Bei der Zusammenarbeit zwischen Automobilherstellern und ihren Lieferanten spielt der Austausch elektronischer Rechnungen eine wichtige Rolle. Er beschleunigt ihre Finanzprozesse, senkt Transaktionskosten und verbessert die Beziehungen zwischen den beiden Parteien. Zumindest in der Theorie. Doch was ist, wenn Firmen wie Daimler und AutoScout24 unterschiedliche Formate nutzen und nicht elektronisch miteinander kommunizieren können?
Das Stuttgarter Automobilunternehmen hat vor geraumer Zeit das Online-Geschäft für sich entdeckt. Der Verkauf über das Internet bringt aber nicht nur Vorteile, sondern auch neue Prozesse in der Rechnungslegung mit sich. Bietet eine Daimler-Niederlassung oder ein Daimler-Autohändler Fahrzeuge über das Online-Portal AutoScout24 an, zahlt er dafür eine monatliche Gebühr. Etwa 1.400 Rechnungen gehen so pro Jahr von AutoScout24 an Daimler. Lange Zeit geschah dies auf dem traditionellen Postweg. Ein externer Dienstleister kümmerte sich dann um das Scannen aller Papierrechnungen. Oft erwiesen sich Angaben als nicht eindeutig oder der Scan war fehlerhaft. In seltenen Fällen gingen Rechnungen auf dem Postweg verloren. Die Folge: Nach dem Rechnungsversand bei AutoScout24 benötigte Daimler bis zur Buchung im Schnitt 21 Tage.
Kein Wunder also, dass Daimler sich dazu entschieden hat, AutoScout24 um eine digitale Übermittlung der Belege zu bitten. Dazu arbeitet Daimler mit Basware zusammen – das Business Commerce Network steuert die Freigabe- und Buchungsabläufe bei Daimler. Auch bei AutoScout24 wird die Rechnungsbearbeitung extern abgewickelt – über den Dienstleister Ximantix. Theoretisch hätte AutoScout24 also die elektronischen Rechnungen an Daimler senden können. Doch während AutoScout24 und Ximantix das elektronische XML-Rechnungsformat openTRANS verwenden, lässt Daimler die Rechnungen von Basware im EDIFACT-Format empfangen und senden.
Hier kam den Unternehmen die Mitgliedschaft im „Verband elektronische Rechnung“ (VeR) zugute. Basware und Ximantix konnten sich mit Daimler und AutoScout24 auf den VeR-Roaming-Standard einigen. Bereits wenige Wochen später gingen die ersten Belege von Ximantix bei Basware ein, die an Daimler weitergeleitet wurden und in den jeweiligen Fachbereichen geprüft und zur Buchung angewiesen werden konnten. Der Ablauf funktioniert ähnlich dem Roaming zwischen Mobilfunkanbietern: Autoscout24 übergibt Ximantix die Ausgangsrechnungen mit strukturierten Rechnungsdaten im openTRANS-Format, das diese in das VeR-Roaming-Format umwandelt. Anschließend gelangen die Informationen über eine sichere AS2-Verbindung an Basware. Der Lösungsanbieter überführt sie in den EDIFACT-Standard und gibt sie an Daimler weiter.
Heute vergeht etwa eine Stunde zwischen dem Versand der Rechnung bei AutoScout24 und dem Empfang bei Daimler. Die interne Bearbeitung funktioniert so schnell, dass Daimler die Rechnung meist noch am selben Tag verbucht. Der Scanning-Prozess und die aufwändigen manuellen Korrekturen gehören somit der Vergangenheit an. Es gibt keine Probleme mehr mit verloren gegangenen Rechnungen, Tippfehlern oder falschen Angaben.
Auch AutoScout24 profitiert von der Umstellung: Druck, Kuvertierung und postalischer Versand der Rechnungen entfallen. Zudem kann AutoScout24 jederzeit im Lieferantenportal von Daimler einsehen, ob eine Rechnung ankam, sich im Bearbeitungsstatus befindet oder bereits die Buchung durchlief. Dank des gemeinsamen Roaming-Standards konnte AutoScout nicht nur die Anforderungen von Daimler erfüllen, sondern auch die eigenen Abläufe vereinfachen.
Das Beispiel zeigt: Um unterschiedliche Formate zusammenzubringen, sind Dienstleister vonnöten. Solche Anbieter sind oft in Netzwerke und Verbände eingebunden, die neue Blickwinkel und technische Möglichkeiten eröffnen. Letztendlich profitieren davon alle Beteiligten.