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Echtzeit-Prüfungen in der Rechnungsautomatisierung

Donnerstag, 1. April 2021

5 Minuten Lesezeit

Echtzeit-Prüfungen in der Rechnungsautomatisierung

Analysten und Fachleute aus der Kreditorenbuchhaltung preisen Echtzeit-Prüfungen als die Rettung für drei zentrale Herausforderungen bei der AP-Automatisierung: die Sicherstellung pünktlicher Zahlungen, das Herausfiltern irregulärer Rechnungen, die nicht in den AP-Workflow passen, und die nahezu perfekte Vorbereitung auf zukünftige Buchprüfungen (Audits). Die Behauptung, dass Echtzeit-Prüfungen alle diese zentralen Herausforderungen der Kreditorenbuchhaltung auf einmal angeht, ist in der Tat eine gewagte These. Damit Sie sich Klarheit über das tatsächliche Potenzial der Rechnungsprüfung in Echtzeit verschaffen können, untersucht dieser Blog, was hinter dem Konzept steht und was es Ihrem Unternehmen in der Praxis bringen kann.

 

Was sind Echtzeit-Prüfungen in der Rechnungsautomatisierung?

Prüfungen in Echtzeit sind, wie der Name schon sagt, ein kontinuierlicher Audit-Prozess, der in die Abläufe Ihrer Kreditorenbuchhaltung eingebettet ist. In der Praxis ist jede zusätzliche Interaktion mit einer Rechnung, die sicherstellt, dass Sie den richtigen Betrag für die richtige Rechnung identifizieren und bezahlen, eine Prüfung. Bei der Prüfung in Echtzeit geht es also nicht um eine nachträgliche Prüfung, sondern um die unmittelbare Identifizierung von Dokumenten, die zusätzliche Interaktionen während des Kreditorenprozesses erfordern. Folglich fügt sich die Echtzeit-Prüfung in das umfassendere Thema des Umgangs mit Ausnahmen und Abweichungen ein.

Drei zentrale Herausforderungen der Echtzeit-Prüfung in der Rechnungsautomatisierung

Schließlich geht es in der heutigen automatisierten Welt bei der Verbesserung der Kreditorenprozesse vor allem um die Behandlung von Ausnahmen. Um 100-prozentige Ausgabentransparenz zu erreichen, muss sich Ihr Unternehmen einigen Herausforderungen stellen, die den Weg zur vollständigen Transparenz über die gesamten Finanzströme versperren. Die folgenden drei Herausforderungen sind nicht nur von zentraler Bedeutung bei der Behandlung von Ausnahmen - sie können tatsächlich durch Echtzeit-Prüfungen angegangen werden.

  • Herausforderung eins: Pünktliche Zahlungen

    Durch einen besseren Prozess zur Identifizierung korrekter Rechnungen, die bezahlt werden sollen, kann der wichtige KPI der pünktlichen Zahlungen verbessert werden.

  • Herausforderung 2: Irreguläre Rechnungen herausfiltern

    Für eine optimierte Ausnahmebehandlung müssen Rechnungen, die eine Abweichung aufweisen und daher nicht in den regulären Workflow passen, identifiziert und markiert werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass nur gültige Rechnungen verarbeitet werden.

  • Herausforderung 3: Vorbereitung für Buchprüfungen

    Ein optimierter Automatisierungsprozess in der Kreditorenbuchhaltung stellt die Einhaltung von Vorschriften in Echtzeit sicher. Dadurch werden zukünftige Buchprüfungen deutlich vereinfacht.

Wie Basware automatisierte Echtzeit-Prüfungen für die Kreditorenbuchhaltung liefert

Mit Baswares weltweit führender AP-Automatisierungslösung können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen alle Vorteile nutzt, die mit Echtzeit-Prüfungen verbunden sind.

Basware Echtzeit-Audit-Funktionen:

  • Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML): Diese Funktionen helfen dabei, Rechnungen zu identifizieren, die Gefahr laufen, verspätet bezahlt zu werden, und diese bei der Bearbeitung durch die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung zu priorisieren.

  • Prüfung auf doppelte Rechnungen: Diese Prüfung ist eine Standardregel, die automatisch doppelte Rechnungen kennzeichnet. Für eine präzise Identifizierung von doppelten Rechnungen prüft Basware AP Automation verschiedene Datenpunkte (z.B. Lieferantenname, Rechnungsnummer, Rechnungsdaten, Rechnungsbetrag und mehr) und kann Bestellnummern und Rechnungszahlungsdaten als zusätzliche Validierungsschritte hinzufügen.

  • Workload Management: Diese Funktionalität hilft, Engpässe in den Arbeitsabläufen zu identifizieren und zu beheben, indem die Arbeitslast auf intelligente Weise verteilt wird. Dies hilft Ihnen, mehr pünktliche Zahlungen zu erreichen.

  • Betrugsprävention: Unser System identifiziert automatisch Änderungen der Bankverbindung. Außerdem kann das System Erstlieferanten oder Lieferanten, die noch nicht in der Datenbank sind, identifizieren – so können Ihre AP-Mitarbeiter untersuchen, ob es sich bei der Rechnung möglicherweise um eine betrügerische Rechnung handeln könnte.

Die wichtigsten Vorteile von Echtzeit-Prüfungen

Vorteile:

  • Durch eine Minimierung von Ausnahmen und Abweichungen wird die Rechnungsbearbeitung insgesamt effizienter.

  • Pünktliche Zahlungen unterstützen gesunde Lieferantenbeziehungen.

  • Verbesserter Cash-Flow: Indem Rechnungen, die Sie ablehnen würden, herausgefiltert werden, können Sie mehr Zeit für korrekte Rechnungen aufwenden.

  • Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hilft, die Einhaltung von Vorschriften zu optimieren.

  • Betrugsprävention

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Es ist nicht einfach, über Best Practices und Entwicklungen in der Kreditorenbuchhaltung und im Einkauf auf dem Laufenden zu bleiben. Unsere Aufgabe bei Basware ist es, die Komplexität des Kreditorenbuchhaltungs- und Beschaffungsprozess zu reduzieren – damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Sind Sie daran interessiert, zu erfahren, wie Basware Ihre Kreditorenprozesse auf das nächste Level heben kann? Dann kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch.