Möchte man eine Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung einführen, so spielt das ERP-System des Unternehmens eine nicht ganz unbedeutende Rolle, denn es ist das führende System für die Datenhaltung von Stamm-, Bestell- und Rechnungsdaten.
Neben vielen anderen Fragen, stellt sich auch die, ob man ein System wählt, das an das vorhandene ERP-System gebunden ist, oder einer ERP-unabhängigen Lösung den Vorrang gibt. Für letzteres sprechen einige Argumente, die nicht leicht von der Hand zu weisen sind.
1. Volle Flexibilität für dynamische Unternehmen
Idealerweise arbeiten Unternehmen mit einem zentralen ERP-System. Nicht selten kommt es in der Praxis bedingt durch Zukäufe, Wachstum, Umstrukturierungen oder dezentrale Organisation allerdings dazu, dass mit mehreren ERP-Systemen parallel gearbeitet wird. Ein ERP-unabhängiges System zur Rechnungsverarbeitung kann an mehrere verschiedene ERP-Systeme gleichzeitig angebunden werden und funktioniert unabhängig von Modifikationen derselben. Es gibt somit keine Einschränkungen bei der Auswahl, Vereinheitlichung oder Aktualisierung eingesetzter ERP-Systeme. Das garantiert einem Unternehmen auch in Zukunft volle Flexibilität.
2. Zentraler Rechnungseingang und damit einheitlicher Rechnungsprozess
Einer der wesentlichen Vorteile eines einzelnen Systems für die Rechnungsverarbeitung ist der zentrale Rechnungseingang, und zwar für alle Eingangskanäle von Rechnungen in einem definierten Format. Unabhängig ihrer Zustellmethode können Rechnungen somit zentral in einem System verarbeitet werden, egal ob eine Rechnung als Papierrechnung, per E-Mail/PDF, via EDI oder Lieferantenportal übermittelt wurde.
Bei Unternehmen mit mehreren ERP-Systemen ermöglicht die ERP-Unabhängigkeit einer Lösung somit die Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen in nur einem System. Damit ist auch ein einheitlicher Rechnungsprozess über Geschäftsbereichs- und Ländergrenzen hinweg möglich.
3. Hoher Automatisierungsgrad
ERP-Unabhängigkeit bedeutet auch, unabhängig zu sein von den Funktionalitäten des eingesetzten ERP-Systems. Diese können für spezielle Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung durchaus eigeschränkt sein. Gemeinhin wird beim Stichwort automatisierte Rechnungsverarbeitung an einen elektronischen Workflow gedacht, mit dem Rechnungen effizient an die Personen übermittelt werden können, die für Prüfung, Freigabe und Verbuchung zuständig sind. Allerdings geht es vielmehr darum, eine echte Automatisierung des Prozesses zu erreichen, bei der manuelles Eingreifen nur noch in Ausnahmefällen nötig ist. Bei weitem nicht alle ERP-Systeme bieten die Möglichkeit einer integrierten automatisierten Rechnungsverarbeitung. ERP-unabhängige Lösungen sind anders als Funktionalitäten im ERP-System explizit auf Rechnungsautomatisierung spezialisiert und können somit auch einen höheren Automatisierungsgrad erreichen.
4. Benutzerfreundliche Oberfläche
ERP-unabhängige Systeme zur Rechnungsverarbeitung sind speziell für die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung entwickelt worden. Dies spiegelt sich bei guten Lösungen auch in der Benutzeroberfläche wieder. Basware legt bei seinem System zur Rechnungsverarbeitung nicht nur großen Wert darauf, dass es intuitiv zu benutzen ist, sondern auch exakt die benötigte Funktionalität darstellt. Die Benutzeroberfläche ist auf die verschiedenen Aufgaben im Prozess der Rechnungsverarbeitung ausgelegt und wurde im Laufe der Zeit entsprechend den Anforderungen von Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung optimiert. Außerdem müssen sich die Nutzer bei der Verwendung mehrerer ERP-Systeme in einem Unternehmen nicht umstellen, sondern können immer mit derselben Oberfläche eines zentralen Rechnungsverarbeitungssystem arbeiten.
5. Unternehmensübergreifende Datenanalyse für mehr Transparenz und Kontrolle
Durch die Verarbeitung aller Rechnungen in nur einem System sind auch alle damit zusammenhängenden Daten jederzeit und über alle Organisationseinheiten hinweg zentral einsehbar. Mit ergänzenden Modulen zur Automatisierungslösung, wie zum Beispiel Basware Analytics, können diese Daten unkompliziert aufbereitet und ausgewertet werden. Dies ermöglicht kontinuierliche Transparenz und Kontrolle über den Rechnungsverarbeitungsprozess und die Ausgaben eines Unternehmens.
6. Geringer Implementierungsaufwand
ERP-unabhängige Systeme zur Rechnungsverarbeitung lassen sich in der Regel über bereits vorhandene Standardschnittstellen an das ERP-Systemen anbinden und sind somit sehr leicht zu integrieren. Basware bietet für seine Rechnungsautomatisierungslösung zum Beispiel Schnittstellen zu über 250 ERP-Systemen. Der Zeit- und Kostenaufwand, um eine bzw. bei mehreren ERP-Systemen entsprechend viele Lösungen innerhalb des hauseigenen ERP-Systems zu bauen, entfällt und die Betriebsunterbrechung wird auf ein Minimum reduziert.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie eine ERP-unabhängige Lösung zur Rechnungsverarbeitung in Ihre ERP-Umgebung passt, sprechen Sie mich einfach über unser Kontaktformular an. Wir stehen Ihnen gerne für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung.