Vom Finanzexperten zum Datenmanager: Durch Datenanalyse Optimierungspotenzial in der Kreditorenbuchhaltung identifizieren

Wie viele Rechnungen gehen täglich in Ihrer Kreditorenbuchhaltung ein und aus? Wie lange dauert deren Bearbeitung? Und gibt es vielleicht Verzögerungen im Ablauf? Mit einer Datenanalyse haben Sie die Prozesse Ihrer Rechnungsverarbeitung immer im Blick. Doch dazu brauchen Sie erst einmal die richtigen Daten.

„Daten sind das neue Öl“ – dieses Zitat von Clive Humby ist zu einem Leitspruch für die Datenverarbeitung in der Industrie geworden. Denn wer Daten hat, kann eine Menge über sein Unternehmen, seine Kunden und seine Lieferanten herausfinden. Doch die Herausforderung bei der Datenanalyse ist, Daten nicht einfach nur zu sammeln, sondern sie auch gezielt auszuwerten.

Welche Möglichkeiten Sie haben, Daten in der Kreditorenbuchhaltung strukturiert zu sammeln und automatisiert auszuwerten, habe ich kürzlich in einem Webinar vorgestellt und im Folgenden nochmal zum Nachlesen zusammengefasst.

Datenanalyse – Theorie vs. Realität

Auf dem Papier sieht die Auswertung von Daten eigentlich ganz einfach aus:

1. Eine zentrale Datenbank aufbauen

2. Ihr ERP-System damit verknüpfen

3. Die Daten mit einer Analytics-Lösung auswerten

4. Gewonnene Erkenntnisse für Entscheidungen nutzen

Leider funktioniert dieses Vorgehen in der Realität oft nicht, weil in den Unternehmen noch zu viel Papier unterwegs ist und die Rechnungsverarbeitung nicht automatisiert abläuft. Gerade in der Kreditorenbuchhaltung und im Einkauf erfolgen viele Prozesse noch immer manuell, sodass hier wichtige Daten verloren gehen und eine aussagekräftige Datenanalyse nicht möglich ist.

Das erste Problem: Nicht genug Daten

Wenn Ihr Rechnungseingang noch nicht digitalisiert ist, dann erhalten Sie von Ihrem Lieferanten eine Papierrechnung per Post, die Sie manuell überprüfen und intern weiterleiten müssen. Daraufhin geht die Rechnung durch die Hände verschiedener Mitarbeiter, bis die Zahlung endlich freigegeben wird. Bei jeder manuellen Bearbeitung besteht das Risiko, dass Daten fehlerhaft oder unvollständig eingegeben werden, was im weiteren Prozess wieder eine manuelle Überprüfung erfordert.  

Die Ursache: Fehler bei der Texterkennung gescannter Rechnungen oder bei manueller Eingabe

Neben der manuellen Eingabe gibt es beispielsweise noch die Möglichkeit der automatisierten Texterkennung (OCR), wodurch Papierrechnungen ausgelesen und in Daten übertragen werden. Doch trotz moderner Technik liegt die Datenqualität bei diesem Verfahren bei lediglich 80 bis 90 Prozent, da zum Beispiel ein großes O fälschlicherweise als Null identifiziert wird. Die fehlerhaften Daten müssen dann wieder manuell überprüft und korrigiert werden. Das Ziel für die Datenanalyse ist eine Datenqualität von 100 Prozent. Denn nur wenn alle Daten korrekt sind, erhalten Sie bei einer Auswertung realistische Ergebnisse, die Sie als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen heranziehen können.

Die Lösung: Elektronische Rechnungen

Das Problem von fehlerhaften und unvollständigen Daten lässt sich lösen, indem Sie im besten Fall echte elektronische Rechnungen als elektronischen Datensatz erhalten. Die Übertragung der Rechnungsdaten erfolgt dann über ein gemeinsam genutztes Netzwerk, an das Sie und Ihre Lieferanten angebunden sind. Der Gedanke dahinter: Eine einzige Anbindung ans Netzwerk ersetzt unzählige Einzelverbindungen zu jedem Lieferanten. Ihr Lieferant kann dann direkt aus seinem ERP-System heraus die Rechnung als elektronischen Datensatz erzeugen. Über das Netzwerk werden diese Daten an Ihr eigenes ERP-System übermittelt, sodass alle Daten vollständig erhalten bleiben und von Ihnen später ausgewertet werden können. Da manche Ihrer (größeren) Lieferanten vielleicht bereits ein e-Invoicing-Netzwerk mit anderen Kunden nutzen, sollten Sie auf ein offenes Netzwerk setzen, das sich mit weiteren e-Invoicing-Netzwerken verbinden kann. Das Basware Netzwerk kooperiert beispielsweise aktuell mit 210 Partner-Netzwerken, sodass Sie, Ihre Lieferanten und Ihre Kunden trotz unterschiedlicher Netzwerke elektronische Rechnungen reibungslos austauschen können (wir nennen das Interoperabilität). Das ist ähnlich wie im Mobilfunk-Netz, in dem Kunden von unterschiedlichen Anbietern trotzdem miteinander telefonieren können (mehr Details über das Roaming-Verfahren für e-Invoicing).   

Wichtig für die Akzeptanz: verschiedene Optionen zur Rechnungsstellung 

Zwischen den beiden Extremen - auf der einen Seite die herkömmliche Papierrechnung, die durch Scannen und Texterkennung digitalisiert wird, auf der anderen Seite die elektronische Rechnung als strukturierter Datensatz – gibt es weitere Optionen, um Rechnungsdaten direkt in Ihr System zu erhalten. Denn nicht jeder Lieferant hat technisch dieselben Voraussetzungen und sollte dennoch einfach in den elektronischen Datenfluss eingebunden werden können.

• Online-Portal: Für Lieferanten mit geringer Anzahl an Rechnungen pro Jahr ist die Eingabe über ein Online-Portal eine valide Option. Damit erhalten Sie die Daten direkt in elektronischer Form. Doch gerade große Lieferanten, die Ihnen 1.000 und mehr Rechnungen pro Jahr zuschicken, werden sich dagegen sträuben, da sie jede Rechnung manuell in das Portal eingeben müssten. Für solche Volumina werden Alternativen benötigt.  

• PDF e-Invoice: Neben der Papierrechnung hat der Versand von Rechnungen als PDF per E-Mail inzwischen an Beliebtheit gewonnen. Ein hoher Anteil dieser PDF-Rechnungen werden in der Regel im Buchhaltungssystem oder in der Office-Anwendung Ihres Lieferanten erzeugt. Das macht diese Dokumente zu maschinenlesbaren PDFs mit eingebetteten strukturierten Daten und diesen Vorteil sollten Sie ausnutzen: Mit der Lösung PDF e-Invoice kann Basware die eingebetteten Daten aus solchen PDF-Rechnungen direkt auslesen, so dass Sie die strukturierten Rechnungsdaten erhalten – ohne dass Ihr Lieferant seine Prozesse ändern muss und ohne fehleranfälliges Scannen mit Texterkennung. Da diese Technologie sowohl dem Rechnungsempfänger als auch dem Rechnungssender entgegenkommt, sehen wir darin einen Katalysator für die Verbreitung von e-Invoicing, der das OCR-Verfahren langfristig ersetzen wird.

Das zweite Problem: Nicht genug Zeit

Manuelle Arbeitsschritte in der Rechnungsverarbeitung sorgen nicht nur für Datenverlust, sondern benötigen auch sehr viel Zeit. Und diese Zeit fehlt Ihnen letztendlich bei der Datenanalyse und Optimierung. Auch hier heißt die Lösung wieder: Automatisierung! Denn wenn Sie Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren, reduzieren Sie den manuellen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung und verschaffen sich somit mehr Zeit.  

1. Schritt: Automatisierung des Bestellabgleichs

Das größte Potenzial zur Zeitgewinnung verspricht die Automatisierung des Bestellabgleichs. Hier werden die Bestellungen mit den Rechnungen verglichen und wenn alle Daten übereinstimmen, dann wird die Rechnung zur Bezahlung freigegeben. Diesen Schritt kann ein System für Sie übernehmen und die Rechnungen bei Übereinstimmung automatisch freigeben. Nur bei Abweichung kommt die Rechnung zur manuellen Prüfung in den Freigabeprozess für die Kreditorenbuchhaltung. Allerdings funktioniert diese Automatisierung nur bei bestellbezogenen Rechnungen. Hierbei ist zu beachten, dass Bestellungen und Rechnungen oft nicht eins zu eins zusammenpassen, sondern teilweise eine Bestellung auf mehrere Rechnungen aufgeteilt ist und/oder mehrere Bestellungen auf einer Rechnung erscheinen. Um das Automatisierungspotenzial voll auszuschöpfen, kann die Basware-Lösung all diese Fälle abdecken:   

2. Schritt: Automatisierte Zahlungspläne für wiederkehrende Rechnungen 

Bei den Rechnungen, die sich nicht konkret auf eine Bestellung beziehen, machen die wiederkehrenden Kosten wie Miete, Leasing, Strom und Reinigung einen großen Teil aus. Bei der manuellen Rechnungsverarbeitung muss jede wiederkehrende Rechnung einzeln freigegeben werden, obwohl sie fast identisch zur vorherigen Rechnung ist. Wenn Sie Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren, kann ein System diese wiederkehrenden Freigaben für Sie übernehmen und Ihnen somit Zeit sparen. Falls dann doch mal eine Rechnung aus der Reihe tanzt, weil zum Beispiel ein Mitarbeiter durch ein Auslandsgespräch mit seinem Geschäftshandy die Kosten in die Höhe getrieben hat, dann kommt auch diese Rechnung zur manuellen Prüfung in den definierten Freigabeprozess für die Kreditorenbuchhaltung.

3. Schritt: Smart Coding

Bei der Automatisierung Ihrer Prozesse können Sie auch Künstliche Intelligenz (KI) einsetzen. Die KI analysiert sämtliche historische Rechnungen in Ihrem System und lernt daraus. Geht nun eine neue Rechnung ein, dann vergleicht die KI diese Rechnung mit früheren Prozessen und schlägt eine entsprechende Kontierung vor, die dann vom Mitarbeiter akzeptiert werden kann (lesen Sie hier, wie Smart Coding im Detail funktioniert).

Die wichtigsten Daten auf einen Blick

Sobald Sie durch die Automatisierung genug Daten gesammelt und Zeit gewonnen haben, steht einer Datenanalyse nichts mehr im Weg. Dafür stellen Sie sich ein geeignetes Dashboard zusammen, auf dem alle relevanten Daten zusammengefasst und visuell aufbereitet werden. Mit verschiedenen Filtern können Sie die Daten dann beliebig sortieren und auswerten. Als Nutzer der Basware-Lösung für Rechnungsverarbeitung können Sie im Analytics-Modul auf über 30 vorgefertigte Dashboards zugreifen, die verschiedene Perspektiven im Purchase-to-Pay-Prozess abbilden. Das bedeutet, dass aus der Auswertung der Rechnungsdaten sowohl Ansatzpunkte für Optimierungsmaßnahmen für die Beschaffungsfunktion als auch für die Kreditorenbuchhaltung selbst geliefert werden, wie die beiden folgenden Beispielen zeigen.   

1. Analyse von Beschaffungsprozessen und Lieferanten

Mit einer Datenanalyse erfassen Sie den Status Quo Ihrer Prozesse, erkennen Engstellen und können daraufhin geeignete Optimierungsmaßnahmen in die Wege leiten. Die Analyse ermöglicht zum Beispiel einen genaueren Blick auf die Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten:

• In welchen Warengruppen wird am meisten ausgegeben?

• Welcher Anteil der Ausgaben wird mit vorausgehender Bestellung getätigt („spend under control“)?

• Welches sind die bevorzugten Lieferanten?

• Wie lassen sich Lieferanten hinsichtlich Liefertreue und Präzision in der Auftragsabwicklung vergleichen?

Wenn ein Lieferant dabei Ihren internen Workflow stört, können Sie gemeinsam nach einer Lösung für einen reibungslosen Ablauf suchen (mehr Details zum Thema Spend Management und Ausgabenanalyse lesen Sie hier).

2. Analyse der Kreditorenbuchhaltung

Die Datenanalyse eignet sich jedoch auch für interne Prozesse, zum Beispiel in der Kreditorenbuchhaltung. Hier sehen Sie genau, wie viele Rechnungen elektronisch eingehen, automatisch verarbeitet werden, wie lange die Bearbeitung in den einzelnen Abteilungen dauert und ob alle Rechnungen termingerecht bezahlt werden, sodass Ihnen kein Skonto durch die Lappen geht. Fehler fallen dadurch direkt auf und können in Zukunft vermieden werden.

Ob automatisierte Rechnungsbearbeitung oder Datenanalyse – wir stehen Ihnen gern für Fragen zur Verfügung und unterstützen Sie bei jedem einzelnen Schritt in Richtung Digitalisierung. Nutzen Sie unser Kontaktformular für eine unverbindliche Beratung.