vom Papier schlägt sich für Unternehmen nachweislich in einer besseren finanziellen Situation nieder. Sie können nicht nur die Effizienz des gesamten Kreditorenprozesses verbessern und die dazugehörigen Kosten senken, sondern auch Transparenz schaffen und die Kontrolle über alle Abläufe wiedererlangen.

Indem Sie Rechnungen früher bezahlen können, bietet sich zusätzlich weitaus öfter als zuvor die Gelegenheit, Skonti wahrzunehmen. Darüber hinaus unterstützen system-gestützte Prozesse dabei, interne Compliance-Bestimmungen und gesetzliche Regelungen konsequent zu befolgen. Schließlich können Sie dank der Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge zahlreiche Daten erheben, die Sie für eine optimierte Verwaltung von Geldmitteln und genauere Prognosen nutzen können.

Der Billentis-Report 2012 zeigt die Einsparpotentiale in einer bemerkenswerten Beispielrechnung: Durchschnittlich kostet die manuelle Bearbeitung einer Rechnung 17,60 Euro, auf elektronischem Wege aber nur 6,70 Euro – das entspricht einer Kostensenkung von 62 Prozent. Realistisch sind nach meiner Erfahrung Werte von 40 bis 60 Prozent, je nachdem, wie weit ein Unternehmen bereits automatisiert hat.

Prozesse effizient gestalten

Der klassische Kreditorenprozess gliedert sich in der Regel in die Phasen Rechnungseingang/Erfassung, Kontierung, Prüfung, Genehmigung und Transfer zur Zahlung sowie im Anschluss daran die Archivierung. Im Wesentlichen ist an diesem Vorgehen auch nichts auszusetzen. Der Faktor Zeit kommt meist nicht in der eigentlichen Bearbeitungstätigkeit negativ zum Tragen, sondern beim Übergang zwischen den Bearbeitungsphasen: Rechnungen erreichen die Kreditorenbuchhaltung per Post. Diese hat vor der Einbuchung unter Umständen erst den Verantwortlichen zu ermitteln. Die Rechnung ist dann per Hauspost unterwegs. Nach der Prüfung und Freigabe werden die Rechnungsdaten manuell in das ERP- oder FiBU-System eingetragen, wobei Eingabefehler unterlaufen können.

Sie erkennen, worauf ich hinaus will: Papierbasierte Prozesse sind langsam, fehleranfällig und nicht beliebig skalierbar.

Eine Lösung wie Basware Invoice Automation kann die unproduktiven Zeitspannen innerhalb des Kreditorenprozesses wesentlich verkürzen. Ich hatte bereits die wesentlichen fünf Schritte genannt (die Archivierung lassen wir hier außen vor). Wird die Rechnungsbearbeitung vollständig automatisiert, fallen die mittleren drei Arbeitsschritte - die Kontierung, Prüfung und Freigabe - weg.

An ihre Stelle tritt das Matching: Das System gleicht selbstständig die Rechnung mit Bestellungen, Zahlungsplänen oder Verträgen ab. Am Ende erfolgt dann der Transfer in Ihr ERP-System zur Zahlung. Mit den drei überzähligen Phasen entfallen zahlreiche Tätigkeiten, die sonst manuell erfolgen müssten: physischer Transport und händische, fehleranfällige Eintragungen.​


Leider gibt es aber eine Einschränkung: Zu 100 Prozent lässt sich der Traum einer Automatisierung nicht realisieren – es gibt Spezialfälle, die Sie im Voraus nicht einkalkulieren können. Auch automatisierte Systeme zur Rechnungsbearbeitung kommen nicht ganz ohne menschliches Eingreifen aus, denn Ausnahmen gibt es immer. Aber als lernfähige Systeme schaffen Sie die Grundlage dafür, Ihre Prozesse Schritt für Schritt weiter zu optimieren.  

Rechnungsaustausch mit Lieferanten leicht gemacht

Die Potentiale in Sachen Automatisierung beschränken sich nicht auf den reinen Bearbeitungsprozess. Sie können mit uns auch elektronische Rechnungen senden und empfangen. Basware funktioniert für Sie in dieser Hinsicht wie eine Schnittstelle zu Ihren Geschäftspartnern – Sie erhalten Rechnungen immer in dem Format, das für Sie nutzbar ist, egal was Ihre Lieferanten für ein Format senden.

Erhalten Sie nach wie vor Papierrechnungen, können wir das Scannen und Erfassen mittels OCR-Erkennung sowie die Validierung als Dienstleistung für Sie übernehmen. Oder aber Sie bieten Ihren Lieferanten einen Portalzugang zum Basware Network an, über den sie ihre Rechnungsdaten selbst eingeben können. Die Zulieferer können auch mit einem virtuellen Druckertreiber selbst elektronische Rechnungen  generieren – je nach Versandvolumen und technischen Voraussetzungen können wir passende Lösungen für Ihre Lieferanten anbieten.

Natürlich kommt es vor, dass Lieferanten nicht begeistert reagieren, wenn sie sich zum Versand elektronischer Rechnungen gedrängt fühlen. Basware unterstützt Sie in diesem Fall gerne bei der sogenannten Lieferantenaktivierung. Unser Aktivierungsteam nimmt dann für Sie Kontakt zu Ihren Lieferanten auf und informiert diese über ihre Möglichkeiten, elektronische Rechnungen zu versenden. Nach unserer Erfahrung steigt der Anteil von Lieferanten, die elektronische Rechnungen versenden können, im Zuge einer Aktivierungskampagne wesentlich schneller als mit organischem Wachstum. 

Über den Tellerrand blicken: Rechnungsbearbeitung für Fortgeschrittene

Der große Nutzen vollständiger Automatisierung liegt also nicht allein in der Zeitersparnis, sondern unter anderem auch in gewonnener Prozesstransparenz. Ein Beispiel für ein passendes Lösungsmodul ist Basware Analytics, das als Add-On für Basware Invoice Automation verfügbar ist. Sie können damit Auswertungen erstellen, um bessere finanzielle Entscheidungen im Unternehmen zu treffen. Sie können daran messen, wie hoch die Rate des automatischen Abgleichs mit Bestellungen ist und die notwendigen Maßnahmen anstoßen, um diese Rate zu erhöhen. Letztlich können Sie damit Probleme und Engpässe im Gesamtprozess vom Einkauf bis zur Zahlung frühzeitig erkennen und beheben.

Sie können Rechnungen mittlerweile auch mit mobilen Endgeräten bearbeiten. Über den mobilen Zugriff kann die Wartezeit am Flughafen oder Bahnhof sinnvoll von Ihren Mitarbeitern auf Dienstreisen genutzt werden, um Rechnungen zu prüfen und freizugeben. Diese mobilen Applikationen sind einfach zu implementieren und bieten weiteres Einsparpotenzial, da die Durchlaufzeiten drastisch reduziert werden und somit Skonto häufiger genutzt werden kann.
 

Sie sehen also: Es gibt eine Menge Ansatzpunkte, um Ihre Prozesse im Rechnungseingang und der Kreditorenbuchhaltung zu beschleunigen und optimieren. Falls Sie tiefer einsteigen möchten, können Sie sich hier unser kostenfreies eBook sichern "So gehen Sie Ihr Projekt zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung richtig an".

Wenn Sie konkrete Fragen haben, wie Sie das Thema Rechnungsautomatisierung in Ihrem Unternehmen angehen können, sprechen Sie mich einfach über unser Kontaktformular an.