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Der Weg zum papierlosen Büro: Wie Sie rechtliche Hürden der elektronischen Rechnungsverarbeitung meistern

Montag, 3. August 2015

5 Minuten Lesezeit

Der Weg zum papierlosen Büro: Wie Sie rechtliche Hürden der elektronischen Rechnungsverarbeitung mei

Eigentlich freue ich mich ja über die Ergebnisse der neuesten Studie von ibi Research. Das Institut hatte im Frühjahr 356 deutsche Unternehmen zu deren Haltung zum Thema „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung“ befragt. Der Anteil an Rechnungen, die elektronisch verschickt werden, beträgt schon jetzt durchschnittlich 46 Prozent.

 

Rund 27 Prozent der Befragten verschicken sogar schon. Keine Firma hat vor, den Anteil der empfangenen oder gesendeten e-Rechnungen zu senken. Im Gegenteil möchte ein Drittel e-Invoicing sogar noch ausbauen. Das alles stimmt mich zuversichtlich – wäre da nicht ein anderer Aspekt: Die elektronische Rechnungsverarbeitung ist noch immer weit von einem Durchbruch entfernt.

Denn eine deutliche Mehrheit von 69 Prozent der Befragten druckt elektronische Rechnungen zur Weiterbearbeitung immer noch auf Papier aus. Die Gründe: Neben technischen und organisatorischen Problemen bei der Umsetzung herrscht Unsicherheit darüber, wie Rechtskonformität hinsichtlich der Bearbeitung und Archivierung elektronischer Rechnungen gewährleistet werden kann. Ein Drittel aller Befragten räumt ein, sich unzureichend informiert zu fühlen – jedes zehnte Unternehmen glaubt gar, dass das eigene elektronische Rechnungsarchiv nicht rechtskonform ist.

Verunsicherung überwinden

Am deutlichsten zeigt sich die Unsicherheit in einer Aussage, die in der Studie wörtlich zitiert wird: „Wir drucken alles aus, heften alles fein säuberlich zu den Kontoauszügen und verbuchen diese ordentlich [...] Als Unternehmer stehen Sie ohnehin ständig mit einem Bein im Gefängnis, auch wenn Sie wirklich versuchen, alles richtig zu machen. Da werden wir dieses Risiko [der elektronischen Rechnungsverarbeitung und -archivierung] ganz sicher nicht eingehen.“Solange derartige Verunsicherung über die rechtlichen Anforderungen vorherrscht, bleibt das Potenzial elektronischer Rechnungsbearbeitung weiter ungenutzt. Dabei spricht vieles dafür, dem Papier Lebewohl zu sagen:

  • Schnellere Durchlaufzeiten von Rechnungen ermöglichen die Ausschöpfung von Skonti

  • Verzugszinsen für verspätete Zahlungen fallen weg

  • Mitarbeiter werden von zeitaufwendigen manuellen Arbeiten entlastet

Das Bundesministerium der Finanzen hat mit den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) Vorgaben an IT-gestützte Prozesse formuliert. In vielen Unternehmen ist das Wissen über die rechtlichen Anforderungen elektronischer Rechnungsprozesse jedoch noch ausbaufähig. Denn wie das Zitat oben zeigt, gibt es nach wie vor Informationsdefizite, was beispielsweise die rechtssichere Archivierung von elektronischen Rechnungen angeht. Aus der Studie von ibi Research geht hervor, dass nur ca. 75% der elektronischen Eingangsrechnungen auch elektronisch archiviert werden. Dabei schreiben die Richtlinien vor, dass eingehende elektronische Rechnungen in dem Format aufbewahrt werden müssen, in dem sie empfangen werden.

Viele Unternehmen schätzen Ihren Wissenstand hinsichtlich elektronischer Rechnungsabwicklung selbst als nicht ausreichend ein. Da macht es Sinn, auf die Erfahrung von Lösungsprovidern zurück zu greifen, um tatsächlich rechtskonforme Prozesse zu implementieren.

Auf der sicheren Seite bleiben

Die Vorteile liegen auf der Hand: Provider haben nicht nur das technische Wissen, um den Umstellungsprozess zu begleiten. Sie unterstützen tagtäglich Unternehmen dabei, die gesetzlichen Vorgaben bei der Prozess-Architektur zu berücksichtigen – vom Rechnungseingang über die Prüfung bis hin zur Aufbewahrung. Übrigens: Die wichtigsten Punkte, die Sie zum Thema Aufbewahrungspflichten von Rechnungen kennen sollten, haben wir in diesem Blog-Beitrag kompakt zusammengefasst.

Gobal aufgestellte Provider können Sie zudem unterstützen, auch grenzübergreifend den steuerrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und den revisionssicheren Empfang und Versand sicherzustellen.

Im Idealfall verfügen die Provider über ein offenes Netzwerk wie das Basware Network. Dieses verbindet über 170 internationale e-Invoicing-Plattformen miteinander und ermöglicht Unternehmen im In- und Ausland so den reibungslosen Austausch von elektronischen Rechnungen – unabhängig davon, welche Standards und Formate genutzt werden. 

Wenn Sie tiefer in das Thema automatisierte Rechnungsverarbeitung einsteigen möchten, empfehle ich Ihnen die Webinar-Aufnahme „Kontinuierliche Optimierung der Rechnungsautomatisierung“. Unsere Website bietet Ihnen außerdem ein Informationsvideo zum Basware Network.

Ergebnisse der neuesten Studie von ibi Research