Glauben Sie mir, Sie sind nicht der Einzige, auch wenn keiner zugeben möchte, dass er nur die Hälfte dieses Fachchinesischs versteht. Doch wir bereiten dem nun ein Ende:

Mit der folgenden Übersicht können Sie künftig bei jedem Gespräch mitreden.
 

  • B2B – Business-to-Business: Zum Aufwärmen erstmal was einfaches. B2B benennt die Art der Geschäftsbeziehung, in diesem Fall also eine Geschäftsbeziehung zwischen zwei Unternehmen. Analog dazu bezeichnen B2G (Business-to-Government) und B2C (Business-to-Customer) Geschäftsbeziehungen zur öffentlichen Verwaltung bzw. zu Endkunden.
  • ERP – Enterprise-Resource-Planning: Auch dieser Begriff stellt noch keine Schwierigkeit dar. ERP bezeichnet die Aufgabe, Unternehmensressourcen wie Kapital, Personal und Material bedarfsgerecht zu planen und zu steuern. Dies wird in der Regel IT-gestützt gemacht mit sogenannten ERP-Systemen, die aus mehreren Modulen für die einzelnen Geschäftsbereiche bestehen und über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden sind.
  • RO – Requisition Order: Die Bestellanforderung wird in der Regel vor dem eigentlichen Bestellprozess an diejenige Abteilung gestellt, die über die Ausgaben eines Unternehmens wacht. In diesem Formular werden Informationen über den beabsichtigten Kauf bereitgestellt, wie z.B. welche Abteilung was, wie viel und zu welchem Preis von welchem Händler kaufen möchte. Die Bestellanforderung (wiederum häufig als BAnf oder BANF abgekürzt) kann dann von der Finanzabteilung genehmigt oder auch abgelehnt werden.
  • PO – Purchase Order: Auftrag, Bestellung auf Rechnung oder auch Bestellschein. Wie auch immer man das Wort übersetzen möchte, es geht um ein offizielles Dokument des Käufers, in dem er spezifiziert, was er bestellen möchte, wie viel, zu welchen Konditionen etc. Nimmt der Verkäufer das Dokument an, gilt dies als verbindlicher Vertrag zwischen den beiden. Die Verwendung von PO für den Einkauf ist unabhängig von der Größe eines Unternehmens unabdingbar. Mündliche Absprachen  oder formlose per E-Mail bieten keine ausreichende Sicherheit hinsichtlich der vereinbarten Einkaufsbedingungen.
  • P2P – Purchase-to-pay: Nach den ersten Fingerübungen kommen wir nun direkt zum Herzstück dieser kleine Kürzellehre. P2P beschreibt den gesamten Prozess vom Einkauf benötigter Güter oder Dienstleistungen bis zur Bezahlung der Lieferanten. Dazwischen liegen viele kleine Schritte, wie zum Beispiel die Anlage der Lieferanten, die Angebotseinholung und Auftragserstellung, der Erhalt der Bestellbestätigung sowie der gesamte Rechnungsverarbeitungsprozess, einschließlich aller damit zusammenhängender Überprüfungen und Freigabeprozesse. Oftmals wird P2P auch mit Procure-to-Pay übersetzt und synonym verwendet.  Allerdings ist das Procurement, also die Beschaffung, ein deutlich weiter gefasster Begriff, als das Purchasing, der Einkauf. Die Beschaffung beinhaltet nicht nur den operativen Einkauf, sondern auch strategische Aspekte, wie die Lieferantensuche, die Pflege von Lieferantenbeziehungen und den Abschluss von Rahmenverträgen. Am P2P-Prozess ist eine Vielzahl an Personen aus verschiedenen Abteilungen beteiligt, einzelne Schritte oder gar der gesamte Prozess werden manuell bearbeitet. Bei größeren Unternehmen wird zudem häufig mit mehreren ERP-Systemen gearbeitet. All das erzeugt Unübersichtlichkeit, Ineffizienz, Fehleranfälligkeit und eine lange Laufzeit vom Einkauf bis zur Bezahlung. Dass es hier ein großes Verbesserungspotential gibt, dürfte jedem klar sein. Die Umstellung auf elektronische Prozesse und der Einsatz eines Workflows für den gesamten P2P-Kreislauf helfen, dieses Potential auszuschöpfen. Teilschritte wie der Abgleich von Bestellungen und Rechnungen oder gewisse Genehmigungsprozesse können komplett automatisiert und – bei der Wahl des passenden Anbieters – unterschiedliche ERP-Systeme eingebunden und somit der Einkauf unternehmensweit standardisiert werden. Vornehmliches Ziel eines elektronischen Workflows aus einer Hand ist es, die unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen stärker miteinander zu vernetzen, die Abläufe effizienter zu gestalten, größtmögliche Transparenz herzustellen und stets einen Überblick über den Cashflow des Unternehmens zu behalten. Über Netzwerke wie das Basware Network können auch Kunden und Lieferanten an den Workflow im Unternehmen angeschlossen und die Zusammenarbeit so unternehmensübergreifend optimiert werden.


Nach dieser etwas ausführlicheren Erklärung von P2P, haben Sie sich eine Pause verdient. Im Teil 2 der Serie nehme ich weitere Kürzel in Angriff: von O2C (Order-to-Cash) über SaaS (Software-as-a-Service) bis hin zu SLA (Service Level Agreement).

Wenn Sie sich in das Thema einlesen möchten, finden Sie hier den "Leitfaden für vernetztes Purchase-to-Pay".

Autor:
André von de Finn
Director Network Business Area DACH